Pour certains établissements, il est nécessaire de garantir que la totalité d’une réservation soit payée avant l’enregistrement du client.
Cette règle permet de sécuriser les encaissements et d’éviter les situations de solde impayé après l’arrivée.
Ulyses Suite permet de mettre en place ce contrôle en configurant les modes de paiement afin d’exiger un solde égal à 0 avant le check-in.
Principe de fonctionnement
Lorsque l’option Exiger le paiement avant l’enregistrement est activée sur un mode de paiement (configurer les différents modes de paiement) :
l’enregistrement n’est autorisé que si le solde de la réservation est à 0,
si un solde reste dû, le check-in est automatiquement bloqué,
un message d’avertissement informe l’utilisateur que le paiement doit être effectué avant de poursuivre.
Associer le mode de paiement à une réservation
Pour que ce contrôle s’applique, le mode de paiement concerné doit être associé à la réservation.
Affectation individuelle
Le mode de paiement peut être assigné réservation par réservation.
Affectation massive
Il est également possible d’assigner ce mode de paiement de manière massive à plusieurs réservations simultanément.
Sur la réservation, cliquez sur option
Sélectionnez Mise à jour en masse
Sélectionnez les séjours concernés par cette mise à jour
Choisissez l'action Mise à jour de la vue d'ensemble
Sélectionnez Mode de paiement
Comportement lors du check-in
Si une réservation associée à ce mode de paiement présente un solde différent de 0 :
une alerte s’affiche au moment du check-in,
l’enregistrement est bloqué,
le système indique que le solde doit être réglé avant de poursuivre.
Paiement immédiat lors de l’enregistrement
Depuis l’alerte affichée, il est possible de cliquer sur Payer maintenant.
Dans ce cas :
Ulyses Suite redirige vers l’écran de paiement,
un dépôt est encaissé immédiatement,
le dépôt est consommé lors de la confirmation de l’enregistrement,
le solde de la réservation passe à 0, permettant de finaliser le check-in.
Bon à savoir 💡
Le contrôle du solde à 0 dépend du mode de paiement utilisé.
L’option doit être activée sur chaque mode de paiement concerné.
Ce contrôle s’applique au moment du check-in, pas lors de la création de la réservation.
Le paiement effectué via Payer maintenant est immédiatement pris en compte.
Astuce ✨
Combinez ce contrôle avec :
les dépôts automatiques,
ou le check-out automatique pour solde à 0,
afin de sécuriser l’ensemble du cycle de paiement sans multiplier les actions manuelles.