Les folios dans Ulyses Suite sont les espaces où sont regroupées toutes les charges liées à une réservation, un client ou une entreprise.
Ils permettent de centraliser les frais et paiements afin de faciliter la facturation.
Chaque nuit, lors du traitement automatique, les charges sont imputées dans les folios correspondants.
Cette fonctionnalité permet :
- de regrouper les frais et paiements
- de structurer la facturation
- de suivre les soldes de manière claire
Objectif
Cette fonctionnalité permet de :
- comprendre le rôle des folios
- identifier les différents types de folios
- savoir où sont enregistrées les charges
Comprendre les types de folios
Folio principal
Le folio principal est :
- déterminé selon le mode de paiement
- lié au champ Facturer à
- utilisé comme référence principale de facturation
Folios supplémentaires
Les folios supplémentaires :
- peuvent être multiples
- permettent de répartir les charges
- sont utilisés pour des besoins spécifiques (multi-payeurs, séparation des frais)
Comprendre les catégories de folios
Folios de séjour
- Regroupent les charges d’un hébergement spécifique
- Liés à un séjour individuel
Folios de réservation
- Regroupent les charges de plusieurs séjours
- Permettent une vision globale de la réservation
Folios groupe (maître)
- Regroupent les charges d’une réservation de groupe
- Souvent utilisés pour centraliser les frais d’hébergement
Autres folios
- Non liés à une réservation
- Utilisés pour des cas spécifiques (clients de passage, opérations diverses)
Créer un folio
Chemin d’accès
Réservation > Onglet Facturation
ou
Menu supérieur > Facturation > Folios > Nouveau folio
Étapes
- Accéder à la section souhaitée
- Cliquer sur Nouveau folio
- Renseigner les informations nécessaires
- Enregistrer
Fonctionnement
Les folios :
- regroupent automatiquement les charges
- sont alimentés au fil des opérations
- servent de base à la facturation
Chaque charge ou paiement est enregistré dans un folio spécifique selon la configuration.
Cas particuliers / règles métier (si applicable)
- Un même compte peut contenir plusieurs folios
- Les charges peuvent être réparties entre plusieurs folios
- Les folios peuvent être utilisés pour différents niveaux (séjour, réservation, groupe)
Bon à savoir 💡
- Le folio est l’élément central de la facturation
- Plusieurs folios permettent de gérer des cas complexes
- Les charges sont automatiquement imputées selon les règles définies
Cas d’usage 🧭
Un établissement gère une réservation avec plusieurs hébergements.
→ Il utilise un folio par séjour
→ Il peut également utiliser un folio global
→ La facturation est adaptée selon le besoin
Astuce ✨
Utiliser plusieurs folios permet de répartir facilement les charges entre différents payeurs et de simplifier la gestion des factures