Ulyses Suite permet de gérer les départs anticipés en facturant à l’avance tout ou partie des charges futures d’un séjour.
Cette fonctionnalité permet :
- d’anticiper la facturation
- de préparer le départ du client
- de gérer des cas complexes avec plusieurs payeurs
Objectif
Cette fonctionnalité permet de :
- facturer des charges avant la date prévue de départ
- sélectionner les périodes à facturer
- faciliter le check-out anticipé
Effectuer un départ anticipé
Chemin d’accès
Folio > Options > Posting
Étapes
- Accéder au folio de la réservation
- Cliquer sur Options
- Sélectionner Posting
- Choisir la période à facturer
- Sélectionner les charges concernées
- Valider
Choisir la période de facturation
| Option | Description | Usage |
|---|---|---|
| Première nuit | Facture uniquement la première nuit | Paiement partiel |
| Tout le séjour | Facture l’ensemble du séjour | Paiement total |
| Dates spécifiques | Facture une période définie | Cas personnalisés |
Comprendre le fonctionnement
Lors du départ anticipé :
- les charges futures sont ajoutées au folio principal
- la facturation est anticipée selon le mode de paiement
- plusieurs folios peuvent être impliqués selon la configuration
Exemple :
- une réservation répartie entre plusieurs entreprises
- chaque entité reçoit ses charges selon la configuration Facturer à
Finaliser le check-out
Après le règlement :
- les charges sont ajoutées au folio
- il est possible de procéder au check-out
- la réservation est clôturée
Annuler un départ anticipé
Chemin d’accès
Folio > Options > Annuler départ anticipé
Étapes
- Accéder au folio
- Cliquer sur Annuler départ anticipé
- Sélectionner les charges à annuler
- Valider
Fonctionnement
Après traitement :
- les charges sont intégrées dans le folio
- la facturation est mise à jour
- le processus peut être annulé si nécessaire
Cas particuliers / règles métier (si applicable)
- Les charges sont réparties selon le mode de paiement
- Plusieurs folios peuvent être concernés
- L’opération peut être annulée en cas d’erreur
⚠️ Attention
Vérifier les charges sélectionnées avant validation pour éviter des corrections ultérieures.
Bon à savoir 💡
- Le départ anticipé permet de gagner du temps au check-out
- Il est utile pour les paiements en avance
- Il s’adapte aux configurations multi-payeurs
Cas d’usage 🧭
Un client souhaite régler l’intégralité de son séjour dès son arrivée.
→ L’utilisateur effectue un départ anticipé
→ Les charges sont ajoutées au folio
→ Le paiement est réalisé immédiatement
Astuce ✨
Utiliser le départ anticipé dès le check-in permet d’éviter les attentes au moment du départ et de fluidifier l’expérience client