Ouvrir un folio pour la réservation

Ulyses Suite génère automatiquement les folios associés à un hébergement lors du check-in. À partir de ce moment, il est possible de saisir des charges, manuellement ou automatiquement.

Il est également possible d’ouvrir un folio avant la date d’arrivée, afin d’imputer des charges en amont sur une réservation ou un séjour.

Accéder à la création d’un folio

La création d’un folio s’effectue depuis la fiche de la réservation.

Chemin d’accès :

Fiche réservation > Sélectionner séjour > Onglet Facturation > Nouveau folio

Choisir le type de folio

Lors de la création, il est nécessaire de définir le périmètre du folio.

Deux types de folios sont disponibles :

• Folio de séjour
  Un folio est créé pour regrouper uniquement les charges liées à l’hébergement sélectionné

• Folio de réservation
  Un folio est créé pour regrouper les charges de l’ensemble de la réservation

Ce choix détermine le périmètre des charges qui pourront être imputées par la suite.

Définir l’en-tête du folio

Une fois le type de folio sélectionné, il est demandé de préciser à qui sera attribué l’en-tête du folio, par exemple le client, une entreprise ou une agence.

Cette information détermine l’entité facturée.

Compléter les détails du folio

Après validation de l’en-tête, il est possible de compléter les informations complémentaires du folio selon les besoins de facturation.

Ajouter des charges au folio

Une fois le folio créé, il est immédiatement possible d’y ajouter des charges, que ce soit avant l’arrivée ou pendant le séjour.

Ces charges apparaîtront dans le folio sélectionné et pourront ensuite être facturées.

Bon à savoir 💡

• Les folios d’hébergement sont générés automatiquement au check-in

• Il est possible d’ouvrir un folio avant la date d’arrivée

• Le choix entre folio de séjour et folio de réservation détermine le périmètre des charges

• Les charges peuvent être ajoutées dès la création du folio

Cas d’usage 🧭

Facturation anticipée
Ouverture d’un folio avant l’arrivée afin d’imputer des frais ou acomptes.

Gestion multi-hébergements
Utilisation de folios de séjour pour distinguer les charges par hébergement.

Centralisation des charges
Création d’un folio de réservation pour regrouper toutes les charges sur une seule facture.

Astuce ✨

Ouvrez les folios avant l’arrivée lorsque des charges doivent être imputées à l’avance, afin d’éviter des ajustements de dernière minute lors du check-in.