Dans Ulyses Suite, le check-out d’un hébergement correspond au processus par lequel il est confirmé que l’ensemble des frais liés au séjour a été réglé et que l’hébergement est libéré.
Si la réservation est réglée mais que l’hébergement n’est pas libéré, la réservation est alors considérée comme en attente.
Le processus de check-out est identique quel que soit le point d’entrée utilisé dans l’application.
Lancer le processus de check-out
Le check-out peut être initié depuis plusieurs emplacements dans Ulyses Suite :
- Checkout depuis le tableau de bord
- Checkout depuis le planning des réservations
- Checkout depuis la facturation de l'hébergement
Il est également possible d’annuler un check-out effectué par erreur, sous certaines conditions.
Check-out depuis le tableau de bord
Pour lancer un check-out depuis le tableau de bord, le widget Réservations journalières doit être activé.
Filtrez sur Départs
Cliquez sur Check-out.
Après avoir cliqué sur le bouton Check-out, Ulyses Suite vérifie s’il existe des frais en attente. Si c’est le cas, le système invite l’utilisateur à clôturer les folios en attente.
Une fois les folios clôturés, il n’y a plus de frais en attente. L’hébergement peut alors être laissé en attente ou libéré.
Lorsque le check-out est finalisé, l’état de l’hébergement passe à Partis.
Check-out depuis le planning des réservations
Pour effectuer un check-out depuis le planning :
Accédez à Frontdesk > Planning des réservations.
Sélectionnez un hébergement en cours d’occupation.
Choisissez l’option Check-out.
Comme dans le cas précédent, tous les folios en attente doivent être clôturés avant de pouvoir finaliser le check-out.
Une fois les folios clôturés, le check-out de l’hébergement peut être complété.
Check-out depuis la facturation des réservations
Le check-out peut également être lancé depuis la facturation, via l’un des chemins suivants :
Fiche de réservation > Sélectionner le séjour > Check-out
Facturation > Folios > Rechercher les folios de l’hébergement > Check-out
Ulyses Suite vérifie à nouveau la présence de frais en attente dans les folios et invite à les clôturer si nécessaire.
Une fois tous les folios clôturés, le check-out peut être finalisé.
Annuler un check-out
Si un check-out a été réalisé par erreur, il est possible de l’annuler le jour même.
Annulation depuis la fiche de réservation
Fiche de réservation > Sélectionner le séjour > Options > Annuler le check-out
Annulation depuis le planning des réservations
Accédez à Frontdesk > Planning des réservations.
Sélectionnez l’hébergement ayant effectué un check-out le jour même.
Choisissez l’option Annuler le check-out.
Dans les deux cas, Ulyses Suite demande confirmation avant d’annuler le processus et de replacer l’hébergement dans un état occupé.
Bon à savoir 💡
Le check-out ne peut être finalisé que si tous les folios sont clôturés. Les frais en attente doivent impérativement être réglés.
Si la réservation est réglée mais que l’hébergement n’est pas libéré, celui-ci passe en état en attente et n’est pas considéré comme check-out.
Le check-out peut être déclenché depuis plusieurs points de l’application, mais le processus reste identique quel que soit le point d’entrée.
L’annulation d’un check-out est possible uniquement le jour même de sa réalisation.
Lors de l’annulation du check-out, l’hébergement est automatiquement replacé en état occupé après confirmation.