L'objectif du planning des réservations est de permettre la pré-attribution de toutes les arrivées présentes et futures (7 jours, 15 jours ou 30 jours), de connaître l'emplacement des réservations en cours, ainsi que de déclencher certaines opérations.
Pour accéder au Planning des réservations
- Réception > Planning des réservations
Le planning des réservations offre les options d'affichage suivantes. L'affichage affiché est toujours le dernier que l'utilisateur a utilisé lors de sa dernière connexion. Depuis le planning, nous aurons les options d'affichage suivantes.
- État des réservations et des hébergement
- Regrouper les hébergements par secteur ou typologie d'hébergement
- Sélectionner les informations dans la miniature de réservation
- Filtres des hébergements
Depuis le planning des réservations, nous pouvons effectuer les opérations suivantes
- Préattribuer les arrivées en attente
- Préattribution multiple
- Préattribution avec changement d'hébergement
- Auto-attribution des hébergements
- Changement d'hébergement
- Check-in/out des hébergements
- Créer une nouvelle réservation ou un blocage
État des réservations et état des hébergements
Les styles des réservations représentées dans le Planning correspondent à ceux du reste de l'application, ainsi :
- Les réservations qui ont fait le checkout sont représentées en gris foncé
- Les réservations en cours (in-house) sont représentées en bleu
- Les réservations en attente d'arrivée (état réservé) sont représentées en vert
Les styles des différents états et situations des différents hébergements dans le Planning correspondent au Rack des espaces.
Regrouper les hébergements par secteurs ou typologie d'hébergements
Le Planning des réservations affiche tous les hébergements répartis par secteurs ou par typologie d'hébergements selon la sélection du filtre correspondant. Cependant, les hébergements sont répartis par secteur par défaut. Pour changer le mode d'affichage, nous allons à
- Planning des réservations > Par secteur / Par typologie d'hébergement respectivement
Sélectionner les informations dans la miniature de réservation
Ulyses Suite affiche par défaut le nom du premier client enregistré dans la réservation dans chaque case représentant une réservation. Cependant, il est possible de modifier cette valeur par n'importe laquelle des options fournies par Ulyses Suite via le sélecteur supérieur
Si nous changeons pour la valeur "Montant", nous voyons que le contenu des cellules change
Filtres des hébergements
Dans le but d'accélérer la recherche de hébergements libres ou la recherche de réservations hébergées dans la propriété, le Planning dispose de multiples filtres que nous voyons ci-dessous
- Recherche d'information : Le moteur de recherche effectue une recherche dans le contenu de la miniature de la réservation
- Statut : Permet de filtrer tous les hébergements par état (propre, sale ou à vérifier)
- Situation : Permet de filtrer tous les hébergements par situation (libres, occupées ou bloquées)
- Typologie : Permet de filtrer les hébergements par différentes typologies
- Sous-typologie : Permet de filtrer les hébergements par sous-typologies
- Caractéristiques : Permet de filtrer les hébergements selon les caractéristiques qu'ils possèdent (par exemple, terrasse)
Préattribuer les arrivées en attente
Ulyses Suite permet de préattribuer des hébergements aux arrivées qui ne sont pas encore arrivées, non seulement pour le jour même mais aussi pour le futur. Pour connaître les réservations en attente de préattribution, nous irons à
- Planning des réservations > Attribuer en attente
- Ou bien Planning des réservations > Cliquer sur le Badge
De là, nous cliquerons sur la miniature de la réservation pour que Ulyses Suite nous indique où attribuer la réservation.
Enfin, nous sélectionnons l'emplacement où attribuer la réservation
Préattribution multiple
La préattribution multiple est utilisée dans les cas où le nombre d'arrivées est si élevé que nous ne voulons pas faire l'attribution manuellement. Dans l'exemple précédent, le 27/12, il y a 22 arrivées en attente d'attribution. Si nous voulons accélérer le processus d'attribution, nous ferons
- Planning des réservations > Cliquer sur le badge > Attribuer en masse
Dans ce cas, une fenêtre modale apparaîtra avec toutes les réservations en attente d'attribution où nous pouvons attribuer manuellement chacune d'elles via Ajouter un hébergement ou bien sélectionner les séjours souhaités pour les auto-attribuer.
Dans l'exemple suivant, nous avons sélectionné toutes les arrivées et les avons auto-attribuées
Ulyses Suite a attribué un hébergement à chacune des arrivées en fonction de divers paramètres
Préattribution avec changement d'hébergement
Depuis "Voir les détails journalier", nous avons une vue détaillée des attributions par jour.
Dans cet exemple, l'hébergement change de "Kiwi" à "Fraise".
Il est désormais possible d'attribuer automatiquement plusieurs hébergements de différentes catégories à une même réservation lorsqu'il y a un changement d'hébergement pendant le séjour.
Le planning des réservations montre clairement les attributions d'hébergements par jour, y compris les changements de catégorie. Cela facilite le contrôle et le suivi des hébergements.
Auto-attribution des hébergements
Il est possible d'activer la fonction d'auto-attribution des hébergements depuis la section configuration. Cela signifie que le système sera capable d'attribuer automatiquement les hébergements aux réservations des clients.
Pour cela :
Configuration Ulyses Suite > Général > Propriété > Préférences > Mode d'affectation des hébergements
Nous pourrons choisir entre deux options pour l'attribution automatique : la première sera au moment de la création de la réservation (OnCreated), et la seconde le jour du check-in (ArrivalDay).
Changement d'hébergement
Depuis le planning, nous pouvons effectuer des changements d'hébergement pour les réservations préattribuées ou pour les réservations en cours mais qui ne sont pas le jour de départ. Pour cela, il suffit de
- Planning des réservations > Cliquer sur
sur le séjour souhaité
- Sélectionner Changer d'hébergement
- Sélectionner l'hébergement où réaffecter la réservation
Check-in/out des hébergements
Nous pouvons démarrer le check-in et le check-out des réservations depuis le planning facilement via
- Planning des réservations > Cliquer sur
- Sélectionner Check-in / Check-out
Pour plus d'informations sur le check-in d'un hébergement cliquez ici.
Pour plus d'informations sur le check-out d'un hébergement cliquez ici.
Une fois que nous avons complété le check-in ou le check-out de l'hébergement, nous pouvons annuler n'importe lequel de ces processus tant que cela est fait le même jour où il a été réalisé.
Créer une nouvelle réservation ou un blocage
Pour créer une nouvelle réservation ou un blocage d'hébergements depuis le Planning des réservations, nous cliquerons sur n'importe quel hébergement où il n'existe aucune préattribution de réservation et à partir de là, nous sélectionnerons l'une des options suivantes
- Créer manuellement : Crée une nouvelle réservation dont la date d'arrivée correspond à la date sélectionnée et l'hébergement déjà attribué
- Rechercher disponibilité : Effectue une recherche de disponibilité pour la date d'entrée sélectionnée
- Bloquer l'hébergement : Démarre le processus de blocage d'un hébergement dont la date du premier jour de blocage correspond à la date sélectionnée
Bon à savoir 💡
Le Planning des réservations est l’outil central pour anticiper l’occupation des hébergements sur les jours à venir (7, 15 ou 30 jours).
L’affichage sélectionné (regroupement, filtres, informations visibles) est conservé d’une session à l’autre pour chaque utilisateur.
Les codes couleur des réservations et des hébergements sont cohérents avec ceux utilisés dans le Plan hébergement, facilitant la lecture globale.
La préattribution multiple et l’auto-attribution permettent de gagner un temps considérable lors des périodes de forte activité.
Les changements d’hébergement en cours de séjour sont clairement visibles jour par jour, ce qui facilite le suivi opérationnel.
Les opérations de check-in et check-out réalisées depuis le planning peuvent être annulées le jour même si nécessaire.