Dans Ulyses Suite, le check-in d’un hébergement correspond au processus par lequel l’arrivée d’une réservation est confirmée et attribuée à un hébergement physique.
Le processus de check-in se déroule en quatre étapes successives et peut être lancé depuis plusieurs points de l’application.
- ÉTAPE 1 - Résumé de l'hébergement
- ÉTAPE 2 - Identification des clients
- ÉTAPE 3 - Attribution de l'hébergement
- ÉTAPE 4 - Garantie de la réservation
Lancer le processus de check-in
Le processus de check-in peut être démarré depuis différents emplacements dans Ulyses Suite :
- Lancer le Check-in depuis le tableau de bord
- Lancer le Check-in depuis le planning des réservations
- Lancer le Check-in depuis la fiche de réservation
Il est également possible d’annuler un check-in effectué par erreur, sous certaines conditions.
ÉTAPE 1 - Résumé de l'hébergement
Cette première étape affiche un résumé de la réservation et de l’hébergement concerné par le check-in.
ÉTAPE 2 - Identification des clients
À cette étape, Ulyses Suite affiche le formulaire des données clients.
Les champs obligatoires peuvent être définis dans les préférences de la propriété. En fonction des informations saisies, le système calcule automatiquement les correspondances possibles avec des clients existants.
Il est possible de rattacher le client à un profil déjà existant. Dans ce cas, le lien établi ainsi que l’historique du client sont affichés.
ÉTAPE 3 - Attribution de l'hébergement
Cette étape permet de sélectionner l’hébergement libre auquel l’arrivée sera attribuée.
Ulyses Suite propose des filtres afin de faciliter le choix selon les besoins opérationnels.
Depuis cet écran, il est également possible de consulter :
les hébergements dans lesquels les clients ont séjourné précédemment,
les préférences d’hébergement et informations de santé associées aux clients,
l’état de l’hébergement,
sa disponibilité (libre ou occupé).
ÉTAPE 4 - Garantie de la réservation
Avant de finaliser le check-in, une garantie de réservation peut être demandée au client, sous forme de carte bancaire ou de voucher.
Une fois le processus terminé, Ulyses Suite indique si le check-in a été complété avec succès. En cas de validation, il est possible :
d’imprimer la feuille d’enregistrement,
ou d’accéder directement au compte de l’hébergement.
Check-in depuis le tableau de bord
Pour lancer un check-in depuis le tableau de bord, le widget Réservations journalières doit être activé.
Check-in depuis le planning
Pour effectuer un check-in depuis le planning :
Accédez à Réception > Planning.
Sélectionnez une réservation en attente de check-in.
Choisissez l’option Check-in.
Check-in depuis la fiche de réservation
Il est également possible de lancer le check-in depuis une fiche de réservation :
Fiche de réservation > Sélectionner le séjour > Check-in
Annuler un check-in
Si un check-in a été effectué par erreur, il est possible de l’annuler le jour même.
Annulation depuis la fiche de réservation
Fiche de réservation > Sélectionner le séjour > Options > Annuler le check-in
Annulation depuis le planning des réservations
Accédez à Réception > Planning.
Sélectionnez l’hébergement ayant effectué un check-in le jour même.
Choisissez l’option Annuler le check-in.
Bon à savoir 💡
Les champs obligatoires lors de l’identification des clients peuvent être définis dans les les préférences de la propriété.
Le rattachement d’un client à un profil existant permet de conserver l’historique des séjours et de faciliter les futurs check-in.
Le check-in ne peut être annulé que le jour même de sa réalisation.
La demande de garantie (carte bancaire ou voucher) peut être utilisée pour sécuriser la réservation avant l’attribution définitive de l’hébergement.
Le widget Réservations journalières constitue le point d’accès le plus rapide pour gérer les arrivées du jour.