Dans Ulyses Suite, les comptes et les folios sont au cœur de la gestion de la facturation.
Un compte regroupe un ou plusieurs folios, qui eux-mêmes contiennent les frais et paiements.
Cette organisation permet de structurer les charges selon différents contextes (réservation, client, entreprise, groupe).
Cette fonctionnalité permet :
- de gérer la facturation de manière structurée
- de répartir les charges entre plusieurs entités
- de suivre les paiements et soldes
Objectif
Cette fonctionnalité permet de :
- comprendre la relation entre comptes, folios et frais
- gérer les opérations principales de facturation
- adapter la gestion selon les cas métiers
Comprendre la structure comptes / folios
- Un compte est un conteneur de folios
- Un folio est un conteneur de frais et paiements
- Un frais impacte le solde du folio
Deux types de comptes existent :
- Compte de séjour : créé automatiquement lors du check-in
- Compte manuel : créé pour un client sans hébergement (ex : parking)
Il existe plusieurs opérations que nous pouvons effectuer avec les comptes et les folios et dans cet article, nous allons nous concentrer sur les plus représentatives.
- Informations de base sur un compte
- Ajouter un nouveau folio à un compte (Add folio)
- Importer des folios d’une autre hébergement
- Modifier l’en-tête d’un folio
- Fermeture des folios
- Gestion des départs anticipés (Settlement)
- Annuler un départ anticipé (Revert settlement)
- Gestion des paiements anticipés
- Check-out d'hébergement
Accéder aux informations d’un compte
Chemin d’accès
Facturation > Folio
Étapes
- Accéder au compte
- Consulter les informations en haut :
- hébergement
- dates
- clients
- résumé financier
- Consulter les folios et factures dans la barre latérale
Ajouter un folio à un compte
Chemin d’accès
Compte > Ajouter un folio
Étapes
- Cliquer sur Ajouter un folio
- Sélectionner le client ou l’entreprise
- Enregistrer
Importer des frais depuis un autre séjour
Chemin d’accès
Folio > Options > Importer séjour
Étapes
- Accéder au folio
- Cliquer sur Plus d'information
- Sélectionner Import séjour
- Sélectionner le séjour
- Valider
Modifier l’en-tête d’un folio
Chemin d’accès
Folio > Modifier
Étapes
- Accéder au folio
- Cliquer sur Modifier
- Mettre à jour les informations de facturation
- Enregistrer
⚠️ Attention
La modification du folio n’impacte pas les données du client ou de l’entreprise.
Fermer un folio
Chemin d’accès
Folio > Options > Fermer
Étapes
- Accéder au folio
- Cliquer sur Fermer
- Ajouter les paiements nécessaires
- Valider
Gérer les départs anticipés
Chemin d’accès
Compte > Options > Départ anticipé (Settlement)
Étapes
- Accéder au compte
- Sélectionner Départ anticipé
- Choisir la période :
- première nuit
- tout le séjour
- dates spécifiques
- Sélectionner les frais
- Valider
Par exemple, si nous avons une réservation de 4 nuits avec le mode de paiement « Pay Agency Guest » et que le client souhaite payer au moment du check-in les frais de toute la réservation, avec une configuration comme suit :
- Facturer à : 2 premières nuits à l’entreprise ABC et les deux dernières à l’entreprise CDE
Ulyses PMS générera automatiquement un folio pour ABC, un autre pour CDE et un autre pour le client principal. Dans cette situation, il suffit de cocher les charges à payer à l’avance pour toute la réservation.
Dans l’exemple suivant, nous souhaitons effectuer un départ anticipé d’un hébergement qui devrait partir le 06/08/2018 (établissement avec date 04/08/2018)
Ensuite, nous sélectionnerons la période que nous voulons facturer. Comme on peut le voir, nous avons les options suivantes :
- Première nuit (First night) : Ajoute les charges correspondant à la première nuit
- Tout le séjour (All stay) : Ajoute les charges correspondant à tout le séjour
- Dates spécifiques (Specific dates) : Ajoute les charges correspondant à la période de dates sélectionnée
Une fois l’option souhaitée sélectionnée, les charges seront ajoutées au folio principal. Maintenant, pour pouvoir effectuer le check-out, il suffit de cliquer sur checkout pour déclencher le processus correspondant.
Note
Pour localiser rapidement le folio, nous recommandons d’aller au tableau de bord principal, de sélectionner les clients en-house et de cliquer sur le folio correspondant.
Annuler un départ anticipé
Chemin d’accès
Compte > Options > Annuler Départ anticipé
Étapes
- Accéder au compte
- Sélectionner Annuler Départ anticipé
- Choisir les frais à annuler
- Valider
Gérer les paiements anticipés
Les paiements anticipés sont gérés via les dépôts.
Chemin d’accès
Folio > Options > Ajouter un paiement
Étapes
- Accéder au folio
- Ajouter un paiement
- Consommer le dépôt si nécessaire
Effectuer le check-out
Chemin d’accès
Réservation > Check-out
Étapes
- Vérifier que tous les folios sont fermés
- Confirmer qu’aucun solde n’est en attente
- Lancer le check-out
Pour reprendre l’exemple précédent, l'hébergement 304 a un solde de 486€.
⚠️ Attention
Le check-out nécessite la fermeture préalable des folios.
Fonctionnement
Les comptes et folios permettent :
- de structurer les charges
- de répartir les paiements
- de gérer des cas simples ou complexes (groupes, entreprises, multi-payeurs)
Cas particuliers / règles métier (si applicable)
- Un compte peut contenir plusieurs folios
- Les charges peuvent être réparties entre plusieurs entités
- Les dépôts doivent être consommés pour être appliqués
Bon à savoir 💡
- Les comptes sont créés automatiquement au check-in
- Les folios permettent de séparer les facturations
- Les dépôts facilitent les paiements anticipés
Cas d’usage 🧭
Un établissement gère une réservation avec plusieurs payeurs.
→ Il crée plusieurs folios
→ Il répartit les charges
→ Chaque entité est facturée correctement