La clôture journalière d’un établissement est un processus de contrôle et de clôture des données financières, opérationnelles et de réservation. Elle est généralement effectuée pendant la nuit afin de garantir la fiabilité et la cohérence des informations liées à la journée précédente.
La clôture journalière permet également de faire évoluer la date du PMS. Dans Ulyses Suite, la date d’activité d’un établissement peut être différente de la date réelle. Le système offre la possibilité de clôturer la journée en cours soit manuellement, soit automatiquement, selon la configuration choisie.
Pour clôturer la journée manuellement, vous devez suivre ces étapes :
- Allez dans "Réception" dans le menu principal.
- Sélectionnez "Clôture journalière" dans le sous-menu.
Réception > Clôture journalière
Une fois la clôture journalière lancée, un processus composé de plusieurs étapes doit être complété afin de garantir la cohérence des données de l’établissement :
- Arrivées sans check-in
Ulyses Suite identifie les réservations pour lesquelles un enregistrement aurait dû être effectué mais ne l’a pas été. À cette étape, vous devez décider de marquer ces réservations comme No-show et d’appliquer les frais correspondants, ou de choisir une autre action selon la situation. - Départs sans check-out
Le système analyse les départs pour lesquels le check-out n’a pas été réalisé. Vous pouvez alors décider de prolonger le séjour d’une nuit supplémentaire ou de finaliser le check-out. - Libération des blocages de groupes
Si le wash d’un groupe avec une arrivée prévue le jour même n’a pas été effectué, cette étape permet d’éviter des écarts entre les blocages de groupes et les réservations effectives. - Espaces bloqués
Les espaces bloqués dans l’établissement sont examinés. Vous pouvez décider de conserver ces blocages ou de les supprimer en fonction des besoins opérationnels. - Tâches en attente
Ulyses Suite affiche la liste des tâches devant être finalisées avant la clôture de la journée. Vous pouvez les vérifier et les marquer comme terminées si elles ont été réalisées. - Rapport quotidien des clients
Le système contrôle la complétude des informations des clients ayant effectué un check-in durant la journée. Les données manquantes peuvent être complétées afin de permettre leur transmission aux administrations concernées lorsque nécessaire. - Factures ouvertes
Les factures encore ouvertes sont examinées et clôturées à cette étape. - Rapport des produits ajoutés
Ulyses Suite affiche l’ensemble des frais qui seront ajoutés à chaque hébergement à la fin de la journée. - Crédits
Les charges réglées à crédit durant la journée sont listées. Elles seront transmises aux comptes de crédit via une lettre de remise. - Commissions générées
Des rapports présentant les commissions générées au cours de la journée sont produits, lorsque cela est applicable. - Clôture de la journée
Cette étape finalise l’ensemble des actions précédentes. Elle met à jour les prévisions de réservations, l’état futur de l’établissement et applique les traitements nécessaires à la clôture journalière. - Rapports d’urgence
Ulyses Suite permet de télécharger des rapports essentiels en cas de panne du système, afin que les équipes puissent poursuivre les actions opérationnelles. - apport police
Cette étape est disponible uniquement si l’intégration avec les services de police est activée. Elle permet de télécharger le fichier à transmettre aux autorités compétentes.
Automatiser la clôture journalière
Il est possible d’automatiser la clôture journalière en activant la fonctionnalité dédiée dans la configuration de l’établissement.
Pour cela :
Accédez à Configuration de l'établissement depuis le menu principal.
Sélectionnez Etablissement, puis Préférences.
Dans les préférences, recherchez l’option Fin de journée.
Définissez l’heure à laquelle la clôture automatique de la journée doit être effectuée.
Renseignez l’adresse e-mail à laquelle les rapports d’urgence seront envoyés.
En configurant ces paramètres, le système clôturera automatiquement la journée à l'heure spécifiée et enverra les rapports d'urgence à l'adresse e-mail indiquée.
Bon à savoir 💡
La clôture journalière fait évoluer la date d’activité du PMS, qui peut différer de la date réelle.
Toutes les étapes du processus doivent être validées pour garantir la cohérence des données financières et opérationnelles.
Les réservations sans check-in ou sans check-out nécessitent une décision explicite de l’utilisateur lors de la clôture.
Les factures ouvertes et les folios non clôturés empêchent la finalisation correcte de la journée.
L’automatisation de la clôture journalière est recommandée uniquement si les processus opérationnels sont bien maîtrisés.
Les rapports d’urgence doivent être configurés avec une adresse e-mail valide afin de pouvoir continuer l’activité en cas d’indisponibilité du système.
Le rapport police n’est disponible que si l’intégration correspondante est activée dans l’établissement.