Cahier de consigne
Le cahier de consigne était traditionnellement utilisé par les équipes de réception pour transmettre des informations importantes au reste du personnel, telles que des observations concernant les clients, des tâches en attente ou des consignes opérationnelles.
Dans Ulyses Suite, cette pratique est remplacée par un outil de messagerie intégré, permettant à l’ensemble du personnel de l’établissement de communiquer de manière simple, centralisée et sécurisée au sein d’Ulyses PMS.
Messagerie intégrée dans Ulyses Suite
La messagerie intégrée est conçue pour faciliter la communication entre les différentes équipes de l’établissement. Elle permet notamment :
des échanges entre les équipes de réception,
l’envoi de messages de la direction vers les autres départements,
la communication entre services, dans les deux sens.
Cette solution garantit une diffusion fluide de l’information et une meilleure coordination des équipes, sans recourir à des outils externes.
Configuration du cahier de consigne
Avant de commencer à utiliser le cahier de consigne, une phase de configuration est nécessaire afin de définir les règles d’accès et d’utilisation.
Permissions de lecture et d’écriture
Les droits de lecture et d’écriture des messages peuvent être configurés par catégorie. Une fois les différentes catégories définies, les utilisateurs pourront accéder au cahier de consigne :
depuis le menu principal du PMS,
ou via le widget disponible sur le tableau de bord.
Points importants à connaître
Si un message est publié sans restriction de catégorie, l’ensemble du personnel pourra le consulter.
Le créateur d’un message peut le modifier ou le supprimer.
Il est possible de joindre des documents aux messages (par exemple des billets, des documents de voyage ou tout autre fichier utile).
Configuration des permissions de lecture et d’écriture des messages
La gestion des droits de lecture et d’écriture des messages du cahier de consigne se configure au niveau de la chaîne. Cette approche permet de définir une configuration globale, facilement réplicable sur l’ensemble des établissements de la chaîne.
Gestion des catégories du cahier de consigne
Pour configurer les catégories de messages, accédez à la section Reception book category.
Depuis cet écran, vous pouvez :
créer de nouvelles catégories,
ou modifier des catégories existantes.
Les catégories permettent de contrôler quels utilisateurs peuvent consulter ou publier des messages dans le cahier de consigne.
Attribution des permissions par rôle
Afin d’autoriser un rôle à consulter ou à modifier le cahier de consigne, les permissions doivent être configurées au niveau des rôles utilisateurs.
Pour cela, suivez le chemin suivant :
Configuration de la chaîne > Général > Rôle
Sélectionnez le rôle concerné.
Accédez à la section Permissions.
Ouvrez le menu PMS > Opération > Réception.
Activez les permissions liées au Cahier de consigne de l’établissement.
Une fois ces permissions définies, les utilisateurs associés à ce rôle pourront accéder au cahier de consigne selon les droits configurés.
Bon à savoir 💡
Le cahier de consigne centralise les communications internes et remplace les supports papier ou outils externes.
Les messages peuvent être ciblés par catégorie afin de limiter leur visibilité aux équipes concernées.
En l’absence de catégorie sélectionnée, un message est visible par l’ensemble du personnel de l’établissement.
Les droits de lecture et d’écriture sont définis au niveau de la chaîne, ce qui facilite leur déploiement sur plusieurs établissements.
Seul le créateur d’un message peut le modifier ou le supprimer.
Il est possible de joindre des documents aux messages pour partager des informations opérationnelles ou administratives.