Ulyses Suite permet de joindre des documents à une réservation, qu’elle soit individuelle ou de groupe.
Cette fonctionnalité facilite la centralisation des informations utiles et l’accès rapide aux documents liés à une réservation.
Ajouter un document à une réservation
Pour joindre un document à une réservation, suivez le chemin suivant :
Détail de la réservation > Onglet Documents
Depuis cet onglet, vous pouvez ajouter le document de votre choix directement à la réservation.
Une fois ajouté, le document est accessible à tout moment depuis la fiche de réservation.
Bon à savoir 💡
Les documents sont rattachés à la réservation et restent disponibles tout au long de son cycle de vie.
Cette fonctionnalité est utilisable aussi bien pour les réservations individuelles que de groupe.
Les documents ajoutés permettent de centraliser les informations sans recourir à des outils externes.
Les documents restent accessibles aux utilisateurs disposant des droits appropriés.
Cas d’usage 🧭
Documents clients
Joindre des pièces telles que confirmations, bons d’échange, documents de voyage ou accords spécifiques.
Réservations de groupe
Centraliser les contrats, listes de participants ou documents logistiques directement dans la réservation.
Suivi interne
Ajouter des documents internes utiles aux équipes (instructions particulières, informations opérationnelles).
Astuce ✨
Utilisez une nomenclature claire pour nommer les fichiers (ex. : Contrat_groupe_2026.pdf, Bon_echange_Client.pdf) afin de les identifier rapidement.
Privilégiez l’ajout des documents dès la création de la réservation pour faciliter le suivi par les équipes.
Centraliser tous les documents dans la réservation évite les échanges par e-mail et limite les pertes d’information.
Pensez à vérifier les droits d’accès afin que seuls les utilisateurs concernés puissent consulter certains documents sensibles.