Ulyses Suite permet de programmer automatiquement des frais sur les folios d’une réservation.
Cette fonctionnalité permet d’ajouter des produits ou services de manière systématique, sans intervention manuelle, selon des règles définies à l’avance.
L’automatisation des frais repose sur :
le moment d’application du frais,
le produit ou service concerné,
le montant ou le pourcentage à appliquer.
Configuration des frais automatiques
Exclusion des frais automatiques dans une réservation
Configuration des frais automatiques
La configuration des frais automatiques s’effectue au niveau de la propriété.
Chemin d’accès :
Configuration PMS propriété > Réservation > Frais automatiques > Nouveau frais automatique
Paramètres d’un frais automatique
Lors de la création d’un frais automatique, un formulaire doit être complété avec les informations suivantes :
Informations générales
Code
Identifiant unique du frais automatique.Nom
Libellé descriptif du frais.Service
Service associé au frais automatique.
Les services disponibles proviennent de :
Configuration PMS propriété > Produits > Services
Quantité
La quantité permet de définir comment le frais est appliqué :
par séjour,
par adulte,
par junior,
par enfant,
par nourrisson.
Fréquence
La fréquence détermine le moment d’application du frais :
quotidien,
à l’arrivée,
au départ,
ponctuel (date précise),
personnalisée.
Tableau comparatif des fréquences des frais automatiques
| Fréquence | Moment d’application | Description | Exemples d’usage |
|---|---|---|---|
| À l’arrivée | Lors du check-in | Le frais est ajouté une seule fois au début du séjour. | Frais d’accueil, kit de bienvenue |
| Quotidien | Chaque jour du séjour | Le frais est appliqué une fois par jour pendant toute la durée du séjour. | Petit-déjeuner, frais de service journalier |
| À la date de départ | Lors du check-out | Le frais est ajouté une seule fois à la fin du séjour. | Frais de ménage, nettoyage final |
| Ponctuel (date précise) | À une date définie | Le frais est appliqué une seule fois à la date sélectionnée. | Dîner événementiel, activité spécifique |
| Personnalisée | Selon une règle définie | Le frais est appliqué selon une logique personnalisée. | Offres spéciales, frais conditionnels |
Période et mode de calcul du frais
Lors de la configuration, il est également possible de définir :
une date de début et une date de fin d’application,
-
le prix du frais, exprimé :
soit en montant fixe,
soit en pourcentage du prix total de la réservation.
Une fois créé, le frais automatique est appliqué automatiquement sur le folio du séjour, selon les règles configurées.
Exclure les frais automatiques d’une réservation
Il est possible d’exclure une réservation de l’application des frais automatiques.
Cette action s’effectue depuis les options du séjour, en sélectionnant l’option :
Exclure les frais automatiques
Réinclure les frais automatiques
Si nécessaire, les frais automatiques peuvent être réactivés pour un séjour en sélectionnant :
Inclure les frais automatiques
Cette action rétablit l’application des frais selon la configuration initiale.
Exclusion des frais automatiques pour les groupes
Les frais automatiques peuvent également être exclus dans le cadre des réservations de groupe.
La gestion de cette exclusion suit le même principe que pour une réservation individuelle, via les options du séjour ou du groupe concerné.
Bon à savoir 💡
Les frais automatiques sont configurés au niveau de la propriété.
Ils s’appliquent automatiquement aux folios des séjours, sans action manuelle.
Les exclusions sont gérées au niveau du séjour, et non globalement.
Les frais automatiques peuvent être utilisés aussi bien pour des montants fixes que des pourcentages.
Toute modification de configuration impacte les nouvelles applications du frais.
Cas d’usage 🧭
Frais de ménage
Un frais de ménage peut être appliqué automatiquement au départ, sans que la réception ait à l’ajouter manuellement.
Taxes ou frais de service
Certains frais fixes ou variables peuvent être ajoutés quotidiennement ou à l’arrivée.
Offres commerciales
Un pourcentage du montant de la réservation peut être automatiquement ajouté pour des services optionnels ou des packages.
Groupes
Les frais automatiques peuvent être exclus pour des groupes bénéficiant de conditions spécifiques, puis réactivés si nécessaire.
Astuce ✨
Utilisez les frais automatiques pour standardiser les pratiques de facturation et réduire les oublis, tout en conservant la flexibilité grâce aux options d’exclusion par séjour ou par groupe.