Le routage des charges, également appelé automatisation de facturation, permet de rediriger tout ou partie des charges d’un séjour vers les folios d’autres séjours ou vers un folio spécifique de la réservation.
Le routage peut s’appliquer :
à toute la durée du séjour,
ou à une période définie.
Par défaut, Ulyses Suite permet déjà de définir vers quel folio sont envoyées les charges lors de la configuration des hébergements, services, dépôts ou des taxes.
Le routage des charges permet de surcharger ce comportement par défaut afin de répondre à des cas de facturation plus complexes.
- Cas d’usage courants
- Créer des routages de charges dans les séjours
- Routages des charges dans les folios
Cas d’usage courants
Le routage des charges est généralement utilisé dans les situations suivantes :
Réservations familiales
Un séjour prend en charge tout ou partie des frais des autres séjours.Réservations de groupe
Un folio principal règle également les extras consommés par les autres séjours.Réservations d’entreprise
Une prolongation de séjour est facturée différemment, par exemple directement au client.
Créer un routage des charges dans un séjour
Pour créer un routage de charges, accédez à :
Réservations > Fiche de réservation > Sélectionner le séjour > Onglet Routage > Ajouter un routage
Le processus de création se déroule en plusieurs étapes.
Étape 1 – Sélectionner la période concernée
Sélectionnez les dates du séjour pendant lesquelles les charges devront être routées.
Étape 2 – Sélectionner les produits à router
Choisissez les produits ou services dont les charges doivent être redirigées.
Étape 3 – Définir la destination du routage
Sélectionnez le folio de destination des charges :
Main
Redirige les charges vers le folio principal de la réservation.Extra
Redirige les charges vers le folio des extras de la réservation.
Visualisation des routages dans les folios
Ulyses Suite informe automatiquement l’utilisateur lorsqu’un folio contient des charges routées.
Dans l’exemple ci-dessous, toutes les charges du séjour sont redirigées vers le folio des extras.
En accédant au compte de la réservation, un message d’avertissement indique clairement la présence d’un routage actif.
Si une charge est ajoutée manuellement dans un folio, une indication précise que le produit sera automatiquement redirigé vers le folio défini dans le routage.
Bon à savoir 💡
Le routage des charges prime sur les règles de facturation par défaut.
Il peut s’appliquer à une période partielle du séjour.
Les utilisateurs sont toujours informés visuellement lorsqu’un routage est actif.
Les charges routées ne peuvent pas être facturées sur un autre folio tant que le routage est en place.
Cas d’usage 🧭
Facturation centralisée
Un seul folio règle l’ensemble des charges d’une réservation multi-séjours.
Groupes et entreprises
Les extras consommés par plusieurs séjours sont regroupés sur un folio unique pour simplifier la facturation.
Séjours prolongés
Les charges générées après une date donnée sont routées vers un autre folio, par exemple à la charge du client.
Astuce ✨
Avant de clôturer une réservation, vérifiez systématiquement la présence de routages actifs afin d’éviter des écarts de facturation ou des surprises lors de l’émission des factures.