Les participants de la réservation correspondent aux occupants de chaque hébergement inclus dans une réservation.
Dans la majorité des cas, les informations des participants sont complétées au moment du check-in. Par défaut, Ulyses Suite enregistre le titulaire de la réservation comme premier participant du premier séjour. Ces informations peuvent ensuite être modifiées ou complétées.
Accéder aux participants d’une réservation
Pour consulter et gérer les participants, accédez à :
Fiche de réservation > Onglet Participants
Depuis cet onglet, il est possible de :
renseigner les données des participants,
scanner ou associer des documents d’identité,
lier un participant à un client existant dans Ulyses Suite.
Remplir la fiche d’un participant
Conditions de modification
La fiche d’un participant peut être complétée ou modifiée uniquement si le séjour est à l’un des états suivants :
Réservée
En cours
Dans les autres états, les données ne sont plus modifiables.
Saisie manuelle des données
Les informations du participant peuvent être saisies manuellement directement dans le formulaire dédié.
Scanner un document d’identité
Il est également possible de remplir les données d’un participant via un scanner de documents, selon les intégrations disponibles.
Sélectionnez l’appareil de scan depuis le menu correspondant.
Lancez la numérisation du document.
Associer un document existant
Si le document a déjà été scanné et stocké dans le système, il est possible de l’assigner à un participant :
Cliquez sur Sélectionner document en bas de la page.
Choisissez le document dans la liste affichée.
Une fois sélectionné, le document est automatiquement copié dans la fiche du participant.
Lier un participant à un client existant
La majorité des réservations provenant de canaux en ligne ne contiennent pas d’informations détaillées sur les participants. Ces données sont généralement collectées via :
le check-in en ligne,
ou lors de l’arrivée sur place.
Afin de garantir la qualité des données clients, le lien entre un participant et un client existant est réalisé manuellement par l’utilisateur.
Au fur et à mesure de la saisie des informations du participant, Ulyses Suite calcule automatiquement les correspondances possibles avec les clients déjà enregistrés, afin de faciliter l’association.
Une fois le participant lié à un client :
des statistiques client sont affichées à côté de son nom,
un accès direct au résumé client est disponible.
Ce résumé inclut :
les préférences du client,
les séjours précédents,
les consommations,
les informations de contact.
Bon à savoir 💡
Les participants sont gérés au niveau du séjour, pas globalement au niveau de la réservation.
Le titulaire de la réservation est ajouté par défaut comme premier participant.
Les documents d’identité peuvent être scannés ou réutilisés s’ils existent déjà.
Le lien avec un client existant améliore la qualité des données et des statistiques.
Cas d’usage 🧭
Réservations OTA
Les participants sont complétés à l’arrivée, car les canaux en ligne ne transmettent pas ces informations.
Groupes
Chaque participant peut être lié à un client existant, facilitant le suivi des séjours multiples.
Fidélisation
Associer un participant à un client existant permet de retrouver son historique et d’appliquer ses préférences.
Astuce ✨
Pour gagner du temps lors du check-in, privilégiez la réutilisation de documents déjà scannés et le rattachement aux clients existants, plutôt que la création de nouveaux profils à chaque séjour.