lyses Suite permet d’automatiser l’envoi des factures en attente de paiement associées aux comptes débiteurs.
Ce mécanisme permet d’informer les clients ou entreprises des montants dus et d’optimiser le suivi des encours.
Pour mettre en place cet envoi automatique, trois étapes sont nécessaires :
- Activer l'envoi automatique
- Configurer l'envoi par lettre de relance
- Configurer l'envoi par facture électronique
Activer l’envoi automatique
L’activation est nécessaire pour permettre à Ulyses Suite d’envoyer automatiquement les notifications de facturation.
Chemin d’accès
Configuration de l’établissement > Établissement > Onglet Préférences > Section Informations financières
Étapes
Accédez aux préférences de l’établissement
Activez l’option Envoi automatique des factures en attente
Enregistrez
Configurer l’envoi par lettre de relance
Une lettre de relance est un récapitulatif des factures en attente de paiement envoyé par e-mail.
Chemin d’accès
Facturation > Débiteurs > Rechercher un compte débiteur > Ouvrir le détail
Étapes
Accédez au compte débiteur concerné
Renseignez l’adresse e-mail de contact
Sélectionnez le mode d’envoi Email
Enregistrez
Configurer l’envoi par facture électronique
Il est également possible d’envoyer les factures via un système de facturation électronique.
Prérequis
Une intégration avec un service externe de facturation électronique doit être active, par exemple Bavel.
Chemin d’accès
Facturation > Débiteurs > Rechercher un compte débiteur > Ouvrir le détail
Étapes
Accédez au compte débiteur concerné
Renseignez l’adresse e-mail de contact
Sélectionnez le mode d’envoi correspondant à l’intégration (exemple : Bavel)
Enregistrez
Fonctionnement
Une fois la configuration effectuée :
les factures en attente sont automatiquement identifiées
les notifications sont envoyées selon le mode configuré
les clients ou entreprises sont informés des montants dus
⚠️ Attention
Vérifiez que les adresses e-mail et les modes d’envoi sont correctement configurés pour chaque compte débiteur afin d’éviter les erreurs de notification.
Bon à savoir 💡
L’envoi automatique est activé au niveau établissement
Le mode d’envoi est configuré au niveau du compte débiteur
La lettre de relance est envoyée par e-mail
La facture électronique nécessite une intégration externe
Cas d’usage 🧭
Une entreprise dispose de plusieurs factures en attente. Ulyses Suite envoie automatiquement une lettre de relance regroupant les montants dus afin de faciliter le paiement.
Un partenaire utilise un système de facturation électronique. Les factures sont envoyées automatiquement via l’intégration configurée.
Astuce ✨
Centralisez les informations de contact et les modes d’envoi au niveau des comptes débiteurs pour garantir un envoi automatique fiable et éviter les relances manuelles.