Dans la gestion quotidienne d’un établissement, certaines situations peuvent nécessiter le verrouillage des hébergements. Ces situations sont le plus souvent liées à des incidents techniques, des travaux ou des opérations de réhabilitation, mais peuvent également concerner des cas particuliers, comme l’attribution d’une gratuité.
Ulyses Suite permet de gérer ces verrouillages de manière structurée et centralisée.
Pour une utilisation optimale, il est important de comprendre les éléments suivants :
- La gestion des types de verrouillages
- Le verrouillage des hébergements
- La visualisation des verrouillages existants et futurs
- La suppression des verrouillages des hébergements
- Le déverrouillage massif des hébergements
Gestion des types de verrouillages
Les différents types de verrouillages se distinguent par leur logique d’impact sur l’occupation.
Certains types de verrouillages affectent la disponibilité des hébergements, tandis que d’autres sont purement informatifs.
La gestion des types de verrouillages s’effectue au niveau de la configuration générale ou de la chaîne. Il est possible :
de créer de nouveaux types de verrouillages,
de les rendre disponibles pour l’ensemble des établissements,
de les utiliser lors de la création de nouveaux verrouillages.
Création de nouveaux verrouillages
Depuis le Plan hébergement
Pour créer un verrouillage depuis le Plan hébergement :
Sélectionnez l’hébergement concerné.
Sélectionnez Options
Cliquez sur l’option Bloquer.
Sélectionnez le type de verrouillage.
Indiquez les dates de début et de fin.
Depuis le planning des réservations
Depuis le planning des réservations :
Cliquez sur une cellule vide.
Sélectionnez l’option Bloquer.
Complétez les informations demandées.
Le même formulaire de création de verrouillage s’affiche.
Depuis le Module Lock
Le module OOO/OOS, accessible depuis le menu Reception, permet :
de visualiser les verrouillages existants,
de créer de nouveaux verrouillages,
de gérer leur suppression.
À noter
Les verrouillages s’appliquent au module auquel un hébergement est rattaché.
Ainsi, si un module est utilisé pour plusieurs types d’hébergements (par exemple individuel et familial), le verrouillage impactera l’ensemble de ces hébergements.
Visualisation des verrouillages
Les verrouillages sont visibles depuis plusieurs écrans d’Ulyses Suite :
dans le planning des réservations,
dans le Plan hébergement,
dans le module OOO/OOS, qui offre une vue des verrouillages présents et à venir.
Dans le module OOO/OOS, nous aurons une vision des verrouillages existants à l'avenir
Suppression des verrouillages
Pour supprimer un verrouillage, plusieurs options sont possibles :
utiliser l’option Déverrouiller depuis le panneau latéral du Plan hébergement ou du planning des réservations,
accéder au module OOO/OOS, ouvrir le détail du verrouillage et cliquer sur Supprimer.
Déverrouillage massif des hébergements
Il est possible de déverrouiller plusieurs hébergements simultanément :
Accédez au Plan hébergement.
Cliquez sur Mise à jour en masse.
Sélectionnez l’option Supprimer OOO/OOS.
Choisissez les hébergements concernés.
Confirmez l’action.
Cette fonctionnalité permet de gagner du temps lors de la réouverture de plusieurs hébergements.
Bon à savoir 💡
Les types de verrouillages déterminent si un hébergement est retiré ou non de la disponibilité.
Les verrouillages peuvent être créés depuis plusieurs écrans, mais leur effet est identique.
Le module Lock est l’outil le plus adapté pour une vision globale des verrouillages futurs.
Un verrouillage appliqué à un module impacte tous les hébergements liés à ce module.
Le déverrouillage massif est recommandé après des travaux ou des périodes de maintenance prolongées.