Ulyses Suite permet de réaliser le check-in de groupe afin d’accélérer l’entrée des clients dans leurs hébergements, sans avoir à effectuer le check-in séjour par séjour.
Cette fonctionnalité est particulièrement adaptée aux arrivées groupées et aux pics d’activité.
Configuration des données des clients
Avant d’effectuer un check-in de groupe, il est possible de définir si les données clients doivent être validées individuellement ou globalement pour l’ensemble du groupe.
Pour accéder à cette configuration :
Configuration de la propriété > Propriété > Onglet Préférences > Section Enregistrement des participants
Activez ou désactivez l’option Collecte des données en groupes selon le mode de fonctionnement souhaité.
Cette option permet d’adapter le niveau de contrôle des données clients lors du check-in groupé.
Effectuer le check-in de groupe
Le check-in de groupe est possible uniquement si :
la date d’activité de l’établissement correspond à la date réelle
les séjours sont dans l’état En attente d’arrivée (Pending)
Pour lancer le check-in :
Détail de la réservation de groupe > Onglet Réservations
Depuis cet écran :
sélectionnez tous les séjours ou uniquement ceux concernés
cliquez sur Check-in
Le check-in est alors appliqué simultanément aux séjours sélectionnés.
Points de vigilance avant le check-in de groupe
Avant de lancer l’opération, il est indispensable de vérifier que :
chaque séjour dispose d’un hébergement attribué
Sans attribution préalable, le check-in ne pourra pas être effectué.
Bon à savoir 💡
Le check-in de groupe permet de traiter plusieurs séjours en une seule action
Les séjours doivent être en statut En attente d’arrivée
La date d’activité de l’établissement doit être à jour
L’attribution des hébergements est obligatoire avant le check-in
Cas d’usage 🧭
Arrivées simultanées de groupes
Check-in rapide de plusieurs séjours pour fluidifier l’accueil.
Groupes touristiques ou scolaires
Traitement en masse des arrivées sans passer par chaque réservation individuellement.
Gain de temps à l’accueil
Réduction du temps de manipulation lors des pics d’arrivée.
Astuce ✨
Attribuez et préattribuez les hébergements avant le jour d’arrivée afin de pouvoir lancer le check-in de groupe en quelques clics dès l’ouverture de l’accueil.