Gestion des entreprises

Gestion des agences et des entreprises

Les agences et entreprises regroupent l’ensemble des entités qui contribuent à la génération de réservations selon des conditions commerciales spécifiques.
Il peut s’agir d’agences de voyage, d’entreprises clientes, de centrales ou de partenaires B2B.

Les agences sont créées au niveau de la chaîne et sont accessibles par toutes les propriétés qui y sont rattachées.

La fiche entreprise constitue un point central de gestion commerciale, administrative et financière.

Contenu de la fiche entreprise

Depuis la fiche d’une entreprise, il est possible de consulter et gérer les sections suivantes :

• Aperçu
• Informations de contact
• Adresses
• Informations de facturation
• Entreprises liées
• Commentaires
• Champs personnalisés
• Commissions négociées
• Historique des réservations
• Historique des factures émises
• Dépôts effectués
• Compte débiteur associé
• Contacts de l'entreprise
• Clients associés

Actions disponibles depuis la fiche entreprise

Depuis le menu Options, les actions suivantes sont disponibles :

• Supprimer une agence ou entreprise
• Créer un dépôt
• Créer une commission
• Fusionner l’entreprise
• gérer les étiquettes (tags)

Aperçu de l’entreprise

La section Aperçu centralise les informations principales :

• Nom
  Nom de l’entreprise

• Tax ID
  Identifiant fiscal

• IATA
  Identifiant spécifique aux agences

• Type de paiement
  Méthode de paiement appliquée lorsque l’entreprise est définie comme Facturer à

• Source
  Source par défaut associée à l’entreprise

• Segment
  Segment par défaut

• Groupe d’entreprise
  Groupe auquel appartient l’entreprise

• Langue
  Langue par défaut

Informations de contact

Cette section permet d’enregistrer :

• les adresses email

• les numéros de téléphone

Adresses

Il est possible d’ajouter une ou plusieurs adresses de contact pour l’entreprise.

En règle générale, les adresses des succursales ne sont pas renseignées ici, car une section dédiée existe pour la gestion des entreprises liées.

Informations de facturation

Si l’adresse de facturation diffère de l’adresse principale, elle peut être définie dans cette section.
Ces informations seront utilisées lors de l’émission des factures.

Les options suivantes sont également disponibles :

• Refuser la facturation
  Empêche l’émission de factures lorsque l’entreprise est titulaire

• Convertir dépôt
  Convertit automatiquement les dépôts en paiements sur le folio au moment du check-in

• Types de produits autorisés
  Permet de limiter les produits que l’entreprise peut facturer, par exemple uniquement les dépôts

Entreprises liées

Cette section permet de structurer les relations entre entreprises.

Deux possibilités :

• définir une société mère

• ajouter des succursales

Bon à savoir

Une société fille ne peut pas avoir elle-même de sociétés filles.
Les tarifs, offres, promotions et allotements négociés pour une société mère s’appliquent automatiquement à ses sociétés filles, sauf exclusion explicite.

Commentaires

Cette section permet d’ajouter des commentaires internes concernant l’entreprise.
Ces commentaires sont visibles dans les réservations où l’entreprise intervient comme intermédiaire.

Champs personnalisés

Les champs personnalisés permettent d’enregistrer des informations spécifiques propres à l’entreprise, selon les besoins de l’établissement ou de la chaîne.

Commissions négociées

Affiche la liste des commissions applicables à l’agence ou à l’entreprise pour la propriété sélectionnée.

Historique des réservations

Affiche toutes les réservations dans lesquelles l’entreprise est intervenue.

Historique des factures

Permet de consulter l’ensemble des factures émises à l’entreprise et d’y accéder directement.

Dépôts associés

Affiche la liste des dépôts liés à l’entreprise ainsi que leur statut.

Comptes débiteurs

Permet d’indiquer si l’entreprise dispose d’un compte de crédit, utilisé lors de la facturation, comme détaillé dans l’article dédié

Supprimer une agence ou une entreprise

Pour supprimer une entreprise :

Options > Supprimer

Les entreprises associées à des réservations existantes ne peuvent pas être supprimées.
Dans ce cas, un message d’erreur est affiché.

Créer un dépôt

Créer un dépôt

La création d’un dépôt depuis la fiche entreprise l’associe directement à celle-ci. Pour vous accompagner dans la création d'un dépôt, nous vous recommandons l'article suivant.

Créer une commission

Depuis le menu Options, il est possible de créer une commission spécifique pour l’entreprise.

Fusionner une entreprise

Ulyses Suite détecte automatiquement les doublons potentiels à partir de critères tels que :

• nom de l’entreprise

• Tax ID

Après analyse, une suggestion est proposée.
Les données des doublons sont alors fusionnées dans une fiche principale, les autres étant supprimées.

Gestion des étiquettes

Les tags permettent de classifier librement les entreprises afin de faciliter la recherche et le filtrage.

Contacts de l’entreprise

Une entreprise peut disposer de plusieurs contacts d’intérêt.

Ils peuvent être créés :

• depuis l’onglet Contacts de la fiche entreprise

• ou depuis la fiche d’un contact existant

Clients associés à une entreprise

Les clients peuvent être associés à une entreprise :

• manuellement depuis la fiche entreprise

• automatiquement via les entreprises impliquées dans une réservation

Par exemple, lors d’une réservation impliquant plusieurs entreprises, les clients sont automatiquement rattachés aux fiches entreprises concernées après le check-out.

Bon à savoir 💡

• Les entreprises sont partagées à l’échelle de la chaîne

• Une entreprise peut intervenir à plusieurs niveaux d’une réservation

• Les conditions négociées peuvent se propager aux sociétés liées

• Les clients peuvent être rattachés automatiquement aux entreprises

Cas d’usage 🧭

Gestion B2B centralisée
Pilotage des relations agences et entreprises depuis une fiche unique.

Suivi financier et commercial
Consultation des réservations, factures, dépôts et commissions associées.

Nettoyage de la base
Fusion des doublons pour conserver une base entreprises cohérente.

Astuce ✨

Structurez vos entreprises avec des sociétés mères et des succursales dès le départ afin de simplifier la gestion des accords commerciaux et leur propagation.