Les dépôts correspondent aux paiements anticipés effectués par les clients, qui seront ensuite imputés à une réservation ou à un événement.
Ils constituent un élément clé pour sécuriser les encaissements et suivre les paiements dans Ulyses Suite.
Cette fonctionnalité permet :
- d’enregistrer des paiements en amont
- de suivre leur statut
- de les appliquer aux folios au moment opportun
Objectif
Cette fonctionnalité permet de :
- configurer et gérer les dépôts
- suivre leur état (attendu, payé, consommé)
- les appliquer à des réservations, clients ou entreprises
Nous expliquerons ci-dessous les processus les plus importants pour travailler avec les dépôts
- Configuration des produits dépôt
- Gérer un dépôt
- États des dépôts
- Consommation d'un dépôt
- Annuler ou supprimer un dépôt d'un folio
- Attribuer un dépôt à une réservation, une entreprise ou un client particulier
Configurer les dépôts
Comme nous l'avons expliqué au début, un dépôt est un paiement que nous avons reçu à l'avance au titre d'une réservation ou d'un événement. Étant donné qu'il est possible que vous souhaitiez fournir une facture ou un reçu au titre du paiement reçu, vous devrez pouvoir associer une taxe à vos dépôts. Ainsi, au niveau local, vous aurez différentes taxes selon que la facture concerne des hébergements ou des services.
Si vous voulez configurer vos dépôts, il vous suffira de vous rendre dans le menu de propriété et de filtrer les produits de type Dépôt, comme ci-dessous
Ensuite :
- vous lierez la taxe correspondante au dépôt.
- Vous pouvez choisir, pour les dépôts enregistrés avec le statut « attendu », si son montant doit être inclus dans le calcul du solde de la réservation
Gestion des dépôts
Les dépôts peuvent être créés à partir de différents points dans Ulyses Suite, depuis la gestion des dépôts elle-même ou depuis la fiche entreprise/particulier ou la réservation. La seule différence entre les créer d'un côté ou de l'autre est de vous faire gagner une étape dans le processus de création.
Si le dépôt concerne une réservation, en règle générale, vous le créerez depuis la réservation.
S'il concerne un passager, vous le créerez depuis la gestion des dépôts.
Ensuite, chaque fois que vous créez un dépôt, en plus d'indiquer la réservation/entreprise/particulier qui pourra le consommer, les informations suivantes vous seront demandées :
| Variable | Description |
| Nom | identifiant qui nous permettra de rechercher le dépôt ultérieurement |
| Date de consommation | Date à laquelle le dépôt est supposé être consommé. S'il s'agit d'un dépôt d'un passager, cette date correspondra à la date de l'événement tandis que dans le cas d'une réservation, la date de consommation sera la date du check-in |
| Dépôt | Type de dépôt que nous avons créé précédemment |
| Montant | Montant du dépôt |
| Dépôt payé | Si nous sélectionnons que le dépôt a été payé, nous devrons indiquer la forme de paiement utilisée et les montants correspondants. C'est-à-dire que nous pouvons avoir reçu un dépôt au titre de l'événement "mariage de John Doe" d'une valeur de 1 000 € qui a été payé par chèque et par Visa pour des montants de 500 € et 500 € respectivement. Si, au contraire, nous indiquons qu'il n'a pas été payé, nous devrons indiquer une date d'expiration. La date d'expiration indique la date limite à laquelle nous pouvons re |
Selon que le paiement a été reçu ou non, le dépôt sera dans l'état "Paiement en attente" ou "En attente d'application" respectivement. En cas de remboursement du dépôt, il sera alors marqué comme "Remboursé"
Tant qu'il n'est pas payé (ou encaissé, selon le point de vue), nous ne pourrons pas l'imputer sur un folio.
Une fois payé, nous pourrons l'utiliser totalement ou partiellement dans les folios, ce qui générera le débit correspondant. Dans l'exemple suivant, vous voyez comment une partie du dépôt précédent a été appliquée sur 2 folios différents. En conséquence, 200 € ont été consommés sur les 348 € que le dépôt contenait initialement.
Consommation des dépôts
Une fois le dépôt créé et payé, vous pourrez commencer à consommer le dépôt. Lorsque vous renseignez que vous consommez un dépôt, cela signifie simplement que vous l'ajoutez à un folio comme si vous effectuiez un paiement.
Pour consommer un dépôt, il suffit de suivre ces 2 méthodes
Option 1 : Ajouter un dépôt dans un folio
Si l'en-tête d'un folio a une entreprise ou un particulier assigné qui a des dépôts en attente d'application (En attente d'application), le bouton Ajouter un dépôt apparaîtra dans le folio comme ci-dessous
Option 2 : Ajouter un dépôt
Si, au contraire, l'en-tête du folio est assigné à une entreprise ou un particulier sans dépôts en attente d'application, nous ne pourrons forcer l'application d'un dépôt que via Plus comme ci-dessous
À partir de là, nous rechercherons le nom du dépôt correspondant et sélectionnerons le montant approprié. Le système de gestion hôtelière Ulyses Suite recommande le montant que nous devrions débiter, bien que nous ayons toutes les options
- Montant recommandé : Correspond au total en attente du folio
- Montant total : Correspond au total en attente d'application du dépôt
- Montant personnalisé : Correspond au montant que nous saisissons
Annuler un dépôt d'un folio
Si par erreur nous avons appliqué un dépôt à un folio où nous ne devions pas et que nous souhaitons annuler l'opération le même jour de l'application, nous utiliserons l'action (Annuler le dépôt). Cette opération ne réalise pas un avoir/remboursement du dépôt, mais désassocie simplement le dépôt du folio auquel il a été ajouté.
Nous pouvons voir ci-dessous comment le dépôt suivant est supprimé du folio
Après annulation
Attribuer un dépôt à une réservation, une entreprise ou un client particulier
Pour déplacer un dépôt existant vers une réservation (individuelle ou de groupe), une entreprise ou un client particulier, nous devons accéder au détail du dépôt et :
- Détail du dépôt > Options > Déplacer
- Ensuite, nous indiquerons où nous souhaitons le déplacer (Réservation, Groupe, Entreprise, Particulier)
- Enfin, nous sélectionnerons où nous souhaitons le déplacer
Fonctionnement
Selon son statut :
- un dépôt peut être en attente, payé ou consommé
- il ne peut être utilisé que s’il est payé
- il peut être appliqué partiellement ou totalement
Bon à savoir 💡
- Les dépôts sécurisent les paiements en amont
- Ils peuvent être utilisés sur plusieurs folios
- Leur suivi est essentiel pour la gestion financière
Cas d’usage 🧭
Un établissement reçoit un acompte pour une réservation.
→ Il crée un dépôt
→ Il le marque comme payé
→ Il l’applique au folio lors du séjour
Astuce ✨
Utiliser des noms explicites pour les dépôts facilite leur recherche et leur gestion, notamment en cas de volumes importants