Il existe plusieurs situations dans lesquelles un nouveau compte est créé dans Ulyses Suite, automatiquement lors du check-in d'une réservation et lorsque nous décidons de le créer manuellement pour un "passant" qui souhaite consommer certains services sans avoir besoin de séjourner (comme par exemple le parking).
Dans le premier cas, nous parlerions de comptes d'hébergement qui peuvent avoir N folios en fonction du nombre d'intermédiaires impliqués dans la réservation et du nombre de clients hébergés. Dans le second cas, le compte aura généralement un seul folio et sera associé à l'entreprise ou au client assigné. Ensuite, un compte n'est rien d'autre qu'un conteneur de folios et ceux-ci, à leur tour, sont des conteneurs de charges. Les charges, enfin, sont des produits qui augmentent ou diminuent le solde des folios.
Il existe plusieurs opérations que nous pouvons effectuer avec les comptes et les folios et dans cet article, nous allons nous concentrer sur les plus représentatives.
- Informations de base sur un compte
- Ajouter un nouveau folio à un compte (Add folio)
- Importer des folios d’une autre hébergement
- Modifier l’en-tête d’un folio
- Fermeture des folios
- Gestion des départs anticipés (Settlement)
- Annuler un départ anticipé (Revert settlement)
- Gestion des paiements anticipés
- Check-out d'hébergement
Informations de base sur un compte
Les informations de base du compte se trouvent en haut et dans la barre latérale à gauche. Tandis qu'en haut, nous voyons les données de la réservation associée au compte (# hébergement, arrivée, départ, clients et un résumé économique de tous les folios).
Depuis la barre latérale, nous pouvons voir les folios ouverts et les factures associées au compte.
Ajouter un nouveau folio à un compte
Pour ajouter un nouveau folio au compte, il suffit de cliquer sur le bouton Add folio en bas à gauche et de sélectionner le client ou l’entreprise à laquelle nous assignerons son en-tête.
Importer des folios d’un autre hébergement
Nous pouvons facilement importer les charges incluses dans les folios d’un autre hébergement via
- Détail du folio > Plus > Importer séjour
- Ensuite, nous indiquons si nous souhaitons effectuer le check-out des hébergements sélectionnés
Une fois le processus terminé, nous verrons que les charges de l'hébergement sélectionné ont été ajoutées au folio à partir duquel nous avons effectué l’action.
Modifier les données fiscales du folio
Pour modifier l’en-tête d’un folio, il suffit d’aller dans un folio et de cliquer sur Edit.
Note
Modifier les données dans le folio n’implique pas de les modifier dans la fiche client / entreprise
Fermer les folios
Pour fermer un folio, il suffit de se rendre sur le folio que nous souhaitons fermer et de cliquer sur le bouton Close situé dans le menu More.
À partir de là, nous devrons saisir autant de modes de paiement avec leurs montants respectifs jusqu’à atteindre la valeur due du folio
Gestion des départs anticipés
Chaque fois que nos clients souhaitent effectuer un départ anticipé, nous devons accéder au compte de la réservation et cliquer sur l’option Settlement située sous Options.
À partir de là, selon le mode de paiement configuré dans la réservation, les charges futures des folios des entreprises et des clients impliqués dans la réservation seront affichées. Ensuite, nous sélectionnerons les charges que nous souhaitons facturer pour la période sélectionnée.
Par exemple, si nous avons une réservation de 4 nuits avec le mode de paiement « Pay Agency Guest » et que le client souhaite payer au moment du check-in les frais de toute la réservation, avec une configuration comme suit :
- Facturer à : 2 premières nuits à l’entreprise ABC et les deux dernières à l’entreprise CDE
Ulyses PMS générera automatiquement un folio pour ABC, un autre pour CDE et un autre pour le client principal. Dans cette situation, il suffit de cocher les charges à payer à l’avance pour toute la réservation.
Dans l’exemple suivant, nous souhaitons effectuer un départ anticipé d’un hébergement qui devrait partir le 06/08/2018 (établissement avec date 04/08/2018)
Ensuite, nous sélectionnerons la période que nous voulons facturer. Comme on peut le voir, nous avons les options suivantes :
- Première nuit (First night) : Ajoute les charges correspondant à la première nuit
- Tout le séjour (All stay) : Ajoute les charges correspondant à tout le séjour
- Dates spécifiques (Specific dates) : Ajoute les charges correspondant à la période de dates sélectionnée
Une fois l’option souhaitée sélectionnée, les charges seront ajoutées au folio principal. Maintenant, pour pouvoir effectuer le check-out, il suffit de cliquer sur checkout pour déclencher le processus correspondant.
Note
Pour localiser rapidement le folio, nous recommandons d’aller au tableau de bord principal, de sélectionner les clients en-house et de cliquer sur le folio correspondant.
Annuler les charges anticipées (Revert settlement)
Imaginons que par erreur, nous avons complété un processus de charges à venir (Settlement) qui est incorrect, soit parce que les dates de facturation correctes n’ont pas été sélectionnées, soit parce que nous n’avons pas sélectionné toutes les charges à facturer à l’avance. Dans cette situation, nous devons utiliser l’opération Revert Settlement.
À partir de là, nous sélectionnerons les charges que nous voulons supprimer des folios pour qu’elles redeviennent « futures ».
Gestion des paiements anticipés
De la même manière qu’il existe des clients qui souhaitent effectuer des départs anticipés, il y aura des situations où le client souhaite payer totalement ou partiellement son séjour à l’avance. Dans ces cas, nous utiliserons les dépôts.
Juste après avoir effectué le check-in de la réservation, nous accéderons au compte de l'hébergement et ajouterons un dépôt via Add deposit sous l’option More, comme ci-dessous. Si le dépôt n’est pas créé, il faudra le créer au préalable.
Note
Chaque fois qu’il y a un intermédiaire dans la réservation disposant de dépôts non consommés, le folio nous invitera à les consommer via le bouton Add deposit comme ci-dessous
Check-out d'hébergement
Le check-out d’un hébergement est un processus qui consiste simplement à confirmer qu’il n’y a pas de charges en attente dans l'hébergement (rien à payer) et à libérer l'hébergement pour que l’équipe de ménage puisse s’en occuper.
Pour reprendre l’exemple précédent, l'hébergement 304 a un solde de 486€.
Pour pouvoir effectuer le check-out, Ulyses PMS nous demandera de fermer d’abord les folios, puis de compléter le processus.
Une fois les folios fermés avec un solde > 0, nous pourrons effectuer le check-out de la réservation.
Après le check-out, l'hébergement sera libéré et pourra être assigné à de nouvelles réservations si nécessaire.