SES.Hospedajes

Pour se conformer à la nouvelle réglementation sur l'enregistrement des voyageurs, nous avons détaillé étape par étape comment procéder :

• Réglementation
• Types de communication
• Processus d'enregistrement sur SES.Hospedajes
• Configuration de l'intégration dans Ulyses Suite
• Champs obligatoires pour l'enregistrement des clients
• Autres champs obligatoires lors de la création de réservations
• Comment configurer les données à demander obligatoirement lors de l'enregistrement d'un client ?
• Validation automatique des champs obligatoires selon la réglementation
• Y a-t-il un moyen pour que le client effectue un check-in en ligne avant d'arriver à l'établissement ?
• Visualisation des envois depuis Ulyses Suite
• Écran hébergements
• Renvoi des enregistrements non traités
• Édition des fiches voyageurs après le check-out

Réglementation

Le Décret Royal 933/2021, du 26 octobre, établit les obligations d'enregistrement documentaire et d'information des personnes physiques ou morales exerçant des activités d'hébergement et de location de véhicules à moteur.

Bien que le Décret Royal soit entré en vigueur en janvier 2023, il sera obligatoire à partir du 2 décembre 2024.

Les informations doivent être collectées par tous les établissements touristiques, quelle que soit leur typologie, donc la réglementation s'applique aux hôtels, auberges, pensions, maisons d'hôtes, établissements de tourisme rural, ainsi qu'aux campings, zones de stationnement pour camping-cars, appartements, bungalows et autres hébergements similaires à caractère touristique.

Avec l'entrée en vigueur de ce Décret Royal, l'autorité compétente pour la communication des fiches d'entrée des voyageurs change, le Ministère de l'Intérieur recueillant ces informations via sa nouvelle plateforme : SES.HOSPEDAJES

Exception : les hébergements en Catalogne doivent continuer à communiquer les données d'enregistrement (y compris les nouveaux champs) aux Mossos d’Esquadra et les établissements du Pays Basque à l'Ertzaintza.

Types de communication

Sauf pour les établissements situés en Catalogne et au Pays Basque, Ulyses Suite envoie de manière télématique les informations à la plateforme SES.Hospedajes, il ne sera donc plus nécessaire de télécharger le fichier txt pour l'envoyer aux extranets de la Police et/ou de la Garde Civile.

À cet égard, il existe deux types de communications :

a) Lors de la réservation ou de la formalisation du contrat ou, le cas échéant, de son annulation.

b) Au début des services contractés, (check-in sur l'établissement)

Processus d'enregistrement sur la plateforme SES.Hospedajes

Si l'établissement n'est pas situé en Catalogne ou au Pays Basque, il est nécessaire de s'inscrire sur la nouvelle plateforme mise à disposition par le Ministère de l'Intérieur, pour unifier l'envoi des informations : Ses.Hospedaje.

Pour cela, il faut suivre les étapes suivantes :

1. Accéder à l'URL suivante : https://sede.mir.gob.es/opencms/export/sites/default/es/procedimientos-y-servicios/hospedajes-y-alquiler-de-vehiculos/
   
   
    
2. S'identifier via l'une des méthodes suivantes, dans le cas des sociétés, via le certificat électronique :
   
   
    
3. Accéder au formulaire à remplir :
   
   
    

4. Enregistrer la société ou le titulaire du bien :
   
    

   Important : pour que l'envoi des informations soit effectué automatiquement via Webservice par Ulyses Suite, il faut cocher la case “Envoi des communications par service web”.
   Si cette case n'a pas été cochée lors de l'inscription et qu'elle est cochée ultérieurement, la plateforme modifie automatiquement les identifiants d'accès, auquel cas ils devront être mis à jour dans l'intégration d'Ulyses Suite (voir section suivante) ou contacter l'équipe de support pour qu'ils soient mis à jour.
   
    

5. Enregistrer les établissements enregistrés sous la société ou le titulaire créé au point précédent :
   
   
    

6. Une fois le processus terminé, le Ministère de l'Intérieur enverra par email les informations suivantes :
   
    

   Code de Loueur : C'est un code de 10 chiffres que la plateforme attribue à votre compte et qui sera commun si vous possédez plusieurs propriétés.

   Code d'établissement : C'est un code de 10 chiffres que la plateforme attribue à chacune des propriétés enregistrées lors de la création de votre compte.

   Utilisateur : Correspond généralement au NIF ou CIF, terminé par WS.

   Mot de passe : Attribué par la plateforme.

Configuration de l'intégration dans Ulyses Suite

Une fois que vous disposez des données fournies par le Ministère de l'Intérieur, après l'inscription sur la plateforme SES.Hospedajes, vous devez ajouter l'intégration pour chaque propriété dans le marketplace d'Ulyses Suite :

Une fois ajoutée, les données doivent être renseignées et Ulyses Suite commencera à envoyer automatiquement les créations et annulations de réservations ainsi que les fiches d'enregistrement des voyageurs :


Pour que seules les réservations directes soient envoyées à ses.hospedajes, vous pouvez indiquer dans l'onglet de configuration quel est le profil que vous avez mappé contre le moteur de réservation dans le PMS. Pour cela, il sera nécessaire de l'ajouter dans la section "Booker". De plus, les réservations créées manuellement sans "Booker" assigné seront également envoyées.



 

Champs obligatoires pour l'enregistrement des clients :

Étant donné que lors de l'enregistrement de nos clients, il est obligatoire de fournir de nouveaux champs, il est recommandé de les configurer comme obligatoires dans les préférences de la propriété. Les données à demander varient en fonction de la nationalité du client, en différenciant clients nationaux et étrangers.

• Si le client n'a pas la nationalité espagnole, les données obligatoires à envoyer à Hospedajes sont (en rouge les obligatoires et en bleu si conditionnels) :
  
  
  
   
• Prénom
• Premier nom de famille
• Nationalité
• Type de document
• Numéro du document
• Date de naissance
• Adresse complète (rue, numéro, étage, porte...)
• Commune
• Code postal
• Pays
• Email (ou téléphone)
• Lien de parenté (dans le cas où un mineur est présent, au moins un des occupants majeurs doit avoir renseigné ce lien de parenté par rapport au mineur)
  
   
• Si le client a la nationalité espagnole, en plus des champs marqués dans l'image précédente, les données marquées en orange doivent être renseignées :
  
  
  
   
• Prénom
• Premier nom de famille
• Deuxième nom de famille
• Nationalité
• Type de document
• Numéro de support du document
• Numéro du document
• Date de naissance
• Adresse complète (rue, numéro, étage, porte...)
• Commune
• Code postal
• Pays
• Email (ou téléphone)
• Lien de parenté (dans le cas où un mineur est présent, au moins un des occupants majeurs doit avoir renseigné ce lien de parenté par rapport au mineur)

Comment configurer les données à demander obligatoirement lors de l'enregistrement d'un client ?

Ulyses Suite permet de configurer quels champs doivent être obligatoirement remplis lors de l'enregistrement de nos clients.

Pour cela, il faut accéder à la section des préférences de la configuration de la propriété et les cocher dans la section "enregistrement clients" :

De plus, il est possible de configurer ces champs obligatoires en fonction du pays du client, pour cela, juste en dessous de la configuration précédente, on trouve l'option "Ajouter des champs d'enregistrement par pays" :

En cliquant sur cette option, vous pouvez configurer quels champs vous souhaitez rendre obligatoires lors de l'enregistrement d'un client d'un pays spécifique, par exemple, l'Espagne :

Validation automatique des champs obligatoires selon la réglementation 

En plus de la configuration des champs obligatoires dans l'enregistrement des clients mentionnée dans la section précédente, il est possible d'activer une validation automatique.

Pour cela, il faut activer dans l'intégration le paramètre "Forcer Réglementation" :

En activant ce paramètre, il sera automatiquement validé (après les validations propres aux champs spécifiés comme obligatoires) que les données saisies correspondent aux champs obligatoires selon la réglementation spécifiée par Hospedajes. Ceux-ci sont :

- Prénom

- Premier nom de famille

- Deuxième nom de famille (si le client est espagnol)

- Type de document

- Numéro de document

- Numéro de support (si le type de document indiqué est DNI)

- Date de naissance

- Lien de parenté (si un occupant mineur est enregistré (selon la date de naissance), il est validé qu'un des occupants majeurs ait indiqué le lien de parenté par rapport au mineur)

- Adresse

- Pays

- Commune (dans le cas de clients étrangers, si non indiqué, la donnée spécifiée dans le champ "province" sera envoyée à Hospedajes)

- Code postal

- Email ou téléphone (il est validé qu'au moins un des deux champs soit renseigné, de plus, dans le cas où le titulaire de la réservation a l'un des deux données renseigné, cela sera envoyé à Hospedajes sans obligation de le compléter pour chaque client)

Autres champs obligatoires lors de la création de réservations :

Étant donné que pour le moment les établissements d'hébergement sont obligés d'informer ses.hospedajes de chaque nouvelle réservation, il est recommandé de configurer comme obligatoire lors de la création de réservations le champ "Premier nom de famille", car s'il n'apparaît pas dans l'envoi, celui-ci sera en erreur.

Pour cela, accédez à la configuration de la propriété et dans l'onglet préférences, indiquez-le dans la section "Paramètres par défaut de réservation" :

Y a-t-il un moyen pour que le client effectue un check-in en ligne avant d'arriver sur l'établissement ?

Oui, selon l'abonnement à Ulyses Suite, vous pouvez disposer de notre "Guest Service Portal" (GSP), qui permet aux clients d'effectuer des actions sans être physiquement sur l'établissement, comme par exemple, faire l'enregistrement avant l'arrivée, ajouter des services à la réservation, chatter avec l'établissement, voir et télécharger leurs factures...

À cet égard, le module GSP dispose également d'une section de configuration propre où il est possible d'indiquer quelles données les clients doivent impérativement remplir en cas d'enregistrement en ligne.

Visualisation des envois depuis Ulyses Suite

En accédant à l'intégration Hospedajes, il est possible de consulter les informations sur les envois dans l'onglet "file d'attente", sectionné en une partie de détail général et selon le type d'envoi (Fiche Voyageur ou Réservation d'Hébergement) :

Dans cette section, la recherche par numéro de lot de ses.hospedajes est possible :

Dans chaque détail de type d'envoi (par exemple, fiche voyageur), une visualisation de l'état de chacun d'eux est disponible :

Deux colonnes de "statut" peuvent être visualisées, la première, "registrationIntegrationHospedajeRequestStatusType" correspond à l'envoi effectué depuis Ulyses Suite vers la plateforme Hospedajes. La seconde colonne "communicationIntegrationHospedajeRequestStatusType" fait référence à la réponse de Hospedajes après le traitement des informations envoyées :

Les cas possibles concernant le "statut" sont :

• L'enregistrement a été envoyé correctement mais est en attente de réponse de SES.Hospedajes.
• L'enregistrement a été envoyé correctement et la réponse est correcte.
• L'enregistrement a été envoyé correctement mais la réponse indique qu'il contient une anomalie. Généralement, il manque un champ à compléter (parmi ceux qui ne sont pas encore obligatoires) ou le nom des autres clients de la réservation s'il y en a plusieurs. Le détail peut être consulté en cliquant sur le journal de communication disponible sur la même ligne d'enregistrement :

• L'enregistrement n'a pas été envoyé et peut être dû à une erreur d'authentification (données de l'établissement, utilisateur, mot de passe) ou à l'absence d'un des champs obligatoires.
• (Erreur dans le format du fichier xml. cvc-pattern-valid : La valeur '' n'est pas valide selon le motif '[^@]+@[^\.]+\..+' pour le type 'correoType' = généralement parce que l'email du titulaire de la réservation est manquant).

Vous pouvez accéder à une liste plus complète des erreurs ici.

Note : l'utilisation de signes de ponctuation (comme point, virgule, points d'exclamation, etc.) ou d'autres symboles (comme tirets, astérisques…) dans les champs réservés au prénom ou au nom de famille générera une anomalie. De plus, rappelez-vous que ces champs sont réservés aux données personnelles et qu'aucune donnée d'entreprise ne peut y être inscrite.

Visualisation des envois depuis la réservation

Il est également possible de visualiser l'état d'envoi à Hospedajes depuis les réservations elles-mêmes, via l'option "Afficher hébergement" disponible dans le menu des options de séjour.

Nouvel écran "hospedajes"

Un nouvel écran accessible depuis le menu réception (après activation du droit correspondant dans le rôle utilisateur) a été activé pour visualiser, corriger et envoyer tous les enregistrements qui n'ont pas été envoyés à Hospedajes parce que les données ne sont pas valides :

Depuis ce nouvel écran, il est possible de visualiser toutes les erreurs que Ulyses Suite a détecté lors d'une validation préalable à l'envoi à ses.hospedajes et qui doivent être corrigées pour pouvoir effectuer l'envoi correctement.

Renvoi des enregistrements non traités

Si un enregistrement n'a pas été traité correctement, il est possible de forcer son renvoi depuis l'intégration elle-même, en utilisant les options "renvoyer". Si l'erreur s'est produite lors du processus d'envoi, utilisez l'option disponible dans la colonne "resendRegistration", si en revanche, elle s'est produite dans la réponse de Hospedajes, utilisez l'option disponible dans la colonne "resendCommunication"

Pour effectuer des renvois massifs, cela peut être fait depuis le menu des options (disponible en haut à droite de l'intégration), selon que vous souhaitez renvoyer des fiches voyageurs ou des réservations d'hébergement. (Notez que cette option renvoie tous les enregistrements avec erreurs).

Dans ce menu des options, la possibilité de "Mettre à jour les réservations" est également disponible pour pouvoir envoyer à Hospedajes les réservations qui n'ont pas été envoyées, par exemple, parce que l'intégration a été ajoutée ultérieurement.

Édition des fiches voyageurs après le check-out

En cas de détection d'un envoi erroné de fiche voyageur et que le check-out de la réservation a déjà été effectué, rendant impossible l'édition des données dans la réservation, la possibilité d'éditer les données est activée uniquement si l'on accède à la réservation depuis la ligne avec erreur dans l'intégration elle-même :