Pour se conformer à la nouvelle réglementation sur l'enregistrement des voyageurs en Catalogne, nous avons détaillé étape par étape comment procéder :
- Réglementation
- Configuration de l'intégration dans Ulyses Suite
- Champs obligatoires pour l'enregistrement des clients
- Comment configurer les données à demander obligatoirement lors de l'enregistrement d'un client ?
- Existe-t-il un moyen pour que le client effectue un check-in en ligne avant d'arriver à l'établissement ?
- Génération du fichier de déclaration des voyageurs
Réglementation
Le Décret Royal 933/2021, du 26 octobre, établit les obligations de registre documentaire et d'information des personnes physiques ou morales exerçant des activités d'hébergement et de location de véhicules à moteur.
Dans le cas de la Catalogne, l'enregistrement des voyageurs continuera d'être envoyé à l'extranet des Mossos d'Esquadra. Pour cela, depuis le PMS, il sera possible de générer un fichier adapté à la nouvelle réglementation afin de pouvoir effectuer l'envoi massif.
Configuration de l'intégration dans Ulyses Suite
L'intégration doit être ajoutée pour chaque établissement dans le marketplace d'Ulyses Suite :
Dans le cas des établissements qui envoyaient déjà des déclarations de voyageurs, il faudra désactiver l'intégration actuelle "Spanish Police" pour éviter toute confusion et indiquer les données nécessaires dans l'intégration "Mossos" :
Code Hôtel : Indiquer le code établissement attribué à l'établissement par les Mossos d'Esquadra.
Nom alternatif de la propriété : Informations non obligatoires, à indiquer si le nom de l'établissement indiqué dans Ulyses Suite ne correspond pas au nom de l'établissement enregistré auprès de la police.
Séquence : Indiquer le prochain numéro de séquence du fichier à générer.
Date de la séquence : Remplir avec la date à laquelle la séquence indiquée dans le champ précédent sera générée.
Pour que seules les réservations directes soient envoyées, il faudra indiquer dans l'onglet de configuration quel profil est utilisé pour le moteur de réservation. Ainsi, seules les réservations créées manuellement et celles entrant par connecteur uniquement des bookers ajoutés comme inclus seront incluses dans le fichier.
De plus, vérifiez l'onglet "mappages", car dans le cas où des modes de paiement sont configurés, il sera nécessaire de les mapper avec les modes de paiement acceptés par les Mossos, par exemple :
Champs obligatoires pour l'enregistrement des clients :
Étant donné qu'il est obligatoire d'informer de nouveaux champs lors de l'enregistrement de nos clients, il est recommandé de les configurer comme obligatoires dans les préférences de l'établissement. Les données à demander varient selon la nationalité du client, en différenciant les clients nationaux et étrangers.
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Si le client n'a pas la nationalité espagnole, les données obligatoires à envoyer aux Mossos d'Esquadra sont :
- Prénom
- Premier nom de famille
- Nationalité
- Type de document
- Numéro du document
- Date de naissance
- Adresse complète (rue, numéro, étage, porte...)
- Commune ou ville
- Code postal
- Pays
- Email
- Téléphone
- Lien de parenté (dans le cas où il y a un mineur, tous les occupants doivent le signaler)
- Si le client a la nationalité espagnole, les données obligatoires à envoyer sont :
- Prénom
- Premier nom de famille
- Deuxième nom de famille
- Nationalité
- Type de document
- Numéro du document
- Numéro de support du document
- Date de naissance
- Adresse complète (rue, numéro, étage, porte...)
- Commune
- Province
- Code postal
- Pays
- Email
- Téléphone
- Lien de parenté (dans le cas où il y a un mineur, tous les occupants doivent le signaler)
Comment configurer les données à demander obligatoirement lors de l'enregistrement d'un client ?
Ulyses Suite permet de configurer quels champs doivent être obligatoirement remplis lors de l'enregistrement de nos clients.
Pour cela, il faut accéder à la section des préférences de la configuration de l'établissement et les cocher dans la section "enregistrement clients" :
De plus, il est possible de configurer ces champs obligatoires en fonction du pays du client. Pour cela, juste en dessous de la configuration précédente, on trouve l'option "Ajouter des champs d'enregistrement par pays" :
En cliquant sur cette option, nous pourrons configurer quels champs nous voulons rendre obligatoires lors de l'enregistrement d'un client d'un pays spécifique, par exemple, l'Espagne :
De plus, étant donné que la réglementation oblige à enregistrer tous les clients, nous recommandons que l'option "Valider uniquement le premier client" soit désactivée :
Existe-t-il un moyen pour que le client effectue un check-in en ligne avant d'arriver à l'établissement ?
Oui, selon l'abonnement à Ulyses Suite, vous pourrez disposer de notre "Guest Service Portal" (GSP), qui permet aux clients d'effectuer des actions sans avoir besoin d'être physiquement à l'établissement, comme par exemple, effectuer l'enregistrement avant l'arrivée, ajouter des services à la réservation, discuter avec l'établissement, consulter et télécharger leurs factures...
À cet égard, le module GSP dispose également d'une section propre de configuration où il est possible d'indiquer quelles données doivent être obligatoirement remplies par les clients en cas d'enregistrement en ligne.
Génération du fichier de déclaration des voyageurs et des réservations
Le fichier de déclaration des voyageurs est généré après l'audit nocturne, pouvant être généré de deux manières :
Téléchargement du fichier depuis la réception -> Audit nocturne
Dans les processus d'audit nocturne, l'onglet "mossos d'esquadra" sera disponible, depuis lequel nous pourrons télécharger le fichier et le téléverser sur l'extranet des Mossos :
Dans cet onglet, les erreurs possibles ou les données manquantes des voyageurs seront également indiquées, pouvant être corrigées dans la fiche du client puis télécharger à nouveau le fichier :
Envoi automatique du fichier par email
Une autre option est d'automatiser l'envoi du fichier généré par email, pour cela, il faudra indiquer à quelle adresse email nous souhaitons que le fichier soit envoyé afin de le téléverser ensuite sur l'extranet des Mossos d'Esquadra.
Pour cela, nous activerons la case "envoyer automatiquement par email" dans l'intégration elle-même, et renseignerons l'adresse email qui nous convient le mieux :