Pour se conformer à la nouvelle réglementation sur l'enregistrement des voyageurs au Pays basque, nous avons détaillé étape par étape comment procéder :
- Réglementation
- Configuration de l'intégration dans Ulyses Suite
- Téléchargement des fichiers XML
- Champs obligatoires pour l'enregistrement des clients
- Comment configurer les champs obligatoires à remplir lors de l'enregistrement d'un client ?
- Où envoyer le nouveau format de déclaration des voyageurs à Ertzaintza
Réglementation
Le décret royal 933/2021, du 26 octobre, établit les obligations de registre documentaire et d'information des personnes physiques ou morales exerçant des activités d'hébergement et de location de véhicules à moteur.
Dans le cas du Pays basque, la communication via fichier conformément à l'arrêté du 25 novembre 2022 doit être effectuée depuis l'accès web que l'Ertzaintza a mis à disposition à cet effet. Plus d'informations : https://www.ertzaintza.euskadi.eus/lfr/web/ertzaintza/actividades-relevantes-sc
Configuration de l'intégration dans Ulyses Suite
L'intégration doit être ajoutée pour chaque propriété dans la marketplace d'Ulyses Suite :
Une fois ajoutée, les paramètres suivants doivent être indiqués :
- Code bailleur : Indiquer le CIF de l'établissement.
- Code établissement : Indiquer le code utilisateur de l'Ertzaintza.
- Type d'établissement : Choisir dans la liste fournie le type de propriété (hôtel, appartement...)
- Nom d'utilisateur : Indiquer le code utilisateur de l'Ertzaintza.
- Mot de passe : Pour le moment champ de texte libre, indiquer le code utilisateur de l'Ertzaintza.
Pour que seules les réservations directes soient envoyées, il faut indiquer dans l'onglet de configuration quel profil est utilisé pour le moteur de réservation, ainsi seuls les réservations saisies manuellement et celles provenant du connecteur uniquement des bookers ajoutés comme inclus seront incluses dans le fichier.
Téléchargement des fichiers XML
Une fois la configuration réalisée, depuis la section "Options", il sera possible de télécharger les fichiers de déclaration des voyageurs et des réservations pour pouvoir les télécharger sur le site de l'Ertzaintza.
Téléchargement du fichier de déclaration des voyageurs en XML
Le téléchargement du fichier peut être effectué à tout moment, mais nous recommandons de le faire après la clôture de la journée afin d'inclure tous les clients enregistrés. Pour cela, sélectionner lors du téléchargement les dates de "début" et "fin" de la veille, par exemple :
Le fichier par défaut sera enregistré dans le dossier de téléchargements au format XML pour être téléchargé manuellement sur le site de l'Ertzaintza.
Téléchargement du fichier des réservations en XML
De la même manière que pour la déclaration des voyageurs, le téléchargement du fichier des réservations peut être effectué à tout moment, mais pour inclure les réservations directes créées dans la journée, il doit être téléchargé à une date antérieure. Par exemple, si nous voulons télécharger le fichier des réservations créées le 06/03/2025, il faut sélectionner comme date "début" le 05/03/2025 et comme date "fin" le 06/03/2025 :
Champs obligatoires pour l'enregistrement des clients
Étant donné qu'au moment d'enregistrer nos clients, il est obligatoire de fournir de nouveaux champs, il est recommandé de les configurer comme obligatoires dans les préférences de la propriété. Les données à demander varient en fonction de la nationalité du client, en distinguant entre clients nationaux et étrangers.
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Si le client n'a pas la nationalité espagnole, les données obligatoires que nous devons envoyer à l'Ertzaintza sont (en rouge les obligatoires et en bleu si conditionnel) :
- Prénom
- Premier nom de famille
- Nationalité
- Type de document
- Numéro du document
- Date de naissance
- Adresse complète (rue, numéro, étage, porte...)
- Commune
- Code postal
- Pays
- Email (ou téléphone)
- Lien de parenté (dans le cas où il y a un mineur, au moins un des occupants majeurs devra avoir renseigné cette donnée de lien de parenté avec le mineur)
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Si le client a la nationalité espagnole, en plus des champs marqués dans l'image précédente, les données marquées en orange doivent être renseignées :
- Prénom
- Premier nom de famille
- Deuxième nom de famille
- Nationalité
- Type de document
- Numéro de support du document
- Numéro du document
- Date de naissance
- Adresse complète (rue, numéro, étage, porte...)
- Commune
- Code postal
- Pays
- Email (ou téléphone)
- Lien de parenté (dans le cas où il y a un mineur, au moins un des occupants majeurs devra avoir renseigné cette donnée de lien de parenté avec le mineur)
Comment configurer les données à demander comme obligatoires à remplir lors de l'enregistrement d'un client ?
Ulyses Suite permet de configurer quels champs doivent être obligatoirement remplis lors de l'enregistrement de nos clients.
Pour cela, il faut accéder à la section des préférences de la configuration de la propriété et les cocher dans la section "enregistrement clients" :
De plus, il est possible de configurer ces champs obligatoires en fonction du pays du client ; pour cela, juste en dessous de la configuration précédente, nous trouvons l'option "Ajouter des champs d'enregistrement par pays" :
En cliquant sur cette option, nous pourrons configurer quels champs nous souhaitons rendre obligatoires lors de l'enregistrement d'un client d'un pays spécifique, par exemple, l'Espagne :
Que faire en cas d'erreur ?
En cas d'erreur lors du téléchargement des fichiers, il faudra corriger la fiche client puis télécharger à nouveau le fichier au format XML afin qu'il contienne les corrections effectuées.
Existe-t-il un moyen pour que le client effectue un check-in en ligne avant d'arriver à l'établissement ?
Oui, selon l'abonnement à Ulyses Suite, vous pouvez disposer de notre "Guest Service Portal" (GSP), qui permet aux clients d'effectuer des actions sans être physiquement sur l'établissement, comme par exemple, effectuer l'enregistrement avant l'arrivée, ajouter des services à la réservation, discuter avec l'établissement, voir et télécharger leurs factures...
À cet égard, le module GSP dispose également d'une section de configuration propre où il est possible d'indiquer quelles données les clients doivent obligatoirement remplir en cas d'enregistrement en ligne.
Où envoyer le nouveau format des déclarations de voyageurs à Ertzaintza ?
Le nouveau format doit être envoyé via la plateforme suivante de l'Ertzaintza :
Nous accédons à l'URL suivante :
https://www.ertzaintza.euskadi.eus/lfr/web/ertzaintza/actividades-relevantes-sc
Nous devons ouvrir le menu déroulant suivant :
Une fois à l'intérieur, nous devons sélectionner l'une de ces deux options, selon le type d'identifiants dont nous disposons :
1. Si l'on accède avec un nom d'utilisateur et un mot de passe
2. Si l'on accède avec un certificat numérique