El libro de recepción es el lugar donde tradicionalmente el personal de recepción dejaba mensajes para el resto del equipo tales como observaciones relacionadas con clientes, tareas pendientes, etc
En Ulyses Cloud más que incorporar esta funcionalidad hemos incorporado un chat para que el personal de todo hotel pueda comunicarse de forma sencilla e integrada en Ulyses PMS. Está pensado para que existan conversaciones entre diferentes equipos, de forma que no sólo puedan generarse conversaciones entre el personal de recepción sino que dirección pueda enviar mensajes a otros departamentos o viceversa.
Para sacar partido al libro de recepción tendremos que configurarlo antes de nada y a partir de ahí podremos empezar la comunicación. Para ello seguiremos los siguientes pasos
Una vez configuradas las diferentes categorías ya estaremos en condiciones de utilizar la operativa correspondiente, bien a través del menú principal del PMS o a través del Widget en el Dashboard.
Es necesario tener en cuenta las siguientes particularidades:
- Si tras escribir un mensaje no hemos seleccionado qué categoría tiene acceso a él, lo podrá leer todo el personal.
- El creador del comentario puede eliminarlo o editarlo.
- Podremos subir también documentos (como por ejemplo billetes de avión o entradas para algún cliente)
Configuración de permisos de lectura/escritura de mensajes
La gestión de lectura y escritura de mensajes del libro de recepción es una configuración que realizaremos a nivel general (de cadena). Entendemos que si definimos la configuración de forma general debería ser sencillo trasladarlo al resto de hoteles en la cadena.
Para ello nos dirigiremos a Reception book category y o bien crearemos nuevas categorias o editaremos una de los existentes.
Para asignar permisos a un rol para que pueda ver y editar el libro de recepción iremos a:
Configuración de cadena > General > Rol > Entramos en el rol al que queremos modificarle los permisos >Permisos > PMS > Operation > Front desk > Property reception book
Marcamos la columna de estado para que este rol tenga accesos a modificar el libro de recepción.