La auditoría nocturna de un hotel es un proceso de revisión y cierre de los registros financieros, operativos y de reservas que se lleva a cabo durante la noche para asegurar la precisión y consistencia de los datos del día anterior.
Mediante la auditoría nocturna, también cambia la fecha de PMSS. En Ulyses Cloud, la fecha de negocio de una propiedad puede o no coincidir con la fecha real. El sistema ofrece a sus usuarios la opción de cerrar el día actual de forma manual o automática.
Para cerrar el día manualmente, debes seguir estos pasos:
- Dirígete a "Recepción" en el menú principal.
- Selecciona "Audit nocturno" en el submenú.
Recepción > Auditoría nocturna
A partir de ahí, deberás completar un proceso que consta de varios pasos:
- Llegadas sin check-in: Ulyses Cloud evalúa todas las reservas en las que se debía hacer check-in pero no se completó. En este paso, debes decidir si marcarlas como "No-show" y aplicar el cargo correspondiente, o tomar otra acción según corresponda.
- Salidas sin check-out: Ulyses Cloud evalúa todas las salidas que no han completado el check-out. Aquí debes decidir si extender una noche más o completar el check-out.
- Limpiar bloqueo de grupos: En el caso de que no se haya realizado el wash del grupo con entrada del día y prevenir el quedarse con diferencias de ocupaciones entre bloqueo y reservadas.
- Espacios bloqueados: En este paso, se revisan los espacios que están bloqueados en la propiedad. Puedes gestionar los bloqueos, ya sea manteniéndolos o eliminándolos según sea necesario.
- Tareas pendientes: Ulyses Cloud muestra una lista de tareas pendientes que deben completarse antes de cerrar el día. Puedes revisar y marcar como completadas estas tareas en este paso, en caso de que estén realizadas.
- Informe diario de clientes: En este paso, Ulyses Cloud evalúa la calidad de la información de los huéspedes que hicieron check-in durante el día actual. Si falta información, puedes completarla para enviarla a la administración correspondiente cuando sea necesario.
- Facturas abiertas: En este paso, se revisan y cierran las facturas que aún estén abiertas.
- Informe de productos añadidos: Ulyses Cloud muestra todos los cargos que se agregarán a cada habitación al final del día.
- Créditos: En este paso, Ulyses Cloud muestra los cargos cerrados a crédito realizados durante el día, que se enviarán a las cuentas de crédito a través de una carta remesa.
- Comisiones generadas: Se generan informes sobre las comisiones que se hayan generado durante el día, en caso de que corresponda.
- Cerrar día: Este paso procesará todos los pasos anteriores y actualizará la previsión de reservas, así como el estado futuro de la propiedad, entre otras acciones necesarias para cerrar el día.
- Informes de emergencia: En esta etapa, Ulyses Cloud permite descargar informes importantes en caso de una caída del sistema, para que los equipos puedan realizar las acciones correspondientes.
- Informe policía: Este paso solo está disponible si se ha habilitado la integración con la Policía. Desde aquí podrás descargar el archivo necesario para enviarlo a las autoridades competentes.
Si deseas automatizar el cierre del día, puedes hacerlo a través de la activación de la función de auditoría nocturna en la configuración de la propiedad. Sigue estos pasos:
- Ve a "Configuración de propiedad" en el menú principal.
- Selecciona "Propiedad" y luego "Preferencias".
- Dentro de las preferencias, busca la opción "Auditoría nocturna".
- Indica la hora en la que deseas realizar el cierre automático del día.
- Proporciona la dirección de correo a la que se enviarán los informes de emergencia.
Al configurar estos ajustes, el sistema cerrará automáticamente el día a la hora especificada y enviará los informes de emergencia a la dirección de correo que hayas indicado.