Ulyses Suite entiende el checkout de una habitación como un proceso en el que se confirma que se han pagado todos los cargos pendientes y se libera la habitación. En cambio, si la reserva se paga pero la habitación no se libera entendemos que la reserva estará aparcada.
Una vez más el proceso de checkout puede iniciarse desde diferentes puntos en la aplicación pero el proceso siempre es el mismo independientemente de dónde se inicie
- Checkout desde dashboard
- Checkout desde planning de reservas
- Checkout desde facturación de habitación
Igualmente podremos cancelar el proceso de checkout de aquellas reservas en el que se ha completado por confusión.
Checkout desde el dashboard
Para iniciar el proceso de checkout desde el dashboard tan sólo hay que tener activado el widget Reservas diarias:
- Filtrar por Salidas(o Pasan por)>Clic en Checkout
Tras hacer clic en el botón Checkout, Ulyses Suite evalúa si la habitación tiene gastos pendientes o no y en caso afirmativo invita al usuario a cerrar los folios pendientes
Una vez cerrados no existirán cargos pendientes pudiendo dejar la habitación aparcada como a continuación
Si hacemos checkout de la habitación cambiará el estado de la misma a Checked-out como a continuación
Checkout desde el planning de reservas
Para iniciar el checkout de una habitación
- ir a Frontdesk>Planning de reservas
-
Clic en
de reservas in-house
- Opción Checkout
Posteriormente tendremos que cerrar todos los folios pendientes como el caso anterior
Una vez cerrados los folios podremos hacer checkout de la habitación.
Checkout desde facturación de reservas
Desde la vista de facturación de una reserva accesible en
- Ficha reserva>Seleccionar estancia>Checkout o bién
- Facturación>Folios>Buscamos folios correspondiente a la habitación>Checkout
Nuevamente Ulyses Suite evaluará gastos pendientes en cada uno de los folios e invitará a cerrarlos como hemos hecho en otras ocasiones
Una vez cerrados todos los folios podremos completar Checkout.
Acciones rápidas de checkout
Cerrar folios y hacer checkout
Si la estancia tiene folios abiertos pero con Balance 0,00 € (ya pagados), Ulyses Suite permite cerrarlos automáticamente y completar el checkout en un solo paso, sin necesidad de cerrarlos uno a uno.
Al pulsar Check out en este caso, el sistema mostrará el siguiente mensaje:
"Tiene folios pendientes de cerrar. Esta acción emitirá las facturas correspondientes. ¿Quiere continuar?"
Si confirmamos, el sistema cerrará los folios con balance 0, emitirá las facturas correspondientes (disponibles después en el menú de facturas) y completará el checkout de la estancia.
Si algún folio queda con balance distinto de 0, permanecerá abierto para cerrarlo manualmente y la estancia no se dará de checkout.
Exportar cargos y checkout
Cuando una estancia tiene cargos pendientes que no deben facturarse en ese momento, ya no es necesario cerrarlos manualmente ni crear folios de reserva a mano: Ulyses Suite permite exportarlos directamente a un folio de reserva (o de reserva de grupo, si aplica) y completar el checkout en el mismo paso
Desde el modal de checkout
Si al hacer checkout existen folios abiertos con cargos pendientes, junto a cada folio aparece la opción Exportar cargos, y en el pie del modal, Exportar todos los cargos y hacer checkout:
- Exportar cargos (por folio): exporta los cargos de ese folio al destino elegido y cierra el folio de origen, permitiendo continuar con el checkout si no quedan más folios abiertos.
- Exportar todos los cargos y hacer checkout: exporta los cargos de todos los folios abiertos al destino elegido, cierra dichos folios y completa el checkout de la estancia automáticamente.
En ambos casos se abre el modal de exportación, donde elegir el destino:
Desde el checkout masivo
En el checkout masivo (widget de Reservas diarias > vista Salidas), también está disponible Exportar todos los cargos y hacer checkout, aplicándose a todas las estancias seleccionadas. Si se seleccionan varias estancias, no estarán disponibles las opciones "Otro folio de esta cuenta" ni "Nuevo folio de esta cuenta", ya que no se puede determinar una única cuenta de referencia.
Al finalizar, se muestra un listado con el resultado (correcto o con error) del proceso para cada estancia.
Revertir proceso de checkout
Si por error deseamos tirar para atrás un proceso de checkout de una habitación lo podremos hacer desde la ficha de la reserva durante el mismo día que ha hecho checkout. Podemos hacerlo a través de:
- Ficha reserva>Seleccionar estancia>Opciones>Revertir checkout
O desde el Planning de reservas como a continuación:
- Frontdesk>Planning de reservas
- Hacer clic
- Seleccionar Revertir checkin
En ambos casos Ulyses Suite preguntará si desea revertir el proceso y que la habitación se vuelva a ocupar nuevamente.