Ulyses Suite entiende el checkin de una habitación como un proceso en el que confirma la llegada de una reserva y su asignación a una habitación física. Algunos de los pasos que forman parte del proceso de checkin son configurables y pueden mostrarse u ocultarse según las necesidades de cada propiedad; puedes consultar cómo hacerlo en el artículo Configuración visual en la sección de Checkin.
En caso de tener todos los pasos configurados el proceso de checkin se compone de estos pasos:
- PASO 1 - Resumen de la habitación
- PASO 2 - Identificación de los huéspedes
- PASO 3 - Vehículos (Opcional)
- PASO 4 - Servicios (Opcional)
- PASO 5 - Asignación de la habitación
- PASO 6 - Garantías de reserva (Opcional)
El proceso de checkin puede iniciarse desde diferentes puntos en la aplicación, concretamente:
Igualmente podremos revertir el proceso de checkin de aquellas reservas que se ha completado por confusión.
PASO 1 - Detalles de la habitación
Este primer paso muestra un resumen de la habitación que va a hacer checkin, organizado en varios bloques:
- Detalles alojamiento: datos principales de la estancia (fechas, producto, ocupación, tarifa, etc.).
- Huéspedes: listado de los huéspedes asociados a la estancia.
- Servicios y Vehículos: resumen de los servicios y vehículos añadidos a la estancia.
- Preferencias: preferencias registradas para la estancia.
- Un resumen económico con los importes de alojamiento, servicios, pensión, tasas (en el caso que esté activo el parámetro de incluir tasas en balance en preferencias de la propiedad), total estancia, total pagado y balance.
Desde este paso también es posible acceder directamente a la ficha de la estancia o a su facturación.
PASO 2 - Identificación de los huéspedes
En este paso Ulyses Suite muestra el formulario de los datos del cliente. Es posible determinar qué campos son obligatorios desde las preferencias de la propiedad. Además, en función de los datos que recibamos Ulyses Suite calculará automáticamente las posibles coincidencias
En ese punto, podremos vincular nuestro huésped con un cliente ya alojado anteriormente. Cómo resultado se mostrará el vínculo establecido así como el histórico del cliente
Para el resto de huéspedes de la estancia, es posible copiar la dirección ya introducida para el primer huésped mediante la opción Usar la misma dirección que [nombre del huésped], evitando así tener que introducirla manualmente cuando todos residen en el mismo lugar.
PASO 2.1 - Validación de la edad de los huéspedes
Si la edad del cliente está fuera del límite configurado para su ocupación, se mostrará una alerta bajo
la forma de un signo de exclamación para esta ocupación. La alerta será solo informativa y no bloqueará el registro del cliente.
PASO 3 - Vehículos (Opcional)
Este es el siguiente paso siempre que esté habilitado, aunque es posible que no aparezca en el proceso de checkin, ya que no está habilitado por defecto.
En este paso (si se muestran, divididos por pestañas, todos los vehículos ya asociados a la reserva, en caso de que la reserva tenga. Desde aquí es posible añadir nuevos vehículos mediante el botón Añadir vehículo, así como editar los datos de un vehículo existente o eliminarlo.
PASO 4 - Servicios (Opcional)
Al igual que el paso anterior, este paso no está habilitado por defecto, por lo que puede no aparecer en el proceso de checkin en función de la configuración de la cadena.
En este paso se muestran los servicios ya asociados a la estancia, en caso de los haya. Desde aquí, también es posible añadir nuevos servicios, así como editar o eliminar los ya existentes.
Además, hay una pestaña adicional para los paquetes de servicios, que funciona de la misma forma que la de servicios pero permitiendo añadirlos en formato paquete
PASO 5 - Asignación de habitación
En este paso seleccionaremos la habitación libre en la que queremos asignar la llegada. Para ello Ulyses Suite permite filtrar las habitaciones como necesitemos.
En este paso podemos saber además
- En qué habitaciones ha estado alojado anteriormente cualquiera de los huéspedes
- La suma de las preferencias de habitación y salud de cualquiera de los huéspedes alojados
- Cambiar el estado de la habitación
- Conocer si está libre u ocupada
PASO 6 - Garantía de reservas (opcional)
Antes de finalizar el proceso de checkin, este paso permite gestionar la garantía del cliente, dividido en tres secciones:
- Garantías: permite visualizar si ya existe una garantía en forma de de tarjeta bancaria o añadir una nueva mediante el botón Añadir Garantía, en caso de que ninguna de las ya recibidas coincida.
- Depósitos: muestra los depósitos disponibles para la reserva o estancia, permitiendo crear un nuevo depósito o añadir un depósito rápido asociado a la estancia.
- Autorizaciones: muestra las autorizaciones activas actualmente para la reserva o estancia, permitiendo crear una nueva autorización para la estancia.
Una vez completado, Ulyses Suite nos informa de si ha podido completar el checkin o no y en caso afirmativo nos permite imprimir la hoja de registro, ir a la cuenta de habitación, así como una serie de acciones adicionales.
Checkin desde el dashboard
Para iniciar el proceso de checkin desde el dashboard tan sólo hay que tener activado el widget Reservas diarias, como a continuación
Checkin desde el planning de reservas
Para ello
- Acceder a Frontdesk>Planning de reservas
-
Clic en la opción
en aquellas estancias con llegada en el día que estén pendientes de checkin
- Pulsar sobre la opción Checkin
Checkin desde la propia reserva
Para ello, accedemos a cualquier estancia con llegada pendiente en el día y pulsamos sobre la opción check in:
Revertir proceso de checkin
Si por error deseamos tirar para atrás el proceso de checkin de una habitación lo podremos hacer desde la ficha de la reserva durante el mismo día que ha hecho checkin. Podemos hacerlo a través de:
- Ficha reserva>Seleccionar estancia>Opciones>Revertir checkin
O desde el Planning de reservas como a continuación:
- Frontdesk>Planning de reservas
- Hacer clic
- Seleccionar Revertir checkin