Para cumplir con la nueva normativa de registro de viajeros en Cataluña, hemos detallado paso por paso cómo proceder:
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¿Cómo configurar qué datos solicitar como obligatorios de cumplimentar al registrar un huésped?
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¿Hay alguna forma de que el cliente realice un check in online antes de llegar al hotel?
Normativa
El Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, establece las obligaciones de registro documental e información de las personas físicas o jurídicas que ejercen actividades de hospedaje y alquiler de vehículos a motor.
En el caso de Cataluña, el registro de viajeros se seguirá enviando a la extranet de Mossos d'Esquadra, para ello, desde el PMS se podrá generar un fichero adaptado a la nueva normativa para poder realizar el envío masivo.
Configuración de la integración en Ulyses Cloud
Se deberá añadir la integración para cada propiedad en el market place de Ulyses Cloud:
En el caso de establecimientos que ya estaban enviando partes de viajeros, se deberá de inactivar la integración actual de "Spanish Police" para evitar confusiones e indicar los datos necesarios en la integración de "Mossos":
Código Hotel: Indicar el código de hotel asignado al establecimiento por parte de Mossos d'Esquadra.
Nombre de propiedad alternativo: Dato no obligatorio, indicar en el caso que el nombre de establecimiento indicado en Ulyses Cloud no corresponda con el nombre de establecimiento que se dio de alta en el registro policial del mismo.
Secuencia: Indicar el próximo número se secuencia de fichero que se deba generar.
Fecha secuencia: Cumplimentar con la fecha en la que se generará la secuencia indicada en el campo anterior.
Adicionalmente, revisad la pestaña "mapeos", ya que en el caso que por configuración estén dados de alta modos de pago, será necesario mapearlos contra los modos de pago aceptados por mossos, por ejemplo:
Campos obligatorios para el registro de huéspedes:
Dado que, a la hora de registrar a nuestros huéspedes, existe la obligatoriedad de informar de nuevos campos, es recomendable que se configuren como obligatorios en las preferencias de la propiedad. Los datos a solicitar varían en función de la nacionalidad del cliente, diferenciando entre clientes nacionales y extranjeros.
- Si el huésped no tiene nacionalidad española, los datos obligatorios que debemos enviar a Mossos d'Esquadra son:
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Nombre
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Primer apellido
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Nacionalidad
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Tipo documento
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Número documento
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Fecha de nacimiento
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Dirección completa (Calle, número, piso, puerta...)
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Municipio o Ciudad
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Código Postal
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País
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Email
- Teléfono
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Parentesco (en el caso que haya un menor de edad, todos los ocupantes deben tenerlo informado)
- Si el huésped tiene nacionalidad española, los datos obligatorios a enviar son:
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Nombre
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Primer apellido
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Segundo apellido
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Nacionalidad
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Tipo documento
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Número documento
- Número de soporte del documento
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Fecha de nacimiento
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Dirección completa (Calle, número, piso, puerta...)
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Municipio
- Provincia
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Código Postal
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País
-
Email
- Teléfono
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Parentesco (en el caso que haya un menor de edad, todos los ocupantes deben tenerlo informado)
¿Cómo configurar qué datos solicitar como obligatorios de cumplimentar al registrar un huésped?
Ulyses Cloud permite configurar qué campos deben estar cumplimentados de forma obligatoria al registrar a nuestros huéspedes.
Para ello, debemos acceder al apartado de preferencias de la configuración de la propiedad y marcarlos en la sección de "registro clientes":
Adicionalmente, es posible configurar estos campos obligatorios en función del país del cliente, para ello, justo debajo de la configuración anterior, encontramos la opción de "Añadir campos de registro por país":
Al clicar sobre esta opción, podremos configurar qué campos queremos tener como obligatorios al registrar a un cliente de un país concreto, por ejemplo, España:
Adicionalmente, dado que la normativa obliga al registro de todos los huéspedes, recomendamos que la opción de "Validar únicamente primer huésped" esté inactiva:
¿Hay alguna forma de que el cliente realice un check in online antes de llegar al hotel?
Si, en función de la suscripción a Ulyses Cloud, podrás tener a tu disposición nuestro "Guest Service Portal" (GSP), que permite que los clientes puedan realizar acciones sin necesidad de que estén físicamente en el hotel, como por ejemplo, realizar el registro previamente a la llegada, añadir servicios a la reserva, chatear con el hotel, ver y descargar sus facturas...
En este sentido, el módulo de GSP también dispone de un apartado propio de configuración donde se pueden indicar qué datos deben cumplimentar obligatoriamente los clientes en el caso de realizar el registro online.
Generación del fichero de parte de viajeros
El fichero de parte de viajeros se genera tras realizar la auditoría nocturna, pudiendo generarse de dos formas:
Descarga de fichero desde recepción -> Auditoría nocturna
En los procesos de auditoría nocturna tendremos disponible el apartado de "mossos d'esquadra" desde el que podremos descargar el fichero y subirlo a la extranet de mossos:
En este apartado también nos aparecerán indicados los posibles errores o falta de datos de viajeros, pudiendo resolverlos en la ficha del cliente y tras ello descargar de nuevo el fichero:
Envío automático de fichero por email
Otra opción es automatizar el envío del fichero generado por email, para lo que deberemos indicar a qué dirección de email queremos que se envíe el fichero para, tras ello, subirlo a la extranet de mossos d'esquadra.
Para ello, activaremos la casilla de "enviar automáticamente por email" en la propia integración, e informaremos el correo electrónico que más nos convenga: