SES.Hospedajes

Para cumplir con la nueva normativa de registro de viajeros, hemos detallado paso por paso cómo proceder:

• Normativa
• Tipos de comunicación
• Proceso de registro en SES.Hospedajes
• Configuración de la integración en Ulyses Cloud
• Campos obligatorios para el registro de huéspedes
• Otros campos obligatorios al crear reservas:
• ¿Cómo configurar qué datos solicitar como obligatorios de cumplimentar al registrar un huésped?
• ¿Hay alguna forma de que el cliente realice un check in online antes de llegar al hotel?
• Tipo de errores frecuentes  

Normativa

El Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, establece las obligaciones de registro documental e información de las personas físicas o jurídicas que ejercen actividades de hospedaje y alquiler de vehículos a motor.

Aunque el Real Decreto entró en vigor en enero de 2023 será de obligado cumplimiento a partir del 2 de diciembre de 2024.

La información deberá ser recogida por todos los alojamientos turísticos, independientemente de su tipología, por lo tanto, la normativa aplica a hoteles, hostales, pensiones, casas de huéspedes, establecimientos de turismo rural, así como a campings, zonas de estacionamiento de autocaravanas, apartamentos, bungalows y otros alojamientos similares de carácter turístico.

Con la entrada en vigor de este Real Decreto, cambia la autoridad competente respecto a la comunicación de los partes de entrada de viajeros, siendo el Ministerio del Interior quien recoge dicha información a través de su nueva plataforma: SES.HOSPEDAJES

Excepción: los alojamientos de Cataluña deberán continuar comunicando los datos de registro (incluyendo los nuevos campos) a los Mossos d’Esquadra y los establecimientos del País Vasco a la Ertzaintza.

Tipos de comunicación

Salvo en los establecimientos ubicados en Cataluña y País Vasco, Ulyses Cloud envía de forma telemática la información a la plataforma de SES.Hospedajes, por lo que ya no será necesario descargar el fichero txt para enviarlo a las extranets de Policía y/o Guardia Civil.

En este sentido, existen dos tipos de comunicaciones:

a) Al realizar la reserva o la formalización del contrato o, en su caso, su anulación.

b) Al inicio de los servicios contratados, (check in en el hotel)

Proceso de registro en plataforma SES.Hospedajes

En el caso que el establecimiento no esté ubicado en Cataluña y País Vasco, es necesario darse de alta en la nueva plataforma que ha puesto a disposición el Ministerio del Interior, para unificar el envío de información: Ses.Hospedaje.

Para ello, hay que seguir los siguientes puntos:

1. Acceder a la siguiente URL: https://sede.mir.gob.es/opencms/export/sites/default/es/procedimientos-y-servicios/hospedajes-y-alquiler-de-vehiculos/
   
   
   
2. Identificarse a través de alguno de los siguientes métodos, en el caso de sociedades, a través del certificado electrónico:
   
   
   
3. Acceder a rellenar el formulario:
   
   
   
4. Registrar la sociedad o titular del inmueble:
   
   

   Importante: para que el envío de información se realice automáticamente por Webservice a través de Ulyses Cloud, deben marcar la casilla de “Envío de comunicaciones por servicio web”.
   En el caso que durante el proceso de alta no se haya marcado la casilla y se realice posteriormente, la plataforma modifica automáticamente las credenciales de acceso, en ese caso se deberán actualizar en la integración de Ulyses Cloud (Ver siguiente apartado) o ponerse en contacto con el equipo de soporte para que las actualice.
   
   

5. Registrar los establecimientos que estén registrados bajo la sociedad o titular dado de alta en el punto anterior:
   
   
   
6. Tras finalizar el proceso, el Ministerio del Interior enviará por email la siguiente información:
   
   

   Código de Arrendador: Es un código de 10 números que la plataforma asigna a tu cuenta y será común si tienes más de una propiedad.

   Código de establecimiento: Es un código de 10 números que la plataforma asigna a cada una de las propiedades dadas de alta al crear tu cuenta.

   Usuario: Por lo general corresponderá con el NIF o CIF, terminado en WS.

   Contraseña: Asignada por la plataforma.

Configuración de la integración en Ulyses Cloud

Una vez que se dispongan de los datos facilitados por el Ministerio del Interior, tras el alta en la plataforma SES.Hospedajes, se deberá añadir la integración para cada propiedad en el market place de Ulyses Cloud:

Una vez añadida, se deben informar los datos y Ulyses Cloud empezará a enviar de manera automática el alta y baja de reservas así como los partes de registro de viajeros:

Campos obligatorios para el registro de huéspedes:

Dado que, a la hora de registrar a nuestros huéspedes, existe la obligatoriedad de informar de nuevos campos, es recomendable que se configuren como obligatorios en las preferencias de la propiedad. Los datos a solicitar varían en función de la nacionalidad del cliente, diferenciando entre clientes nacionales y extranjeros.

• Si el huésped no tiene nacionalidad española, los datos obligatorios que debemos enviar a Hospedajes son (marcados en rojo los obligatorios y en azul si es condicional):
  
  
  
  
• Nombre
• Primer apellido
• Nacionalidad
• Tipo documento
• Número documento
• Fecha de nacimiento
• Dirección completa (Calle, número, piso, puerta...)
• Municipio
• Código Postal
• País
• Email (o teléfono)
• Parentesco (en el caso que haya un menor de edad, al menos uno de los ocupantes mayores de edad tendrá que tener informado este dato de parentesco respecto al menor)
  
  
• Si el huésped tiene nacionalidad española, además de los campos marcados en la imagen anterior, se deben informar los datos marcados en naranja:
  
  
  
  
• Nombre
• Primer apellido
• Segundo apellido
• Nacionalidad
• Tipo documento
• Número de soporte del documento
• Número documento
• Fecha de nacimiento
• Dirección completa (Calle, número, piso, puerta...)
• Municipio
• Código Postal
• País
• Email (o teléfono)
• Parentesco (en el caso que haya un menor de edad, al menos uno de los ocupantes mayores de edad tendrá que tener informado este dato de parentesco respecto al menor)

¿Cómo configurar qué datos solicitar como obligatorios de cumplimentar al registrar un huésped?

Ulyses Cloud permite configurar qué campos deben estar cumplimentados de forma obligatoria al registrar a nuestros huéspedes.

Para ello, debemos acceder al apartado de preferencias de la configuración de la propiedad y marcarlos en la sección de "registro clientes":

Adicionalmente, es posible configurar estos campos obligatorios en función del país del cliente, para ello, justo debajo de la configuración anterior, encontramos la opción de "Añadir campos de registro por país":

Al clicar sobre esta opción, podremos configurar qué campos queremos tener como obligatorios al registrar a un cliente de un país concreto, por ejemplo, España:

Otros campos obligatorios al crear reservas:

Dado que por el momento los establecimientos de hospedaje están obligados a informar a ses.hospedajes de cada alta de reserva, recomendamos que se configure como obligatorio a la hora de crear reservas el campo "Apellido 1", ya que si no figura en el envío, éste quedará en error.

Para ello, acceder a la configuración de la propiedad y en la pestaña de preferencias indicarlo en este apartado de "Parámetros predeterminados de reserva":

¿Hay alguna forma de que el cliente realice un check in online antes de llegar al hotel?

Si, en función de la suscripción a Ulyses Cloud, podrás tener a tu disposición nuestro "Guest Service Portal" (GSP), que permite que los clientes puedan realizar acciones sin necesidad de que estén físicamente en el hotel, como por ejemplo, realizar el registro previamente a la llegada, añadir servicios a la reserva, chatear con el hotel, ver y descargar sus facturas...

En este sentido, el módulo de GSP también dispone de un apartado propio de configuración donde se pueden indicar qué datos deben cumplimentar obligatoriamente los clientes en el caso de realizar el registro online.

Tipo de errores frecuentes

Dentro de la integración, en el historial de envíos podemos ver diferentes estados del envío y sus respuestas:

•  El registro se ha enviado correctamente pero esta pendiente de respuesta por parte de SES.Hospedajes.
• El registro se ha enviado correctamente y la respuesta es correcta.
• El registro se ha enviado correctamente pero la respuesta indica de que contiene alguna incidencia. Generalmente es que falta algún campo por completar (de los que aun no son obligatorios) o el nombre de los otros huéspedes de la reserva si hay más de uno. El detalle se puede ver en el log de comunicación en esa misma linea:

• El registro no ha llegado a enviarse y puede ser un error de autenticación (datos del hotel, usuario, contraseña) o bien falta uno de los campos obligatorios.
• (Error en el formato de fichero xml. cvc-pattern-valid: Value '' is not facet-valid with respect to pattern '[^@]+@[^\.]+\..+' for type 'correoType' = suele ser porque falta el email del titular de la reserva).

Puedes acceder a una lista más completa de errores aquí.