SES.Hospedajes

Para cumplir con la nueva normativa de registro de viajeros, hemos detallado paso por paso cómo proceder:

• Normativa
• Tipos de comunicación
• Proceso de registro en SES.Hospedajes
• Configuración de la integración en Ulyses Cloud
• Campos obligatorios para el registro de huéspedes
• Otros campos obligatorios al crear reservas
• ¿Cómo configurar qué datos solicitar como obligatorios de cumplimentar al registrar un huésped?
• Validación automática de campos obligatorios según normativa
• ¿Hay alguna forma de que el cliente realice un check in online antes de llegar al hotel?
• Visualización de envíos desde Ulyses Cloud
• Pantalla hospedajes
• Reenvío de registros no procesados
• Edición de partes de viajero tras realizar el check out

Normativa

El Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, establece las obligaciones de registro documental e información de las personas físicas o jurídicas que ejercen actividades de hospedaje y alquiler de vehículos a motor.

Aunque el Real Decreto entró en vigor en enero de 2023 será de obligado cumplimiento a partir del 2 de diciembre de 2024.

La información deberá ser recogida por todos los alojamientos turísticos, independientemente de su tipología, por lo tanto, la normativa aplica a hoteles, hostales, pensiones, casas de huéspedes, establecimientos de turismo rural, así como a campings, zonas de estacionamiento de autocaravanas, apartamentos, bungalows y otros alojamientos similares de carácter turístico.

Con la entrada en vigor de este Real Decreto, cambia la autoridad competente respecto a la comunicación de los partes de entrada de viajeros, siendo el Ministerio del Interior quien recoge dicha información a través de su nueva plataforma: SES.HOSPEDAJES

Excepción: los alojamientos de Cataluña deberán continuar comunicando los datos de registro (incluyendo los nuevos campos) a los Mossos d’Esquadra y los establecimientos del País Vasco a la Ertzaintza.

Tipos de comunicación

Salvo en los establecimientos ubicados en Cataluña y País Vasco, Ulyses Cloud envía de forma telemática la información a la plataforma de SES.Hospedajes, por lo que ya no será necesario descargar el fichero txt para enviarlo a las extranets de Policía y/o Guardia Civil.

En este sentido, existen dos tipos de comunicaciones:

a) Al realizar la reserva o la formalización del contrato o, en su caso, su anulación.

b) Al inicio de los servicios contratados, (check in en el hotel)

Proceso de registro en plataforma SES.Hospedajes

En el caso que el establecimiento no esté ubicado en Cataluña y País Vasco, es necesario darse de alta en la nueva plataforma que ha puesto a disposición el Ministerio del Interior, para unificar el envío de información: Ses.Hospedaje.

Para ello, hay que seguir los siguientes puntos:

1. Acceder a la siguiente URL: https://sede.mir.gob.es/opencms/export/sites/default/es/procedimientos-y-servicios/hospedajes-y-alquiler-de-vehiculos/
   
   
   
2. Identificarse a través de alguno de los siguientes métodos, en el caso de sociedades, a través del certificado electrónico:
   
   
   
3. Acceder a rellenar el formulario:
   
   
   
4. Registrar la sociedad o titular del inmueble:
   
   

   Importante: para que el envío de información se realice automáticamente por Webservice a través de Ulyses Cloud, deben marcar la casilla de “Envío de comunicaciones por servicio web”.
   En el caso que durante el proceso de alta no se haya marcado la casilla y se realice posteriormente, la plataforma modifica automáticamente las credenciales de acceso, en ese caso se deberán actualizar en la integración de Ulyses Cloud (Ver siguiente apartado) o ponerse en contacto con el equipo de soporte para que las actualice.
   
   

5. Registrar los establecimientos que estén registrados bajo la sociedad o titular dado de alta en el punto anterior:
   
   
   
6. Tras finalizar el proceso, el Ministerio del Interior enviará por email la siguiente información:
   
   

   Código de Arrendador: Es un código de 10 números que la plataforma asigna a tu cuenta y será común si tienes más de una propiedad.

   Código de establecimiento: Es un código de 10 números que la plataforma asigna a cada una de las propiedades dadas de alta al crear tu cuenta.

   Usuario: Por lo general corresponderá con el NIF o CIF, terminado en WS.

   Contraseña: Asignada por la plataforma.

Configuración de la integración en Ulyses Cloud

Una vez que se dispongan de los datos facilitados por el Ministerio del Interior, tras el alta en la plataforma SES.Hospedajes, se deberá añadir la integración para cada propiedad en el market place de Ulyses Cloud:

Una vez añadida, se deben informar los datos y Ulyses Cloud empezará a enviar de manera automática el alta y baja de reservas así como los partes de registro de viajeros:

Campos obligatorios para el registro de huéspedes:

Dado que, a la hora de registrar a nuestros huéspedes, existe la obligatoriedad de informar de nuevos campos, es recomendable que se configuren como obligatorios en las preferencias de la propiedad. Los datos a solicitar varían en función de la nacionalidad del cliente, diferenciando entre clientes nacionales y extranjeros.

• Si el huésped no tiene nacionalidad española, los datos obligatorios que debemos enviar a Hospedajes son (marcados en rojo los obligatorios y en azul si es condicional):
  
  
  
  
• Nombre
• Primer apellido
• Nacionalidad
• Tipo documento
• Número documento
• Fecha de nacimiento
• Dirección completa (Calle, número, piso, puerta...)
• Municipio
• Código Postal
• País
• Email (o teléfono)
• Parentesco (en el caso que haya un menor de edad, al menos uno de los ocupantes mayores de edad tendrá que tener informado este dato de parentesco respecto al menor)
  
  
• Si el huésped tiene nacionalidad española, además de los campos marcados en la imagen anterior, se deben informar los datos marcados en naranja:
  
  
  
  
• Nombre
• Primer apellido
• Segundo apellido
• Nacionalidad
• Tipo documento
• Número de soporte del documento
• Número documento
• Fecha de nacimiento
• Dirección completa (Calle, número, piso, puerta...)
• Municipio
• Código Postal
• País
• Email (o teléfono)
• Parentesco (en el caso que haya un menor de edad, al menos uno de los ocupantes mayores de edad tendrá que tener informado este dato de parentesco respecto al menor)

¿Cómo configurar qué datos solicitar como obligatorios de cumplimentar al registrar un huésped?

Ulyses Cloud permite configurar qué campos deben estar cumplimentados de forma obligatoria al registrar a nuestros huéspedes.

Para ello, debemos acceder al apartado de preferencias de la configuración de la propiedad y marcarlos en la sección de "registro clientes":

Adicionalmente, es posible configurar estos campos obligatorios en función del país del cliente, para ello, justo debajo de la configuración anterior, encontramos la opción de "Añadir campos de registro por país":

Al clicar sobre esta opción, podremos configurar qué campos queremos tener como obligatorios al registrar a un cliente de un país concreto, por ejemplo, España:

Validación automática de campos obligatorios según normativa 

Adicionalmente a la configuración de los campos obligatorios en el registro de clientes mencionados en el apartado anterior, se ha añadido la posibilidad de que se validen de forma automática.

Para ello, se debe activar en la integración el parámetro de "Forzar Normativa":

Activando este parámetro, se validará de forma automática (tras las validaciones propias de los campos especificados como obligatorios), que los datos introducidos corresponden con los obligatorios según la normativa especificada por hospedajes. Éstos son:

- Nombre

- Apellido 1

- Apellido 2 (si cliente es español)

- Tipo de documento

- Número de documento

- Número de soporte (si el tipo de documento indicado es DNI)

- Fecha de nacimiento

- Parentesco (si se registra un ocupante menor de edad (según fecha de nacimiento) se valida que uno de los ocupantes adultos tenga indicado el parentesco respecto al menor)

- Dirección

- País

- Municipio (en el caso de clientes extranjeros si no está indicado, se enviará a hospedajes el dato especificado en campo "provincia")

- Código postal

- Email o teléfono (Se valida que uno de los dos campos esté informado, además en el caso que el titular de la reserva tenga uno de los dos datos indicado, se enviará a hospedajes sin la obligatoriedad de completarlo en cada uno de los huéspedes)

Otros campos obligatorios al crear reservas:

Dado que por el momento los establecimientos de hospedaje están obligados a informar a ses.hospedajes de cada alta de reserva, recomendamos que se configure como obligatorio a la hora de crear reservas el campo "Apellido 1", ya que si no figura en el envío, éste quedará en error.

Para ello, acceder a la configuración de la propiedad y en la pestaña de preferencias indicarlo en este apartado de "Parámetros predeterminados de reserva":

¿Hay alguna forma de que el cliente realice un check in online antes de llegar al hotel?

Si, en función de la suscripción a Ulyses Cloud, podrás tener a tu disposición nuestro "Guest Service Portal" (GSP), que permite que los clientes puedan realizar acciones sin necesidad de que estén físicamente en el hotel, como por ejemplo, realizar el registro previamente a la llegada, añadir servicios a la reserva, chatear con el hotel, ver y descargar sus facturas...

En este sentido, el módulo de GSP también dispone de un apartado propio de configuración donde se pueden indicar qué datos deben cumplimentar obligatoriamente los clientes en el caso de realizar el registro online.

Visualización de envíos desde Ulyses Cloud

Al acceder a la integración de Hospedajes, se podrá consultar la información sobre los envíos en la pestaña de "cola", seccionada en un apartado de detalle general y en según el tipo de envío (Parte de Viajeros o Reserva de Hospedaje):

Dentro de cada detalle de tipo de envío (por ejemplo, parte de viajero), podremos tener una visualización sobre el estado de cada uno de los mismos:

Se podrán visualizar dos columnas de "status", la primera de ellas, "registrationIntegrationHospedajeRequestStatusType" corresponde al envío realizado desde Ulyses Cloud hacia la plataforma de Hospedajes. La segunda columna "communicationIntegrationHospedajeRequestStatusType", se refiere a la respuesta de hospedajes tras procesar la información enviada:

Los posibles casos que se pueden dar sobre el "status" son:

•  El registro se ha enviado correctamente pero esta pendiente de respuesta por parte de SES.Hospedajes.
• El registro se ha enviado correctamente y la respuesta es correcta.
• El registro se ha enviado correctamente pero la respuesta indica de que contiene alguna incidencia. Generalmente es que falta algún campo por completar (de los que aun no son obligatorios) o el nombre de los otros huéspedes de la reserva si hay más de uno. El detalle se puede ver clicando sobre el log de comunicación disponible en la misma línea de registro:

• El registro no ha llegado a enviarse y puede ser un error de autenticación (datos del hotel, usuario, contraseña) o bien falta uno de los campos obligatorios.
• (Error en el formato de fichero xml. cvc-pattern-valid: Value '' is not facet-valid with respect to pattern '[^@]+@[^\.]+\..+' for type 'correoType' = suele ser porque falta el email del titular de la reserva).

Puedes acceder a una lista más completa de errores aquí.

Nota: la utilización de signos de puntuación (como punto, coma, exclamaciones, etc.) u otros símbolos (como guiones, asteriscos…) en los campos reservados a nombre o apellido generará incidencia. Además, recordar que estos campos están reservados para datos personales y en ningún caso se pueden consignar datos empresariales.

Visualización de envíos desde reserva

También se ha habilitado la posibilidad de visualizar el estado de envío a hospedajes desde las propias reservas, mediante la opción "Mostrar hospedaje" disponible en el menú de opciones de estancia.

Nueva pantalla "hospedajes"

Se ha habilitado una nueva pantalla accesible desde el menú de recepción (previa activación del permiso correspondiente del rol de usuario) para poder visualizar, corregir y enviar todos los registros que no se han enviado a hospedajes porque los datos no son válidos:

Desde esta nueva pantalla se podrán visualizar todos aquellos errores que Ulyses Cloud ha detectado en una validación previa al envío a ses.hospedajes y que deben subsanarse para poder realizar el envío correctamente.

Reenvío de registros no procesados

En el caso que un registro no se haya procesado correctamente, se puede forzar el reenvío del mismo desde la propia integración, utilizando las opciones de "reenviar". Si el error se ha dado en el proceso de envío, utilizar la opción disponible en la columna "resendRegistration", si por el contrario, se ha dado en la respuesta por parte de hospedajes, utilizar la opción disponible en la columna "resendCommunication"

En el caso que se quieran realizar reenvíos masivos, se pueden realizar desde el menú de opciones (disponible en la parte superior derecha de la integración), según se quieran reenviar partes de viajeros o reservas de hospedaje. (Tened en cuenta que esta opción reenvía todos los registros con errores).

En este menú de opciones, también hay disponible la posibilidad de "Actualizar reservas" para poder enviar a hospedajes aquellas reservas que no han sido enviadas, por ejemplo, porque la integración se añadió posteriormente.

Edición de partes de viajero tras realizar el check out

En el caso de detectar un envío erróneo de parte de viajeros y ya se ha efectuado el check out de la habitación y por lo tanto los datos no se pueden editar en la reserva, se ha habilitado la posibilidad de poder editar los datos únicamente si se accede a la propia reserva desde la línea con error en la propia integración: