Ertzaintza

Para cumplir con la nueva normativa de registro de viajeros en País Vasco, hemos detallado paso por paso cómo proceder:

• Normativa
• Configuración de la integración en Ulyses Cloud
• Descarga de ficheros en XML
• Campos obligatorios para el registro de huéspedes
• ¿Cómo configurar los campos obligatorios para cumplimentar al registrar un huésped?

Normativa

El Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, establece las obligaciones de registro documental e información de las personas físicas o jurídicas que ejercen actividades de hospedaje y alquiler de vehículos a motor.

En el caso de País Vasco, la comunicación vía fichero en base a la orden del 25 de noviembre de 2022, deberá realizarse desde el acceso web que Ertzaintza ha puesto a disposición para ello. Más información: https://www.ertzaintza.euskadi.eus/lfr/web/ertzaintza/actividades-relevantes-sc

Configuración de la integración en Ulyses Cloud

Se deberá añadir la integración para cada propiedad en el market place de Ulyses Cloud:

Una vez añadida, se deberán indicar los siguientes parámetros:

• Código arrendador: Indicar CIF del hotel.
• Código establecimiento: Indicar el código de usuario de Ertzaintza.
• Tipo establecimiento: Escoger de la lista proporcionada el tipo de propiedad (hotel, apartamento...)
• Nombre usuario: Indicar el código de usuario de Ertzaintza.
• Password: Por el momento campo de texto libre, indicar el código de usuario de Ertzaintza.

Descarga de ficheros en XML

Una vez realizada la configuración, desde el apartado de "Opciones", se podrán descargar los ficheros de parte de viajeros y de reservas para poderlas subir a la web de Ertzaintza.

Descarga de fichero de parte de viajeros en XML

La descarga del fichero se puede realizar en cualquier momento, pero recomendamos que se realice tras el cierre del día para que incluya todos los huéspedes registrados, para ello, seleccionar al descargar las fechas de "inicio" y "final" del día anterior, por ejemplo: 

El fichero por defecto se guardará en la carpeta de descargas en formato XML para subirlo de forma manual a la web de Ertzaintza.

Descarga de fichero de reservas en XML

De igual forma que el parte de viajeros, la descarga del fichero de reservas se puede realizar en cualquier momento, pero para que incluya todas las reservas creadas en el día, se debería descargar a fecha pasada, para ello, si queremos descargar el fichero de las reservas creadas el día 06/03/2025, se debe seleccionar como fecha "inicio" el día 05/03/2025 y final el día 06/03/2025:

Campos obligatorios para el registro de huéspedes

Dado que, a la hora de registrar a nuestros huéspedes, existe la obligatoriedad de informar de nuevos campos, es recomendable que se configuren como obligatorios en las preferencias de la propiedad. Los datos a solicitar varían en función de la nacionalidad del cliente, diferenciando entre clientes nacionales y extranjeros.

• Si el huésped no tiene nacionalidad española, los datos obligatorios que debemos enviar a Ertzaintza son (marcados en rojo los obligatorios y en azul si es condicional):
  
  
  
  
• Nombre
• Primer apellido
• Nacionalidad
• Tipo documento
• Número documento
• Fecha de nacimiento
• Dirección completa (Calle, número, piso, puerta...)
• Municipio
• Código Postal
• País
• Email (o teléfono)
• Parentesco (en el caso que haya un menor de edad, al menos uno de los ocupantes mayores de edad tendrá que tener informado este dato de parentesco respecto al menor)
  
  
• Si el huésped tiene nacionalidad española, además de los campos marcados en la imagen anterior, se deben informar los datos marcados en naranja:
  
  
  
  
• Nombre
• Primer apellido
• Segundo apellido
• Nacionalidad
• Tipo documento
• Número de soporte del documento
• Número documento
• Fecha de nacimiento
• Dirección completa (Calle, número, piso, puerta...)
• Municipio
• Código Postal
• País
• Email (o teléfono)
• Parentesco (en el caso que haya un menor de edad, al menos uno de los ocupantes mayores de edad tendrá que tener informado este dato de parentesco respecto al menor)

¿Cómo configurar qué datos solicitar como obligatorios de cumplimentar al registrar un huésped?

Ulyses Cloud permite configurar qué campos deben estar cumplimentados de forma obligatoria al registrar a nuestros huéspedes.

Para ello, debemos acceder al apartado de preferencias de la configuración de la propiedad y marcarlos en la sección de "registro clientes":

Adicionalmente, es posible configurar estos campos obligatorios en función del país del cliente, para ello, justo debajo de la configuración anterior, encontramos la opción de "Añadir campos de registro por país":

Al clicar sobre esta opción, podremos configurar qué campos queremos tener como obligatorios al registrar a un cliente de un país concreto, por ejemplo, España:

¿Qué debo hacer en caso de error?

En caso de que la subida de los ficheros genere algún tipo de error, se deberá subsanar en la ficha del cliente y volver a descargar el archivo en formato XML para que contenga las correcciones realizadas.

¿Hay alguna forma de que el cliente realice un check in online antes de llegar al hotel?

Si, en función de la suscripción a Ulyses Cloud, podrás tener a tu disposición nuestro "Guest Service Portal" (GSP), que permite que los clientes puedan realizar acciones sin necesidad de que estén físicamente en el hotel, como por ejemplo, realizar el registro previamente a la llegada, añadir servicios a la reserva, chatear con el hotel, ver y descargar sus facturas...

En este sentido, el módulo de GSP también dispone de un apartado propio de configuración donde se pueden indicar qué datos deben cumplimentar obligatoriamente los clientes en el caso de realizar el registro online.