Dans Ulyses Suite, une réservation peut être composée d’un seul hébergement ou de plusieurs hébergements.
Lorsqu’une réservation inclut plusieurs hébergements, le système distingue chaque hébergement comme un séjour.
Cette distinction permet d’effectuer des actions :
soit au niveau global de la réservation,
soit au niveau d’un séjour spécifique.
Par exemple, une réservation comprenant deux hébergements distincts sera représentée comme une réservation contenant deux séjours.
Vue d’ensemble de la réservation
La partie supérieure de la fiche de réservation affiche un résumé global de l’ensemble des séjours qui la composent. Ce résumé inclut notamment :
Dates d’arrivée et de départ
Indiquent les dates de séjour.
Si les dates diffèrent entre les séjours, une icône spécifique s’affiche.Nombre de séjours
Indique le nombre total de séjours inclus dans la réservation.Occupation
Correspond au nombre total de participants sur l’ensemble de la réservation.
Par exemple, trois séjours avec deux participants chacun afficheront une occupation totale de six participants.Titulaire de la réservation
Personne de contact principale, commune à tous les séjours.Total / Payé / Solde
Affiche le montant total brut de la réservation, les montants déjà réglés et le solde restant.
La taxe de séjour n’est jamais incluse dans ces calculs.
Un bouton Options permet d’accéder aux actions applicables à l’ensemble de la réservation, avec un impact global sur tous les séjours.
Sélection et navigation entre les séjours
Sur la partie latérale gauche de l’écran, un résumé de chaque séjour est affiché.
En sélectionnant un séjour, l’onglet Détail se met à jour afin d’afficher uniquement les informations liées à ce séjour.
Cela permet une gestion fine et indépendante de chaque hébergement au sein d’une même réservation.
Onglets du détail d’un séjour
Chaque séjour dispose de plusieurs onglets regroupant les informations et actions disponibles.
Détail
Contient les informations générales du séjour :
titulaire de la réservation,
dates,
hébergement,
entreprises associées,
prix,
segmentation,
commentaires.
Participants
Regroupe les informations personnelles des participants du séjour.
Ces données doivent être complétées pour finaliser le check-in.
Une fois enregistrés, les participants sont créés comme clients dans Ulyses Suite.
Services
Affiche l’ensemble des services supplémentaires souscrits pour le séjour.
Préférences
Présente les préférences associées au séjour.
Les préférences correspondent à :
la somme des préférences des clients,
celles ajoutées manuellement par l’utilisateur.
Ces préférences peuvent ensuite être utilisées lors des processus de check-in et de check-out selon la configuration de la chaîne.
Paiement
Permet d’enregistrer des paiements anticipés.
Il est possible de préciser si un paiement concerne :
uniquement le séjour sélectionné,
ou l’ensemble de la réservation.
Facturation
Affiche les factures et folios liés au séjour.
Routages
Permet de configurer des règles automatiques de facturation afin de répartir les charges vers les folios appropriés selon le mode de paiement.
Documents
Permet de télécharger et consulter les documents liés à la réservation.
Activités
Permet de créer des activités de suivi commercial associées à la réservation.
Suivi
Permet de configurer des rappels ou des notes affichées sous forme de pop-up lors du check-in ou du check-out.
Réveil
Permet de programmer des réveils pour le séjour et de les centraliser dans la liste des réveils.
Notes
Permet d’ajouter des notes internes à la réservation et de les archiver.
Bon à savoir 💡
Une réservation peut contenir un ou plusieurs séjours, chacun correspondant à un hébergement distinct.
Les actions effectuées depuis le bouton Options s’appliquent à tous les séjours de la réservation.
Les onglets affichés concernent toujours le séjour sélectionné dans la colonne de gauche.
Les paiements peuvent être gérés par séjour ou globalement au niveau de la réservation.
Cette organisation facilite la gestion des groupes, des séjours fractionnés ou des changements d’hébergement.
Cas d’usage 🧭
Gestion des groupes
Une réservation de groupe peut inclure plusieurs séjours, chacun correspondant à un hébergement distinct.
Cette organisation permet :
d’appliquer des services ou des préférences spécifiques à certains séjours,
de gérer les paiements et la facturation par hébergement,
de réaliser des check-in et check-out différenciés si nécessaire.
Changement d’hébergement en cours de séjour
Lorsqu’un client change d’hébergement pendant son séjour, Ulyses Suite gère cette situation en créant plusieurs séjours au sein d’une même réservation.
Cela permet :
de conserver un historique clair des hébergements occupés,
d’assurer une facturation précise par période et par hébergement,
de faciliter le suivi opérationnel dans le planning et le Plan hébergement.
Séjours fractionnés ou multi-périodes
Pour un client séjournant sur plusieurs périodes ou dans différents hébergements, la réservation centralise les informations communes, tandis que chaque séjour conserve ses propres dates, services et factures.