Objectif
Vous savez clôturer une caisse en fin de poste ou en fin de journée, valider le montant en espèces et gérer un éventuel écart. Vous savez également exporter le récapitulatif de clôture au format PDF pour le conserver ou l'archiver, et retrouver vos récapitulatifs de clôture depuis un rapport dédié.
Table des matières
- Comprendre la clôture de caisse
- Accéder à la clôture de caisse
- Valider la clôture de caisse
- Exporter le récapitulatif de clôture en PDF
- Gérer un écart de caisse
- Retrouver les récapitulatifs de clôture
- Bon à savoir
- Cas d'usage
- Astuces
Prérequis
- Disposer d'un accès à la caisse concernée.
Comprendre la clôture de caisse
La clôture de caisse correspond à l'action de fin de service réalisée par un utilisateur ayant accès à la caisse. Elle remet les compteurs à zéro et génère un récapitulatif de clôture.
Selon l'organisation de votre établissement, cette opération peut être réalisée :
- à la fin de chaque service
- ou en fin de journée uniquement
Pendant toute la durée du service, Ulyses Suite calcule automatiquement le montant théorique que la caisse devrait contenir. En cas d'écart, vous devez renseigner le montant réel ainsi que le motif de la différence.
Accéder à la clôture de caisse
- Accédez à Voir la caisse.
- Cliquez sur Fermer la caisse.
Valider la clôture de caisse
Lors de la clôture, Ulyses vous demande de confirmer le montant retiré en espèces.
Dans un fonctionnement standard :
- ce montant correspond à la totalité du cash accumulé depuis la dernière clôture
- les autres moyens de paiement sont automatiquement remis à 0,00 €
- Saisissez le montant dans le champ Montant retiré.
- Cliquez sur Fermer la caisse.
Une fois la clôture validée :
- tous les moyens de paiement sont remis à zéro
- un nouveau cycle de caisse démarre
Exporter le récapitulatif de clôture en PDF
Un bouton Télécharger le PDF est disponible en haut à droite de la fenêtre de clôture de caisse.
- Cliquez sur Télécharger le PDF.
- Le fichier est généré immédiatement.
Le PDF reprend fidèlement les informations affichées dans la fenêtre de clôture (solde d'ouverture, encaissements, règlements, écarts…), sous forme de tableau. Il comprend un en-tête (nom de la clôture, établissement, date/heure d'édition) et un pied de page (utilisateur ayant réalisé la clôture, pagination).
Le fichier est nommé selon le format : Établissement_ClôtureCaisse_AAAAMMJJ_HHMMSS.pdf.
Gérer un écart de caisse
Si un écart est constaté entre le montant théorique et le montant réel :
- Saisissez la valeur constatée.
- Renseignez obligatoirement une raison.
Cela permet d'assurer un suivi précis des anomalies de caisse.
Retrouver les récapitulatifs de clôture
Un rapport dédié, Récapitulatif de clôture de caisse (cashierShiftClosingSummary), vous permet de retrouver l'ensemble des clôtures réalisées, avec les fonctionnalités habituelles des rapports :
- sélection de période
- téléchargement au format PDF, Excel ou CSV
- impression
- envoi par e-mail
- planification
Bon à savoir 💡
- La clôture de caisse génère automatiquement un récapitulatif consultable.
- Les montants des moyens de paiement sont remis à zéro après chaque clôture.
- Le montant retiré en espèces doit correspondre au contenu réel de la caisse.
- Le PDF exporté à la clôture reprend exactement les données affichées à l'écran.
Cas d'usage 🧭
Cas : Un utilisateur termine son service et doit clôturer sa caisse.
Résultat attendu : Il accède au détail de caisse, vérifie le montant en espèces, télécharge le PDF du récapitulatif pour archivage, puis valide la clôture. La caisse est remise à zéro pour le prochain utilisateur.
Cas : Un responsable souhaite retrouver la clôture de caisse d'un poste précédent pour un contrôle comptable.
Résultat attendu : Il ouvre le rapport Récapitulatif de clôture de caisse (cashierShiftClosingSummary), sélectionne la période concernée et télécharge ou imprime le document correspondant.
Astuces ✨
Vérifiez systématiquement le montant en espèces avant de valider la clôture, afin d'éviter les écarts et les corrections ultérieures. Téléchargez le PDF au moment de la clôture pour conserver une trace immédiate, sans avoir à repasser par le rapport dédié.