Les agences et entreprises sont toutes les entités qui aident les gestionnaires à obtenir plus de réservations sous des conditions spécifiques. Les agences sont créées au niveau de la chaîne et sont accessibles par toutes les propriétés de la chaîne.
Dans la fiche d'une entreprise, on peut trouver les informations suivantes :
- Aperçu
- Informations de contact (Contact)
- Adresses (Address)
- Informations de facturation (Billing information)
- Entreprises liées (Related companies)
- Commentaires (Remarks)
- Champs personnalisés (Custom fields)
- Commissions négociées
- Historique des réservations
- Historique des factures émises
- Dépôts effectués
- Compte de crédit associé
- Contacts d’une entreprise
- Clients d’une entreprise
De plus, depuis la fiche d'une entreprise, nous pouvons effectuer les opérations suivantes :
- Supprimer une agence ou entreprise (Delete)
- Créer un dépôt
- Créer une commission
- Fusionner l’entreprise
- Gestion des tags
Aperçu (Détail)
Le détail de la société gère les informations suivantes :
- Nom : Indique le nom de la société
- TaxID : Indique l’identifiant fiscal de la société
- IATA : Cette valeur apparaît uniquement s’il s’agit d’une agence et correspond à l’identifiant de l’agence
- Type de paiement : Indique la méthode de paiement que les réservations auront lorsque la société apparaît comme facturante (Bill to)
- Source : Indique la source par défaut de cette société
- Segment : Indique le segment par défaut de cette société
- Groupe d’entreprise (Profile group) : Indique le groupe auquel appartient l’entreprise
- Langue : Langue par défaut de l’entreprise
Informations de contact
Dans cette section, nous ajouterons les emails et téléphones d’intérêt de l’entreprise.
Adresses
Dans cette section, nous pourrons ajouter l’adresse (ou les adresses) de contact de l’entreprise. En règle générale, nous n’inclurons pas les adresses de leurs succursales, car il existe une section spécifique pour cela plus loin.
Informations de facturation
Si l’adresse de facturation diffère de l’adresse par défaut configurée, elle peut être indiquée dans cette section. Ainsi, lors de l’émission d’une facture à l’entreprise/agence, les informations indiquées dans cette section seront prises en référence.
De plus, dans cette section, trois options peuvent être configurées :
- Refuser la facturation : Si ce paramètre est activé, il ne sera pas possible d’émettre des factures lorsque le titulaire de la facture est cette entreprise/agence.
- Convertir dépôt : En activant ce paramètre, les dépôts émis à cette entreprise/agence et associés à un séjour seront remboursés et convertis automatiquement en paiement sur le folio lors du processus de check-in.
- Types de produits autorisés : Dans cette section, on peut indiquer les types de produits que cette entreprise/agence peut facturer. Par exemple, pour qu’elle puisse uniquement facturer les dépôts mais pas l’hébergement et/ou les services.
Entreprises liées
Depuis cette section, nous pourrons :
- Sélectionner une société mère : Dans ce cas, il suffit de sélectionner la société mère
- Ou sélectionner l’ajout de succursales à la société
NOTE
- Une société fille d’une autre ne peut pas avoir à son tour d’autres filles.
- Les tarifs, offres ou promotions négociés pour une société, si elle a des filles, s’étendront à toutes ses filles. Pour les supprimer, il faudra les exclure de la
Commentaires
Dans cette section, nous pourrons entrer des commentaires sur l’entreprise qui pourront ensuite être visualisés dans les réservations où l’entreprise apparaît comme intermédiaire.
Champs personnalisés
Dans cette section, nous pourrons ajouter des champs personnalisés avec des informations spécifiques pour l’entreprise.
Commissions négociées
Affiche la liste des commissions applicables à l’agence/entreprise pour l’établissement sélectionné
Historique des réservations
Affiche la liste des réservations dans lesquelles l’agence/entreprise est intervenue d’une manière ou d’une autre pour l’établissement sélectionné.
Historique des factures
Affiche l’historique des factures émises à l’agence/entreprise et permet d’accéder à chacune d’elles.
Dépôts associés
Affiche une liste des dépôts liés à l’agence/entreprise et leur état correspondant.
Crédit d’entreprise
Ici, nous indiquerons si une entreprise dispose d’un crédit ou non, comme expliqué dans le article suivant.
Supprimer une agence ou entreprise
Si nous souhaitons supprimer une agence/entreprise, nous allons dans Options et sélectionnons Supprimer. Les entreprises ayant des réservations assignées ne pourront pas être supprimées et une erreur apparaîtra lors de la tentative.
Créer un dépôt
En créant un dépôt via Créer un dépôt, il sera directement attribué à l’agence/entreprise où nous nous trouvons. Pour plus d’informations sur les dépôts, nous recommandons de suivre le article suivant.
Créer une commission
Depuis le menu Options, nous pouvons créer une commission pour cette entreprise.
Fusionner une entreprise (Merge company)
Ulyses Suite est capable d’évaluer les possibles doublons de l’entreprise que nous utilisons. Dans l’exemple ci-dessous, on voit la séquence d’écrans qui évalue les possibles doublons de l’entreprise Riffpedie dans toutes nos propriétés. Ce processus prend en compte diverses variables dans la fiche telles que :
- Nom de l’agence/entreprise
- Tax ID
Après l’évaluation, Ulyses Suite donnera une suggestion. Si aucune suggestion de doublon n’est trouvée mais que vous êtes certain qu’il existe un doublon, il est recommandé d’utiliser la recherche manuelle.
Une fois les différentes options sélectionnées, Ulyses Suite additionnera les données des possibles doublons à la fiche principale (cible) et supprimera les autres.
Gestion des étiquettes (tags)
Nous pouvons ajouter autant d’étiquettes que souhaité à une agence ou entreprise. Ainsi, nous pourrons réaliser une classification personnalisée pour ensuite pouvoir effectuer une recherche parmi elles.
Contacts d’intérêt
Les contacts d’intérêt représentent la relation entre les Contacts et les Sociétés. Une société peut avoir plusieurs contacts d’intérêt.
Nous pouvons créer facilement des contacts d’intérêt pour les entreprises via l’onglet Contacts.
Ou simplement via la sélection de la société dans la fiche de contact.
À partir de là, nous pouvons consulter les contacts de la société.
Clients d’une entreprise
Pour ajouter des clients à une entreprise, nous pouvons le faire manuellement en allant dans l’onglet Customer de la fiche d’une entreprise ou automatiquement via les entreprises impliquées dans une réservation.
Ainsi, si une réservation d’un hébergement pour une durée de 4 nuits pour les clients John Doe et Marga Doe a une structure similaire à la suivante :
- Réservateur : Booking.com
- Facturé à : Cette réservation est facturée à 2 entreprises. Les trois premières nuits sont facturées à l’entreprise Vodafone Spain et la dernière à John Doe en tant que particulier
- Centrale : Vodafone Central pour les 3 premières nuits
- Société : Aucune n’est sélectionnée
Si ensuite nous accédons aux fiches entreprises de Booking.com, Vodafone Spain, Vodafone Central et John Doe, nous verrons que toutes ont ajouté John et Marga Doe comme clients après avoir effectué le checkout.