En el proceso de gestión de un grupo, lo último que se acostumbra a recibir por parte de la agencia/empresa que nos lo ha contratado es la lista de huéspedes que se van a alojar finalmente en nuestra propiedad. Esta información es susceptible de padecer cambios hasta prácticamente el día de llegada del grupo, lo cual puede dificultar la gestión.
En Ulyses PMS conocemos a la rooming list como el listado de habitaciones confirmadas. A partir de la rooming list se generarán finalmente la lista de estancias que compone toda la reserva.
Ulyses PMS permite introducir la rooming list de dos formas diferentes,
Mientras que la primera es obvia, la segunda es especialmente útil ya que podemos compartirla con la agencia/empresa correspondiente y pedirle que nos la devuelva una vez confirmada.
Las operaciones más habituales que podremos realizar en la rooming list son
- Preasignar habitaciones
- Modificar y eliminar habitaciones
- Generar estancias a partir de las habitaciones
Una vez generadas las estancias podremos ver como se han generado cambios en el número de habitaciones picked up en el roomblock
Importar rooming desde hoja de excel
Para importar la rooming list desde una hoja de excel haremos clic en importar rooming para obtener la plantilla a completar con los datos de huéspedes.
Posteriormente, dependiendo de la información que se desee rellenar seleccionaremos: 'Descargar Roomblock'(1), si queremos completar Nombre y Apellidos de los huéspedes; o 'Descargar Roomblock extendido'(2) para rellenar todos los campos restantes del cardex.
En este ejemplo de un grupo de 10 habitaciones dobles completamos el nombre y apellidos de los huéspedes como se vé en el recuadro rojo. El resto de columnas ya viene completada en el excel que nos descarga Ulyses en función de las características del grupo.
Nota: es muy importante que solo se editen las casillas que corresponden con los datos de los huéspedes dejando el resto de celdas sin tocar, de lo contrario el fichero dará un error y no podrá importarse.
Roomblock extendida
Hay parámetros o campos en el Roomblock extendido que hacen referencia a un selector de opciones; como Tipo de documento, o el país de nacimiento o expedición. En estos casos, el texto plano no puede intepretarse, y solo se puede añadir esta información al Excel con códigos concretos para que el programa pueda interpretarla.
DocumentType:
|
P |
Pasaporte |
|
C |
Carnet de conducir |
| D | Documento Nacional de Identidad (solo DNI españoles) |
| N | Tarjeta de residente (NIE) |
| I | Carta de Identidad |
| X | Permiso de residente UE |
GenderType:
| F | Femenino |
| M | Masculino |
BirthCountry, Country, NationalityCountry y CountryOfIssuance:
Indicar el código de ISO alpha 2 del país.
StateProv:
Indicar el código de ISO de la provincia. Solo para España o Italia
StateProv
Indicar el código de ISO del idioma. (EN - Inglés / ES - Español)
Una vez completados los datos lo podremos subir a Ulyses mediante la misma opción de importar rooming pero esta vez seleccionando 'subir fichero' y escogiendo el excel cumplimentado y guardado previamente:
Una vez importada la lista ya tenemos las reservas generadas, cada una con su localizador individual:
Generación de rooming manual
Para rellenar la rooming de forma manual haremos clic en Add rooming y desde ahí introduciremos los datos de los huéspedes, tal y como podemos ver a continuación:
Una vez introducido el registro o registros se irán añadiendo a la lista
Modificar y eliminar habitaciones
Las habitaciones del rooming podrán modificarse y/o eliminarse fácilmente siempre que no tengan un localizador ya asignado. Para ello simplemente seleccionaremos las habitaciones que queramos y dispararemos las operativas a través de 'Modificar' y 'Eliminar' respectivamente.
Generación de estancias
A medida que nos vayan confirmando habitaciones podremos ir seleccionándolas, de manera masiva o gradualmente, y generando las estancias correspondientes
Una vez generadas Ulyses PMS les asignará un localizador y las creará en la pestaña Reservas
Preasignación de reservas de Grupo
Una vez las reservas de grupo están generadas se podrán gestionar de manera individual accediendo desde el número de localizador como cualquier otra reserva y asignarle su habitación. No obstante, Ulyses ofrece la opción de asignación masiva mediante el 'Bulk assign Room'.
Desde aquí se podrán asignar una a una las habitaciones del grupo o incluso asignarlas automáticamente respetando su tipología, seleccionando las líneas deseadas y dándole al botón 'Autoasignar' como en el ejemplo: