Por configuración básica entendemos la introducción de los datos fundamentales de una reserva de grupo que, junto al Room block, nos permiten diseñar un presupuesto del grupo
Para acceder a la operativa nos dirigiremos al menú superior reservas y accederemos a grupos. Al acceder sobre esta opción podremos ver un listado de todos los grupos y, al acceder (o crear) podremos gestionar la siguiente información básica desde la pestaña configuración, tal y como a continuación.
- Información de grupo
- Empresas de la reserva
- Detalles principales de la reserva
- Titular de la reserva de grupo
- Valoración de la reserva
- Estadísticas y seguimiento
Toda la información que configuremos aquí será la base de cada una de las habitaciones que confirmemos posteriormente. Sin embargo, podremos realizar modificaciones puntuales a cada una de las habitaciones una vez confirmadas si es necesario.
Información de grupo
La información de grupo incluye lo siguiente
- Nombre del grupo: Indica el identificador a través del cuál podremos relacionar estancias con el grupo
- Asignado a: Se corresponde con el usuario que está gestionando el grupo, que ha abierto esta oportunidad o que la cerró
- Color: Se corresponde con el color por el que podremos identificar al grupo y posteriormente cada una de sus reservas
- Estado: Indica el estado en el que se encuentra el grupo
Titular de la reserva de grupo
Como si de una reserva individual se tratara, necesitaremos identificar quién es la persona titular de la reserva. En esta sección simplemente identificaremos los datos de la persona titular o de contacto del grupo. Si no queremos rellenar esos datos, podemos simplemente escribir el nombre del grupo en el apartado nombre.
Empresas de la reserva
Los intermediarios son las empresas y agencias que participan en la reserva. Como norma general cada una de las empresas que participan en la reserva son comisionistas y sus condiciones las hemos configurado anteriormente a través de la gestión de comisiones.
Los intermediarios son:
- Booker: Indica quién ha reservado
- Facturar a: Indica a quién se le factura
- Central
- Compañía/Implant
- Forma de cobro (Payment type): Indica quién va a pagar la reserva. Dependiendo del valor seleccionado Ulyses PMS creará los folios necesarios de forma automática en el momento de checkin y, mientras la reserva esté in-house, irá ubicando los cargos en el folio correspondiente.
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Forma de pago Descripción Paga Agencia Huésped Es la forma más habitual de forma de pago. Crea un folio a nombre de la empresa o agencia que aparezca en el apartado "facturar a" y otro folio a nombre del primer huésped de la habitación. Paga Huésped Únicamente crea un folio para el primer huésped de la habitación. Paga Agencia Únicamente crea un folio a nombre de la empresa o agencia que aparezca en el apartado "facturar a". Paga Huésped Huésped Crea dos folios a nombre del primer huésped de la habitación, por ejemplo para separar los cargos principales de los extras. Paga Agencia Agencia Esta forma de pago genera un folio principal para el booker de la reserva y folios extra para el resto de empresas Paga Agencia Empresa Esta forma de pago genera un folio principal para el Booker de la reserva y folios extra para el resto de empresas en el campo Empresa
Si hacemos clic en el icono podremos modificar el valor de las comisiones, tanto para alojamiento como para otros servicios.
Detalles principales de la reserva
Desde esta sección seleccionaremos el período de estancia y las horas de llegada/salida esperada y si es necesario crear o no la Factura máster. La factura máster es la factura donde se inserten todos los cargos contratados por el grupo
Nota
Es necesario subrayar que estos datos se podrán modificar a nivel de cada una de las habitaciones. De esta forma, dentro de un mismo grupo podrán existir habitaciones con fechas de entrada, fechas de salida y pensiones diferentes.
Valoración económica del grupo
A través de esta sección vamos a ajustar los parámetros que nos ayudarán a realizar una valoración económica del grupo.
- Tarifa (Rate): Indica la tarifa que quedará reflejada en la reserva posteriormente.
- Oferta (Offer): Indica la oferta que se realizará
- Descuento oferta (% / Fixed): Descuento asociado a la oferta
- Moneda (Currency)
- Promo (Promotion): Promoción que puede optarse por realizarse sobre la oferta
- Descuento promo (% /Fixed):Descuento asociado a la promoción
- Política de cancelación
- Pensión: Pensión del grupo
Nota
La pensión que marquemos en el grupo se copiará a cada una de las estancias generadas. Por tanto, todas las estancias de un grupo tendrán la misma pensión. Si deseamos generar excepciones tendremos que modificarlo desde el detalle de la reserva generada o en bloqueo.
Estadísticas y seguimiento
Desde esta sección podremos gestionar la siguiente informació
- Policy (Política de cancelación): Indica la política de cancelación de la reserva.
- Fuente/Segmento/Canal: Se trata de elementos estadísticos de la reserval
- Localizadores de la reserva.
Comentarios
Podrán introducirse comentarios en la reserva de grupo. Posteriormente estos comentarios aparecerán en cada una de las reservas individuales que se generen.