Automatisation du paiement des réservations

• Fonctionnalités et caractéristiques
• Configuration
• Choisir le modèle d'email pour une action de demande
• Ordre d'exécution
• Envoi des automatisations de paiement

Fonctionnalités et caractéristiques

Cette option permet de créer des automatisations pour diverses actions liées aux paiements, qui sont les suivantes :

1. Demander la carte de crédit : Cette action permet de demander les détails de la carte de crédit au client au moment de la réservation.
2. Demander l'autorisation de la carte de crédit : Avec cette option, vous pouvez demander l'autorisation de la carte de crédit du client avant l'arrivée.
3. Demander un acompte suggéré : Cette option permet de demander un acompte équivalent au montant défini par la politique d'annulation de la réservation.
4. Envoyer un rappel de solde (si un solde reste dû) (version minimale : 3.9.0) : Cette action envoie un rappel de paiement au client lorsque la réservation présente encore un solde impayé. Elle ne se déclenche que si le solde restant est strictement supérieur à 0 et que la réservation n'est pas annulée.
5. Traiter le paiement selon la politique : Cette action permet de traiter le paiement conformément à la politique d'annulation de la réservation.
6. Traiter le paiement pour le montant total de la réservation basé sur le solde restant : Ici, vous pouvez traiter le paiement intégral correspondant au montant total de la réservation en fonction du solde restant.

Ces actions d'automatisation peuvent être exécutées à différents moments, qui sont les suivants :

1. Lors de la création de la réservation : Il est possible de configurer l'automatisation pour qu'elle s'exécute au moment de la création de la réservation.
2. Jours avant l'arrivée : Il est également possible d'exécuter l'automatisation un certain nombre de jours avant la date d'arrivée du client.
3. Lorsque la pénalité d'annulation est appliquée : L'automatisation peut aussi être déclenchée au moment où la pénalité d'annulation est appliquée.

Le système d'automatisation d'Ulyses Suite vous permet d'appliquer des filtres pour déterminer sur quelles réservations chacune des actions mentionnées ci-dessus doit être réalisée. Ces filtres peuvent inclure des critères tels que le réservataire, le segment, la source et le canal de réservation. Ainsi, vous pouvez personnaliser et cibler les automatisations selon les besoins et préférences spécifiques de l'établissement.

Configuration

Pour configurer une nouvelle automatisation de paiement, rendez-vous dans :

Paramètres de l'établissement > Réservation > Paiement automatique > Nouvelle automatisation de paiement

Une fenêtre apparaîtra avec différentes sections que vous pouvez configurer selon les paramètres souhaités pour la nouvelle automatisation de paiement avec les champs suivants :

1. Nom et description de la nouvelle automatisation de paiement :
   • Code : Un identifiant unique pour l'automatisation.
   • Nom : Le nom descriptif de l'automatisation.
   • Description : Informations supplémentaires ou notes concernant l'automatisation.
2. Conditions des réservations auxquelles l'automatisation s'appliquera :
   • Réservataire : Le réservataire ou la personne à laquelle l'automatisation doit s'appliquer.
   • Source : La source de la réservation, comme une agence de voyage ou un site web spécifique.
   • Segment : Le segment auquel appartient la réservation, comme particuliers, groupes, entreprises, etc.
   • Canaux : Les canaux de réservation auxquels l'automatisation doit s'appliquer, tels qu'un système de distribution global ou un moteur de réservation.
3. Actions sur les réservations :
   • Demander la carte de crédit
   • Demander l'autorisation de la carte de crédit
   • Demander un acompte suggéré
   • Envoyer un rappel de solde (si un solde reste dû) (version minimale : 3.9.0)
   • Traiter le paiement selon le montant de la politique
   • Traiter le paiement pour le montant total de la réservation (basé sur le solde de la réservation...)
4. Quand l'action doit être exécutée :
   • Après la création d'une réservation : L'action sera exécutée immédiatement après la création de la réservation.
   • Reporter à un nombre de jours spécifique avant l'arrivée : Configurez l'action pour qu'elle s'exécute un certain nombre de jours avant la date d'arrivée du client.
   • Lorsque la pénalité d'annulation est appliquée : L'action sera déclenchée lorsqu'une pénalité d'annulation pour la réservation est appliquée.
   • Sur les réservations nouvelles et existantes
   • À la date d'arrivée de la réservation
   • À la date de départ de la réservation

Ces champs vous permettront de personnaliser et de définir les paramètres de l'automatisation de paiement selon vos besoins et préférences spécifiques.

Choisir le modèle d'email pour une action de demande

Pour chaque action de type "Demande", vous choisissez le modèle d'email envoyé au client. Cette étape s'applique aux actions suivantes :

• Demander la carte de crédit
• Demander l'autorisation de la carte de crédit
• Demander un acompte
• Envoyer un rappel de solde (si un solde reste dû) (version minimale : 3.9.0)

1. Lors de la configuration de l'action, un champ Modèle d'Email s'affiche.
2. Sélectionnez le modèle à utiliser dans ce champ
3. Enregistrez l'automatisation.

Ordre d'exécution

Il est possible d'ordonner les différentes automatisations de paiement afin que, dans le cas où elles agissent en même temps, elles le fassent de manière ordonnée. Par exemple, si vous avez une automatisation pour facturer 50% et une autre pour le solde restant, vous pouvez les ordonner pour indiquer laquelle doit agir en premier.

Envoi des automatisations de paiement

Depuis la section file d'attente, vous pouvez visualiser tous les envois des automatisations de paiement en cours d'envoi.

De plus, vous pouvez filtrer ces envois par réservation ou par statut de réponse de l'envoi, qu'il s'agisse de succès, d'erreur, d'avertissement ou en attente.