Plan hébergement

Le Rack est une catégorie d'Ulyses HSK qui nous montre en temps réel l'état de tous les espaces de l'établissement. Le Rack nous permet de connaître très facilement les informations suivantes :

• L'état de l'espace : s'il est propre ou sale.
• La situation de l'espace : s'il est libre, occupé, bloqué... etc.
• S'il y a des entrées ou sorties programmées pour le jour en cours et leur occupation correspondante.
• Les modes d'hébergement et les montages d'un espace.

Nous pouvons choisir entre différents modes d'affichage, comme simple, normal ou étendu.

De plus, nous pouvons sélectionner si nous voulons le voir en format vertical ou horizontal, et nous pouvons choisir s'il doit apparaître comme un plan de l'établissement ou comme un tableau, comme montré sur l'image.

Nous pouvons également regrouper les espaces par étages, zones de nettoyage ou par type d'espace.

Nous disposons aussi de différents filtres disponibles dans le Rack pour faciliter la recherche d'informations. Nous pouvons filtrer par état, situation, type d'hébergement, sous-type d'hébergement et caractéristiques de l'hébergement. Cela nous aidera à trouver l'information dont nous avons besoin plus rapidement et plus facilement.

Depuis le Rack, nous pourrons effectuer les opérations suivantes

• Changer l'état ou bloquer des espaces
• Attribuer une priorité à un espace
• Consulter les informations d'un espace
• Consulter la réservation associée à un espace
• Ajouter des articles
• Consulter les incidents d'un espace
• Consulter le blocage d'un espace
• Résumé de la situation actuelle

Changer l'état ou bloquer des espaces

Changement d'état / blocage d'un espace

Si nous voulons changer l'état d'un espace dans le Rack, nous pouvons suivre ces étapes :

1. Nous sélectionnons l'espace que nous souhaitons modifier.
2. Une fenêtre s'ouvrira sur la partie droite de l'écran avec tous les détails de l'espace.
3. Nous ouvrons les options de l'espace.
4. Un menu déroulant apparaîtra où nous pouvons changer l'état de l'espace ou le bloquer si nécessaire.

Les états seront : 

• Propre : apparaîtra en vert.
• Sale : apparaîtra en rouge.
• À vérifier : apparaîtra en bleu.

De plus, il y a 3 types de blocages disponibles :

• Hors service : bloque l'espace et il n'est pas disponible à la vente. Il disparaît également du Rack des espaces.
• Hors fonctionnement : c'est le blocage habituel, utilisé pour indiquer qu'un espace n'est pas disponible temporairement, mais qu'il le sera à nouveau dans le futur.
• En attente : ce type de blocage ne réduit pas la disponibilité et est utilisé pour des situations comme une ampoule grillée. L'espace reste disponible, mais une réparation ou maintenance est en attente.

Les blocages apparaîtront en orange.

Changement d'état / blocage massif

Si nous voulons changer plus d'un espace simultanément, nous le ferons depuis le même Rack des espaces.

Pour cela, nous suivons ces étapes :

Ulyses HSK > Rack des espaces

1. Nous sélectionnons le bouton de mise à jour massive dans le Rack. 
2. Nous choisissons l'état auquel nous voulons passer les espaces ou le type de blocage que nous souhaitons appliquer.
3. Nous sélectionnons tous les espaces auxquels nous voulons appliquer l'action.
4. Nous cliquons sur le bouton enregistrer.

Ainsi, nous pourrons changer l'état de plusieurs espaces en même temps sans avoir à les modifier un par un.

Lorsque nous bloquons un ou plusieurs espaces, il suffit d'indiquer le type de blocage et les dates entre lesquelles le blocage sera actif. Après avoir bloqué l'espace, celui-ci changera en couleur orange.

Attribuer une priorité à un espace

Si nous voulons attribuer une priorité spécifique à un espace dans le Rack, nous pouvons suivre ces étapes :

1. Nous sélectionnons l'espace que nous souhaitons modifier.
2. Une fenêtre s'ouvrira sur la partie droite de l'écran avec tous les détails de l'espace.
3. Nous ouvrons les options de l'espace.
4. Nous attribuons la priorité que nous souhaitons donner à l'espace.

Nous disposerons de ces 5 catégories de priorité, classées de la plus élevée à la plus basse :

-Très haute

-Haute

-Moyenne

-Basse

-Très basse

Consulter les informations d'un espace

Pour consulter les informations d'un espace en particulier, il suffit de cliquer dessus, et une fenêtre s'ouvrira à droite de l'écran qui nous fournira des informations sur :

• La possibilité de changer son état.
• Le numéro de l'étage où il se trouve.
• Si l'espace est occupé ou non.
• Si l'installation de lits bébé ou de lits supplémentaires est requise (modes d'hébergement et montages).
• Les caractéristiques de l'espace.
• Depuis le panneau, nous pourrons accéder directement à la configuration de l'espace (Aller aux espaces)

Consultation de la réservation associée à un espace

En haut des informations sur un espace, nous trouverons une barre d'options qui nous permettra d'accéder facilement à des informations importantes liées à l'espace. Si l'espace est occupé, nous pourrons voir la réservation correspondante, ainsi que les folios, factures et réveils qui sont assignés à cet espace. Ces éléments seront présentés comme des informations à visualisation rapide ou comme des accès directs à d'autres zones et catégories du PMS.

Ajouter des articles

Dans les informations de l'espace, si l'espace est occupé, nous pourrons également ajouter des articles supplémentaires comme un minibar ou une charge de blanchisserie. Cela peut être fait en sélectionnant l'option "Ajouter des articles" et en choisissant l'article à ajouter dans la liste déroulante. Une fois sélectionné, il est possible d'indiquer la quantité d'articles à ajouter. Cette information sera ajoutée à la note de l'hébergement du client pour une facturation ultérieure.

Consultation des incidents d'un espace

Ici, nous pourrons voir si un agent de maintenance a signalé un problème ou un incident dans l'espace. De plus, depuis ce même écran, nous aurons la possibilité de créer un nouvel incident si nous le souhaitons.

Pour cela, il suffit de sélectionner l'option "Nouvel incident" et de remplir les données du formulaire qui s'ouvrira ensuite.

Consultation du blocage d'un espace

Si l'espace sélectionné est bloqué, nous pourrons accéder aux informations liées à ce blocage. Des informations telles que la date de début et de fin du blocage, ainsi que les commentaires associés au blocage, seront affichées.

Résumé de la situation actuelle

En bas du Rack, nous pourrons trouver un résumé de la situation des espaces de la propriété en temps réel. Ici, nous pourrons voir clairement et simplement le nombre d'espaces propres, sales, à vérifier, occupés et vides.