Ulyses Suite permet de définir un modèle d’email pour les annulations de réservation, puis de l’utiliser lors de l’annulation afin d’informer automatiquement le client.
Cette fonctionnalité permet :
- d’harmoniser les communications d’annulation
- de gagner du temps lors des opérations
- d’assurer une communication claire et professionnelle
Objectif
Cette fonctionnalité permet de :
- configurer un modèle d’email dédié aux annulations
- envoyer automatiquement une communication lors de l’annulation d’une réservation
- garantir la cohérence des messages envoyés aux clients
Configurer le modèle d’annulation
Chemin d’accès
Configuration de l'établissement > Communication > Type de modèle
Étapes
- Accéder aux modèles de communication
- Identifier ou créer le modèle d’annulation de réservation
- Définir le contenu de l’email (texte, variables, informations utiles)
- Enregistrer le modèle
Annuler une réservation et envoyer l’email
Chemin d’accès
Réservation > Options > Annuler la réservation
Étapes
- Accéder à la réservation concernée
- Cliquer sur Annuler la réservation
- Confirmer l’annulation
- Sélectionner l’option d’envoi d’email
- Vérifier ou personnaliser le contenu si nécessaire
- Envoyer la communication
Comprendre le fonctionnement
Lors de l’annulation :
- le modèle configuré est proposé automatiquement
- il peut être utilisé tel quel ou personnalisé avant envoi
- l’email est envoyé au client une fois l’annulation confirmée
⚠️ Attention
Si aucun modèle n’est configuré, aucun email automatique ne sera proposé lors de l’annulation.
Fonctionnement
Après validation :
- la réservation est annulée dans le système
- le client reçoit l’email d’annulation (si l’option est activée)
- le contenu envoyé correspond au modèle sélectionné ou personnalisé
Cas particuliers / règles métier (si applicable)
- L’envoi de l’email peut être optionnel selon la configuration
- Le contenu peut être modifié ponctuellement avant envoi
- Le modèle utilisé dépend du type de communication sélectionné
Bon à savoir 💡
- Le modèle peut inclure des variables dynamiques (dates, nom du client, etc.)
- Il est recommandé de tester le modèle avant utilisation
- Une personnalisation unitaire est possible avant envoi
Cas d’usage 🧭
Un établissement annule une réservation suite à une indisponibilité.
→ Il utilise le modèle d’annulation configuré
→ Le client est automatiquement informé avec un message clair et structuré
Astuce ✨
Prévoir un message incluant les prochaines étapes (remboursement, contact, alternatives) améliore l’expérience client même en cas d’annulation