Consulter et gérer les dépôts attendus dans l’établissement

Ulyses Suite permet de gérer les dépôts attendus (Expected) afin de refléter des paiements réalisés par des tiers, notamment via des OTA.

Ces dépôts indiquent que le montant sera réglé à l’arrivée du client, même si le paiement a déjà été effectué via un intermédiaire.

Cette fonctionnalité permet :

• de refléter correctement les paiements OTA
• de maintenir une cohérence de facturation
• de suivre les montants à encaisser ou à justifier

Objectif

Cette fonctionnalité permet de :

• identifier les dépôts attendus dans l’établissement
• configurer leur gestion dans les factures
• adapter le traitement selon les pratiques de distribution

Comprendre les dépôts attendus

Un dépôt attendu correspond à :

• un paiement déjà réalisé par le client auprès d’un tiers (OTA)
• un montant que l’établissement doit facturer à l’arrivée
• une information permettant de suivre ce paiement dans le PMS

Ce cas est fréquent lorsque :

• une OTA encaisse le client directement
• le paiement est transmis ultérieurement à l’établissement
• le règlement se fait via carte virtuelle ou virement

Configurer les dépôts attendus

Chemin d’accès

Configuration de l’établissement > Préférences de l’établissement

Étapes

• Accéder aux préférences
• Localiser l’option Dépôts attendus
• Choisir le mode de gestion :
  • via un mode de paiement
  • via un dépôt
• Enregistrer la configuration

Comprendre l’impact sur la facture

Selon la configuration choisie :

• le dépôt attendu peut apparaître comme un paiement
• ou comme un dépôt appliqué

Cela permet d’adapter la présentation de la facture en fonction des pratiques de l’établissement.

Fonctionnement

Une fois configuré :

• les dépôts attendus sont intégrés dans le processus de facturation
• ils permettent de refléter les paiements réalisés via des OTA
• les montants sont visibles et traçables dans les folios