Ulyses Suite permet de créer un dépôt (paiement anticipé) et d’envoyer une demande de paiement au client via un assistant guidé, à condition de disposer d’une passerelle de paiement intégrée.
Cette fonctionnalité permet :
- de sécuriser les réservations avec un paiement anticipé
- d’automatiser les demandes de paiement
- de proposer plusieurs modes de règlement au client
Objectif
Cette fonctionnalité permet de :
- créer un dépôt associé à une réservation ou autre entité
- envoyer une demande de paiement par email ou SMS
- encaisser immédiatement ou ultérieurement le dépôt
Créer un dépôt
Chemin d’accès
Menu supérieur > Facturation > Dépôts > Nouveau dépôt
ou
Réservation / Groupe / Client / Entreprise > Onglet Dépôts
Étapes
- Accéder à l’assistant de création de dépôt
- Sélectionner la cible du dépôt (réservation, groupe, client, entreprise)
Renseigner les informations du dépôt
Étapes
- Indiquer :
- Date de consommation
- Type de dépôt
- Montant
- Informations de facturation
- Valider les données
Confirmer les données de facturation
Étapes
- Vérifier les informations de facturation
- Contrôler les données liées à la réservation
- Valider
Demander le paiement ou encaisser immédiatement
Étapes
- Choisir entre :
- Demander le paiement
- Payer le dépôt maintenant
Demander le paiement du dépôt
Étapes
- Définir :
- Date d’expiration (date limite de paiement)
- Contact (client, entreprise, etc.)
- Email / Téléphone
- Raison (message personnalisé)
- Envoyer la demande
⚠️ Attention
La date d’expiration doit être cohérente avec vos conditions (annulation, pénalités, etc.).
Payer le dépôt immédiatement
Étapes
- Sélectionner un mode de paiement :
- passerelle de paiement
- paiement manuel
- autres options disponibles
- Valider le paiement
Fonctionnement
Une fois le dépôt créé :
- il est associé à la réservation ou à l’entité choisie
- une demande de paiement peut être envoyée au client
- le paiement peut être suivi jusqu’à encaissement
Bon à savoir 💡
- Le dépôt peut être utilisé pour sécuriser une réservation
- La demande de paiement est personnalisable
- Le suivi se fait directement dans Ulyses Suite
Cas d’usage 🧭
Un établissement souhaite sécuriser une réservation avec un acompte.
→ Il crée un dépôt
→ Il envoie une demande de paiement au client
→ Le client règle en ligne avant son arrivée
Astuce ✨
Personnaliser le message et définir une date d’expiration claire permet d’augmenter le taux de paiement des dépôts