Lorsqu’une réservation est annulée ou qu’un frais est crédité dans un folio, Ulyses Suite demande de sélectionner un motif pour justifier l’action.
Afin d’éviter une saisie manuelle libre par les équipes de réception ou de back-office, Ulyses Suite propose une liste de motifs prédéfinis.
Ces motifs peuvent être personnalisés selon les besoins de l’établissement.
Principe de fonctionnement
Les motifs permettent :
de standardiser les raisons d’annulation
de structurer les statistiques
d’améliorer le reporting
de garantir une cohérence dans les justifications comptables
Deux types de motifs sont disponibles :
Motifs d’annulation de réservation
Motifs d’avoir
Configurer les motifs d’annulation
Pour gérer les motifs d’annulation :
Configuration de la chaîne > Réservation > Motifs d’annulation
Depuis cet écran, il est possible de :
ajouter un nouveau motif
modifier un motif existant
supprimer un motif
désactiver un motif
Ces motifs seront proposés automatiquement lors de l’annulation d’une réservation.
Configurer les motifs d’avoir
Pour gérer les motifs d’avoir :
Configuration de la chaîne > Facturation > Motifs d’annulation de la facture
Le fonctionnement est identique à celui des motifs d’annulation.
Ces motifs sont proposés lors :
de la création d’un avoir
du crédit d’un poste dans un folio
Application lors de l’annulation d’une réservation
Lorsqu’un utilisateur annule une réservation :
une fenêtre de sélection du motif d’annulation s’affiche
l’utilisateur doit choisir un motif dans la liste configurée
Cette sélection est ensuite enregistrée et utilisée dans les rapports.
Bon à savoir 💡
Les motifs sont configurés au niveau de la chaîne
Ils sont proposés automatiquement lors des annulations ou avoirs
La désactivation est préférable à la suppression si le motif a déjà été utilisé
Les motifs impactent les rapports et statistiques
Cas d’usage 🧭
Analyse des annulations
Identifier les causes principales d’annulation.
Contrôle financier
Justifier les avoirs émis dans les folios.
Standardisation interne
Éviter les saisies libres et incohérentes par les équipes.
Astuce ✨
Créez des motifs suffisamment précis pour l’analyse, mais pas trop nombreux afin de conserver des statistiques lisibles et exploitables.