El Rack es una categoría de Ulyses HSK que nos muestra en tiempo real el estado de todos los espacios del hotel. El Rack nos permite de una forma muy sencilla conocer la siguiente información:
- El estado del espacio: SI se encuentra limpio o sucio.
- La situación del espacio: si está libre, ocupado, bloqueado...etc.
- Si para el día actual existen entradas o salidas programadas y su ocupación correspondiente.
- Los modos de habitación y los montajes de un espacio.
Podemos elegir entre diferentes modos de visualización, como simple, normal o extendida.
Además, podemos seleccionar si queremos verlo en forma vertical u horizontal, y podemos escoger si queremos que se vea como un plano del hotel o como una tabla, como se muestra en la imagen.
También podemos agrupar los espacios por plantas, zonas de limpieza o por tipo de espacio.
También tenemos diferentes filtros disponibles en el Rack para facilitar la búsqueda de información. Podemos filtrar por estado, situación, tipo de habitación, subtipo de habitación y características de la habitación. Esto nos ayudará a encontrar la información que necesitamos de manera más rápida y sencilla.
Desde el Rack podremos realizar las siguientes operaciones
- Cambiar estado o bloquear espacios
- Asignar prioridad a un espacio
- Consultar la información de un espacio
- Consultar la reserva asociada a un espacio
- Añadir artículos
- Consultar las incidencias de un espacio
- Consultar el bloqueo de un espacio
- Resumen de la situación actual
Cambiar estado o bloquear espacios
Cambio de estado / bloqueo de un espacio
Si queremos cambiar el estado de un espacio en el Rack, podemos seguir estos pasos:
- Seleccionamos el espacio que deseamos modificar.
- Se abrirá una ventana en la parte derecha de la pantalla con todos los detalles del espacio.
- Abrimos las opciones del espacio.
- Se desplegará un menú donde podemos cambiar el estado del espacio o bloquearlo si es necesario.
Los estados serán:
- Limpio: aparecerá de color verde.
- Sucio: aparecerá de color rojo.
- A revisar: aparecerá de color azul.
Además, hay 3 tipos de bloqueos disponibles:
- Fuera de orden: bloquea el espacio y no está disponible para la venta. También desaparece del Rack de espacios.
- Fuera de servicio: este es el bloqueo habitual, y se utiliza para indicar que un espacio no está disponible temporalmente, pero volverá a estarlo en el futuro.
- En espera: este tipo de bloqueo no resta disponibilidad y se utiliza para situaciones como una bombilla fundida. El espacio sigue estando disponible, pero se está esperando una reparación o mantenimiento.
Los bloqueos aparecerán de color naranja.
Cambio de estado / bloqueo masivo
Si lo que queremos es cambiar más de un espacio de forma simultánea lo haremos desde el mismo Rack de espacios.
Para ello, seguimos estos pasos:
Ulyses HSK > Rack de espacios
- Seleccionamos el botón de actualización masiva en el Rack.
- Elegimos el estado al que queremos pasar los espacios o el tipo de bloqueo que deseamos aplicar.
- Seleccionamos todos los espacios a los que queremos aplicar la acción.
- Hacemos clic en el botón de guardar.
De esta forma, podremos cambiar el estado de varios espacios al mismo tiempo sin tener que modificarlos uno por uno.
Cuando bloqueamos uno o varios espacios, solo necesitamos indicar el tipo de bloqueo y las fechas entre las que estará activo el bloqueo. Después de bloquear el espacio, este cambiará a un color naranja.
Asignar prioridad a un espacio
Si queremos asignar una prioridad específica a un espacio en el Rack, podemos seguir estos pasos:
- Seleccionamos el espacio que deseamos modificar.
- Se abrirá una ventana en la parte derecha de la pantalla con todos los detalles del espacio.
- Abrimos las opciones del espacio.
- Asignamos la prioridad que le deseemos dar al espacio.
Tendremos estas 5 categorías de prioridad, ordenadas de mayor a menor:
-Muy alta
-Alta
-Media
-Baja
-Muy baja
Consultar la información de un espacio
Para consultar la información de un espacio en particular, simplemente debemos hacer clic en él, y se abrirá una ventana a la derecha de la pantalla que nos proporcionará información sobre:
- La posibilidad de cambiar su estado.
- El número de piso en el que se encuentra.
- Si el espacio está ocupado o no.
- Si se requiere la instalación de cunas o camas adicionales (modos de habitación y montajes).
- Las características del espacio.
- Desde el panel podremos acceder directamente a la configuración del espacio (Ir a espacios)
Consulta de la reserva asociada a un espacio
En la parte superior de la información sobre un espacio, encontraremos una barra de opciones que nos permitirá acceder fácilmente a información importante relacionada con el espacio. Si el espacio está ocupado, podremos ver la reserva correspondiente, así como los folios, facturas y despertadores que estén asignados a ese espacio. Estos elementos se presentarán como información de rápida visualización o como accesos directos a otras áreas y categorías del PMS.
Añadir artículos
En la información del espacio, si el espacio está ocupado, también podremos agregar artículos adicionales como un minibar o un cargo de lavandería. Esto se puede hacer seleccionando la opción "Añadir artículos" y eligiendo el artículo a agregar de la lista desplegable. Una vez seleccionado, se puede indicar la cantidad de artículos a agregar. Esta información se agregará a la cuenta de la habitación del huésped para su posterior facturación.
Consulta de las incidencias de un espacio
Aquí podremos ver si algún agente de mantenimiento ha reportado algún problema o incidencia en el espacio. Además, desde esta misma pantalla tendremos la posibilidad de crear una nueva incidencia si así lo deseamos.
Para ello, simplemente debemos seleccionar la opción "Nueva incidencia" y completar los datos del formulario que se abrirá a continuación.
Consulta de bloqueo de espacio
Si el espacio seleccionado está bloqueado, podremos acceder a la información relacionada con este bloqueo. Se mostrará información acerca del bloqueo, como la fecha de inicio y finalización del mismo, así como los comentarios asociados al bloqueo.
Resumen de la situación actual
En la parte inferior del Rack, podremos encontrar un resumen de la situación de los espacios de la propiedad en tiempo real. Aquí podremos ver el número de espacios limpios, sucios, a revisar, ocupados y vacíos de forma clara y sencilla.