Las agencias empresas son todas aquellas entidades que ayudan a los hoteleros a tener más reservas bajo unas condiciones concretas. Las agencias se crean a nivel de cadena y son accesibles por todas las propiedades de la cadena
En la ficha de una empresa podemos encontrar la siguiente información
- Overview
- Información de contacto (Contact)
- Direcciones (Address)
- Información de facturación (Billing information)
- Empresas relacionadas (Related companies)
- Comentarios (Remarks)
- Campos personalizados (Custom fields)
- Comisiones negociadas
- Histórico de reservas
- Histórico de facturas emitidas
- Depósitos realizados
- Cuenta de crédito asociada
- Contactos de una empresa
- Clientes de una empresa
Además, desde la ficha de una empresa podremos realizar las siguientes operativas
- Eliminar agencia o empresa (Delete)
- Crear un depósito
- Crear comisión
- Merge de la empresa
- Gestión de tags
Overview (Detalle)
El detalle de la compañía gestiona la siguiente información:
- Name: Indica el nombre de la compañía
- TaxID: Indica el identificador fiscal de la compañía
- IATA: Este valor sólo aparece en si se trata de una agencia y se corresponde con el identificador de la agencia
- Payment type: Indica la forma de pago que tendrán las reservas en las que la compañía aparezca como facturador (Bill to)
- Source: Indica la fuente por defecto que tiene esta compañía
- Segment: Indica el segmento por defecto que tiene esta compañía
- Grupo empresa (Profile group): Indica el grupo al que pertenece la empresa
- Language: Idioma por defecto de la empresa
Información de contacto
En esta sección añadiremos los emails y teléfonos de interés de la empresa
Direcciones
En esta sección podremos añadir la dirección (o direcciones) de contacto de la empresa. Como norma general no incluiremos las direcciones de sus sucursales ya que para ello existe una sección más adelante.
Información de facturación
En el caso que la dirección de facturación difiera de la dirección por defecto configurada, se puede indicar en esta sección. De este modo, al emitir una factura a la empresa/agencia, se tomarán como referencia los indicados en este apartado.
Adicionalmente, en esta sección se pueden configurar tres opciones:
- Denegar facturación: Si se activa este parámetro, no se permitirá emitir facturas cuando el titular de la misma sea esta empresa/agencia.
- Convertir depósito: Al activar este parámetro, los depósitos emitidos a esta empresa/agencia y asociados a una estancia, se devolverán y convertirán en un pago en el folio de forma automática en el proceso de checkin.
- Tipos de productos permitidos: En esta sección se pueden indicar los tipos de producto que esta empresa/agencia puede facturar. Por ejemplo, para que sólo pueda facturar depósitos pero no alojamiento y/o servicios.
Empresas relacionadas
Desde esta sección podremos:
- Seleccionar una compañía padre: En ese caso simplemente seleccionaremos la compañía padre
- O seleccionar añadir sucursales sobre la compañía
NOTA
- Una compañía que sea hija de otra, no puede tener más hijas a su vez.
- Las tarifas, ofertas o promociones negociadas a una compañía, si esta tiene hijas, se extenderá a toda sus hijas. Para eliminarla, tendremos que excluirla de la
Comentarios
Desde esta sección podremos introducir comentarios de la empresa que posteriormente podrán ser visualizados en las reservas en las que la empresa aparezca como intermediario.
Campos personalizados
Desde esta sección podremos añadir campos personalizados con información concreta para la empresa
Comisiones negociadas
Muestra el listado de comisiones aplicables a la agencia/empresa para el hotel seleccionado
Histórico de reservas
Muestra el listado de reservas en las que ha intervenido de alguna forma la agencia/empresa para el hotel seleccionado.
Histórico de facturas
Muestra el histórico de facturas emitidas a la agencia/empresa y podemos acceder a cada una de ellas
Depósitos asociados
Muestra un listado de depósitos vinculados a la agencia/empresa y su estado correspondiente
Crédito de empresa
Desde aquí indicaremos si una empresa dispone de crédito o no, tal y como ya explicamos en el siguiente artículo.
Eliminar agencia o empresa
Si deseamos eliminar una agencia/empresa nos dirigimos a Options y seleccionamos Delete. Aquellas empresas con reservas asignadas no podrán eliminarse y saltará un error al intentarlo.
Crear depósito
Al crear un depósito desde Crear depósito lo asignará directamente a la agencia/empresa en la que estamos situados. Para obtener más información acerca de depósitos os recomendamos seguir el siguiente artículo
Crear comisión
Desde el menú Options en el menú podremos crear una comisión para esta empresa.
Fusionar empresa (Merge company)
Ulyses Cloud es capaz de evaluar posibles duplicidades de la empresa que estamos utilizando. En el ejemplo de más abajo vemos la secuencia de pantallas que evalúa posibles duplicidades de la empresa Riffpedie en todas nuestras propiedades. En este proceso tiene en cuenta diversas variables dentro de la ficha como:
- Nombre de agencia/empresa
- Tax ID
Tras realizar el proceso de evaluación Ulyses Cloud dará una sugerencia. Si la sugerencia no encuentra ningún posible duplicado pero se tiene la seguridad de que existe alguna duplicidad os recomendamos utilizar la búsqueda manual.
Una vez seleccionada(s) las diferentes opciones Ulyses Cloud sumará los datos de las posibles duplicidades a la ficha principal (target) y eliminará las otras.
Gestión de etiquetas (tags)
Podremos añadir tantas etiquetas como deseemos a una agencia o empresa. De esta forma podremos realizar una clasificación personalizada de las mismas para después poder realizar una búsqueda de las mismas.
Contactos de interés
Los contactos de interés son la relación existente entre los Contactos y las Compañías. En una compañía pueden existir N contactos de interés.
Podremos crear contactos de interés a las empresas fácilmente a través de la pestaña Contactos
O bien simplemente a través de la selección de la compañía en la ficha de contacto.
A partir de ahí, ya podemos consultar los contactos de la compañía
Clientes de una empresa
Para añadir clientes a una empresa podemos hacerlo de forma manual dirigiéndonos a la pestaña Customer en la ficha de una empresa o de forma automática a través de las empresas que intervienen en una reserva.
Así pues, si una reserva de una habitación y duración 4 noches para los clientes John Doe y Marga Doe tuviese una estructura parecida a la siguiente:
- Booker: Booking.com
- Bill to: Esta reserva se factura a 2 empresas. Las tres primeras noches se facturan a la empresa Vodafone Spain y la última John Doe como particular
- Central: Vodafone Central para las 3 primeras noches
- Company: No se selecciona ninguna de ellas
Si posteriormente accedemos a las fichas de empresa de Booking.com, Vodafone Spain, Vodafone Central y John Doe veremos que todas ellas han añadido a John y Marga Doe como clientes tras haber realizado checkout.