Gestión de depósitos

Los depósitos son un recurso indispensable en cualquier software gestión hotelera. Los depósitos no son más que la colección de pagos que hayan realizado nuestros clientes por adelantado y que se imputarán posteriormente a una reserva o a un evento (por ejemplo una boda o un evento de empresa). La única diferencia entre estos dos tipos de depósitos es que mientras que en una reserva el depósito se imputa en un folio de forma automática en el check-in, en el segundo habrá que imputarlo en un folio de forma manual.

A continuación explicaremos los procesos más relevantes a la hora de trabajar con depósitos

• Configuración de productos depósito
• Gestionar un depósito
• Estados de los depósitos
• Consumo de un depósito
• Revertir o eliminar un depósito de un folio 
• Atribuir depósito a una reserva, empresa o cliente particular

Configurar depósitos

Como hemos explicado al principio, un depósito es un pago que hemos recibido por adelantado en concepto de una reserva o un evento. Dado que es posible que queramos suministrar una factura o un recibo en concepto del pago que hemos recibido tendremos que poder vincular un impuesto a nuestros depósitos. Así pues, a nivel local tendremos impuestos diferentes dependiendo si la factura corresponde a alojamientos o servicios. 

Si queremos configurar nuestros depósitos, tan sólo tendremos que dirigirnos al menú de propiedad y filtrar los productos de tipo Depósito, como a continuación 

Posteriormente vincularemos el Tax correspondiente al Depósito.

 

Gestión de los depósitos

Los depósitos pueden crearse desde diferentes puntos en el software gestión hotelera Ulyses Cloud, desde la propia gestión de depósitos o desde la ficha de empresa/particular o la reserva. La única diferencia que exists entre crearla desde un lado u otro consiste en ahorrarnos un paso en el proceso de creación. Si el depósito es de una reserva cómo norma general lo crearemos desde la reserva, si es de un pasante lo crearemos desde la gestión de depósitos.

Luego, siempre que creemos un depósito además de indicar la reserva/empresa/particular que podrá consumirlo nos pedirán la siguiente información:

Variable	Descripción
Name	identificador que nos permitirá buscar el depósito posteriormente
Consumption date	Fecha en la que se supone que se consumirá el depósito. En caso de tratarse de un depósito de un pasante, esta fecha se corresponderá con la fecha del evento mientras que en el caso de una reserva la fecha de consumo será la fecha de check-in
Deposit	Tipo de depósito que hemos creado anteriormente
Amount	Cantidad del depósito
Paid deposit	Si seleccionamos que el depósito se ha pagado tendremos que indicar en qué forma de pago se ha realizado y las cantidades correspondientes. Es decir, podemos haber recibido un depósito a concepto del evento "John Doe's wedding" por valor de 1.000€ que se han pagado en Cheque y en Visa por valores de 500€ y 500€ respectivamente. Si por el contrario indicamos que no se ha pagado, tendremos que indicar una fecha de caducidad. La fecha de caducidad indica la fecha máxima en la que podemos re

Dependiendo si hemos recibido el pago o no el depósito estará en el estado "Pending payment" o "Pending to apply" respectivamente. En caso de haberse realizado la devolución del depósito entonces lo marcaremos como "Refunded"

Hasta que no esté pagado (o cobrado, según se mire) no podremos imputarlo en ningún folio.

Una vez pagado podremos utilizarlo de forma total o de forma parcial en los folios, lo cuál generará el cargo correspondiente. En el siguiente ejemplo vemos como parte del depósito anterior ha sido aplicado en 2 folios diferentes. Como resultado de ello se han consumido 200€ de los 348€ que tenía el depósito originalmente.

Consumo de depósitos

Una vez creado y pagado el depósito podremos empezar a consumir el depósito. Cuando decimos que consumimos un depósito tan sólo estamos añadiéndolo a un folio como si efectuáramos un pago. 

Para consumir un depósito tan solo tendremos que seguir estos dos métodos

Opción 1: Add deposit en folio

Si la cabecera de un folio tiene asignada una empresa o particular que tiene depósitos pendientes de aplicar (Pending to apply) el botón Add deposit aparecerá en el folio como a continuación

Opción 2: Add depósit

Si por el contrario la cabecera del folio está asignada a una empresa o particular sin depósitos pendientes de aplicar sólo podremos forzar la aplicación de un depósito a través de More como a continuación

A partir de ahí, buscaremos por el nombre del depósito correspondiente y seleccionaremos el importe correspondiente. El sistema gestión hotelera Ulyses Cloud nos recomienda el importe que deberíamos cargar aunque tenemos todas opciones

• Amount recommended: Se corresponde con el total pendiente del folio
• All amount: Se corresponde con el total pendiente de aplicar del depósito
• Custom amount: Se corresponde con la cantidad que introduzcamos

Revertir depósito de un folio

Si por error hemos aplicado un depósito a un folio que no debíamos y deseamos revertir la operación dentro del mismo día de aplicación utilizaremos la acción (Revert deposit). Esta operación no realiza un abono/devolución del depósito sino que simplemente desvincula el depósito del folio al que lo hemos añadido.

A continuación podemos ver como el siguiente depósito se elimina del folio

Tras revertir

Atribuir depósito a reserva, empresa o cliente particular

Para mover un depósito existente a una reserva (individual o de grupo, a una empresa o a un cliente particular), tendremos que acceder al detalle del depósito y:

• Detalle de depósito > Opciones > Mover

• Posteriormente indicaremos donde deseamos moverla (Reserva, Grupo, Empresa, Particular)

• Finalmente seleccionaremos dónde deseamos moverlo