L'une des fonctionnalités phares d'Ulyses KSK est qu'elle offre aux clients la possibilité de signer électroniquement les documents du rapport de voyageurs et du rapport de bienvenue directement sur la tablette. Il est important de souligner que le processus de signature électronique est une manière simple et sécurisée de garantir la validité et l'intégrité des documents.
Pour pouvoir utiliser cette fonction, il est nécessaire d'activer ces options dans la section de configuration de l'application Ulyses KSK.
Il est également essentiel d'activer les permissions de notifications sur la tablette pour le bon fonctionnement de l'outil.
Une fois que nous aurons terminé le check-in dans le PMS, l'option 'SIGNATURE' apparaîtra pour envoyer les documents nécessitant une signature à la tablette.
Le processus de signature s'ouvrira automatiquement sur la tablette et commencera par le rapport de voyageurs.
Ce document affichera les données du client à gauche et un espace blanc pour la signature à droite. De plus, en bas, trois options sont présentées au client : deux pour accepter le traitement de ses données personnelles par l'établissement et une autre pour recevoir une copie du document par courrier électronique, dans laquelle il devra saisir son adresse e-mail. Le système attribuera par défaut l'adresse e-mail que nous avons enregistrée dans le système, si elle existe.
Les informations concernant le traitement des données du client seront automatiquement mises à jour dans le PMS, dans la fiche client.
Ensuite apparaîtra le rapport de bienvenue de l'établissement, qui peut également être renvoyé à l'adresse e-mail du client.
Une fois les documents signés, ils seront affichés au format PDF dans la section des documents du PMS. De là, ils pourront être téléchargés et sauvegardés pour une consultation ultérieure.