Plan hébergement
Le Plan hébergement est une vue d’Ulyses Suite qui permet de visualiser en temps réel l’état et l’occupation de l’ensemble des hébergements de l’établissement.
Il offre une lecture rapide et synthétique des informations suivantes :
L’état de l’hébergement : propre, sale ou à vérifier.
La situation de l’hébergement : libre, occupé, bloqué, etc.
Les entrées et sorties prévues pour la journée en cours et leur impact sur l’occupation.
Les modes d’hébergement et les montages associés à chaque hébergement.
Modes d’affichage du Plan hébergement
Le Plan hébergement propose plusieurs options d’affichage afin de s’adapter aux besoins des équipes :
Modes d’affichage : simple, normal ou étendu
Orientation : verticale ou horizontale
Type de vue :
Plan de l’établissement
Vue tableau
Ces options permettent d’adapter la visualisation selon l’organisation et les usages opérationnels.
Regroupement et filtres
Regroupement des hébergements
Les hébergements peuvent être regroupés selon différents critères :
par secteur
par zones de nettoyage
par type d’hébergement
Filtres disponibles
Plusieurs filtres sont disponibles pour faciliter la recherche d’informations :
état de l’hébergement
situation
type d’hébergement
sous-type d’hébergement
caractéristiques de l’hébergement
Ces filtres permettent d’accéder plus rapidement aux informations recherchées.
Actions disponibles depuis le Plan hébergement
Depuis le Plan hébergement, il est possible de réaliser les actions suivantes :
Modifier l’état d’un hébergement ou le bloquer
Attribuer une priorité à un hébergement
Consulter les informations d’un hébergement
Accéder à la réservation associée
Ajouter des articles
Consulter les incidents d’un hébergement
Consulter les blocages
Visualiser un résumé de la situation actuelle
Modifier l’état ou bloquer un hébergement
Changement d’état ou blocage d’un hébergement
Pour modifier l’état ou bloquer un hébergement :
Sélectionnez l’hébergement concerné dans le Plan hébergement.
Un panneau de détails s’ouvre sur la droite de l’écran.
Ouvrez les options de l’hébergement.
Sélectionnez le nouvel état ou appliquez un blocage si nécessaire.
États disponibles
Propre : affiché en vert
Sale : affiché en rouge
À vérifier : affiché en bleu
Types de blocages
Trois types de blocages sont disponibles :
Hors service
L’hébergement est bloqué et indisponible à la vente. Il n’apparaît plus dans le Plan hébergement.Hors exploitation
Blocage temporaire indiquant qu’un hébergement n’est pas disponible pour une période donnée.En attente
Blocage informatif n’impactant pas la disponibilité (ex. maintenance mineure en attente).
Les hébergements bloqués apparaissent en orange.
Changement d’état ou blocage en masse
Il est possible de modifier l’état ou de bloquer plusieurs hébergements simultanément depuis le Plan hébergement.
Accédez à Ulyses HSK > Plan hébergement.
Cliquez sur l’option de mise à jour en masse.
Sélectionnez l’état ou le type de blocage à appliquer.
Sélectionnez les hébergements concernés.
Cliquez sur Enregistrer.
Cette fonctionnalité permet de gagner du temps en évitant les modifications individuelles.
Lors de l’application d’un blocage, il suffit de préciser le type de blocage ainsi que les dates de début et de fin. Les hébergements concernés apparaîtront alors en orange.
Attribuer une priorité à un hébergement
Pour définir une priorité spécifique :
Sélectionnez l’hébergement concerné.
Ouvrez le panneau de détails à droite.
Accédez aux options de l’hébergement.
Sélectionnez le niveau de priorité souhaité.
Les niveaux de priorité disponibles, du plus élevé au plus faible, sont :
Très haute
Haute
Moyenne
Basse
Très basse
Consulter les informations d’un hébergement
En cliquant sur un hébergement, un panneau latéral s’ouvre et affiche notamment :
la possibilité de modifier son état,
le secteur auquel il appartient,
son statut d’occupation,
les besoins spécifiques liés aux modes d’hébergement et montages (lit bébé, lit supplémentaire, etc.),
les caractéristiques de l’hébergement.
Depuis ce panneau, il est également possible d’accéder directement à la configuration de l’hébergement.
Consulter la réservation associée
Lorsque l’hébergement est occupé, une barre d’options permet d’accéder rapidement à :
la réservation associée,
les folios,
les factures,
les réveils liés à l’hébergement.
Ces éléments sont accessibles sous forme d’informations synthétiques ou de liens directs vers d’autres sections du PMS.
Ajouter des articles
Depuis le panneau d’informations d’un hébergement occupé, il est possible d’ajouter des articles (par exemple minibar ou frais de blanchisserie) :
Sélectionnez l’option Ajouter des articles.
Choisissez l’article dans la liste.
Indiquez la quantité souhaitée.
Les articles ajoutés seront intégrés à la note de l’hébergement pour une facturation ultérieure.
Consulter les incidents d’un hébergement
Cette section permet de consulter les incidents signalés par les équipes de maintenance.
Il est également possible de créer un nouvel incident en sélectionnant l’option Nouvel incident et en complétant le formulaire associé.
Consulter les blocages d’un hébergement
Lorsqu’un hébergement est bloqué, les informations suivantes sont accessibles :
dates de début et de fin du blocage,
commentaires associés.
Résumé de la situation actuelle
En bas du Plan hébergement, un résumé en temps réel présente la situation globale des hébergements de l’établissement, notamment :
hébergements propres,
sales,
à vérifier,
occupés,
libres.
Ce résumé offre une vision claire et instantanée de l’état opérationnel de l’établissement.
Bon à savoir 💡
Le Plan hébergement se met à jour en temps réel et constitue l’outil de référence pour le suivi opérationnel des hébergements.
Les codes couleur (vert, rouge, bleu, orange) permettent d’identifier rapidement l’état et la situation des hébergements.
Les blocages “En attente” n’impactent pas la disponibilité et sont principalement utilisés à titre informatif.
La mise à jour en masse est recommandée pour les opérations répétitives, notamment en fin de journée ou après un passage des équipes de nettoyage.
L’attribution de priorités facilite l’organisation du travail des équipes housekeeping.
Le résumé situé en bas du Plan hébergement offre une vue globale immédiate de l’état de l’établissement.