Dans Ulyses Suite, le check-in permet de confirmer l’arrivée d’un client et d’attribuer la réservation à un hébergement physique.
Le processus accompagne l’utilisateur depuis la vérification des informations du séjour jusqu’à l’attribution de l’hébergement et, si nécessaire, l’enregistrement d’une garantie.
Le check-in peut être lancé depuis plusieurs emplacements dans Ulyses Suite.
Certaines des étapes faisant partie du check-in sont configurables et peuvent être affichées ou masquées selon les besoins de chaque établissement ; vous pouvez voir comment faire cela dans l'article Configuration Visuelle dans la section Enregistrement.
Si toutes les étapes sont configurées, le check-in se compose des étapes suivantes :
- ÉTAPE 1 - Résumé de l'hébergement
- ÉTAPE 2 - Identification du client
- ÉTAPE 3 - Véhicules (Optionnel)
- ÉTAPE 4 - Services (Optionnel)
- ÉTAPE 5 - Attribution de l'hébergement
- ÉTAPE 6 - Garanties de réservation (Optionnel)
Le check-in peut être initié depuis différents points dans l'application, spécifiquement :
- Enregistrement depuis le tableau de bord
- Enregistrement depuis la planification des réservations
- Enregistrement depuis le dossier de réservation
De même, nous pouvons annuler le check-in pour les réservations qui ont été complétées par erreur.
ÉTAPE 1 - Détails de l'hébergement
Cette première étape affiche un résumé de l'hébergement à enregistrer, organisé en plusieurs sections :
- Détails de l'hébergement : principales données du séjour (dates, produit, occupation, tarif, etc.).
- Clients : liste des clients associés au séjour.
- Services et Véhicules : résumé des services et véhicules ajoutés au séjour.
- Préférences : préférences enregistrées pour le séjour.
- Un résumé financier avec montants de l'hébergement, services, pension, taxes (si le paramètre pour inclure les taxes dans le solde est actif dans les préférences de l'établissement), total du séjour, total payé, et solde.
Depuis cette étape, il est également possible d'accéder directement au dossier du séjour ou à sa facturation.
ÉTAPE 2 - Identification du client
À cette étape, Ulyses Suite affiche le formulaire des données du client. Il est possible de déterminer quels champs sont obligatoires depuis les préférences de l'établissement. De plus, en fonction des données reçues, Ulyses Suite calculera automatiquement les correspondances possibles.
À ce stade, nous pouvons lier notre client à un client déjà enregistré précédemment. Le lien établi et l'historique du client seront affichés en résultat.
Pour les autres clients du séjour, il est possible de copier l'adresse déjà saisie pour le premier client en utilisant l'option Utiliser la même adresse que [nom du client], évitant ainsi une saisie manuelle lorsque tous résident au même endroit.
ÉTAPE 2.1 - Validation de l'âge du client
Si l'âge du client est en dehors de la limite configurée pour son occupation, une alerte apparaîtra sous la forme d'un point d'exclamation pour cette occupation. L'alerte est uniquement informative et ne bloquera pas l'enregistrement du client.
ÉTAPE 3 - Véhicules (Optionnel)
C'est l'étape suivante si elle est activée, bien qu'elle puisse ne pas apparaître dans le check-in car elle n'est pas activée par défaut.
À cette étape (si affichée), tous les véhicules déjà associés à la réservation sont affichés dans des onglets, si la réservation en possède. Depuis ici, il est possible d'ajouter de nouveaux véhicules en utilisant le bouton Ajouter un véhicule, ainsi que de modifier ou supprimer les données des véhicules existants.
ÉTAPE 4 - Services (Optionnel)
Comme l'étape précédente, cette étape n'est pas activée par défaut et peut ne pas apparaître dans le check-in selon la configuration de la chaîne.
Cette étape affiche les services déjà associés au séjour, le cas échéant. Depuis ici, il est également possible d'ajouter de nouveaux services, ainsi que de modifier ou supprimer ceux existants.
De plus, il existe un onglet supplémentaire pour les forfaits de services, qui fonctionne de la même manière que l'onglet des services mais permet de les ajouter sous forme de forfaits.
ÉTAPE 5 - Attribution de l'hébergement
À cette étape, nous sélectionnons l'hébergement libre où nous souhaitons attribuer l'arrivée. Ulyses Suite permet de filtrer les hébergements selon les besoins.
À cette étape, nous pouvons aussi connaître
- Dans quelles hébergements l'un des clients a déjà séjourné auparavant
- La somme des préférences d'hébergement et de santé de l'un des clients
- Modifier le statut de l'hébergement
- Si elle est libre ou occupée
ÉTAPE 6 - Garanties de réservation (Optionnel)
Avant de compléter le check-in, cette étape permet de gérer la garantie du client, divisée en trois sections :
- Garanties : permet de voir s'il existe déjà une garantie sous forme de carte de crédit ou d'en ajouter une nouvelle en utilisant le bouton Ajouter une garantie si aucune des garanties existantes ne correspond.
- Dépôts : affiche les dépôts disponibles pour la réservation ou le séjour, permettant la création d'un nouveau dépôt ou l'ajout d'un dépôt rapide associé au séjour.
- Autorisations : affiche les autorisations actuellement actives pour la réservation ou le séjour, permettant la création d'une nouvelle autorisation pour le séjour.
Une fois terminé, Ulyses Suite nous informe si l'enregistrement a réussi et, le cas échéant, permet d'imprimer le formulaire d'enregistrement, d'accéder au compte de l'hébergement, ainsi que plusieurs actions supplémentaires.
Enregistrement depuis le tableau de bord
Pour démarrer le check-in depuis le tableau de bord, il suffit d'avoir activé le widget Réservations quotidiennes, comme montré ci-dessous :
Enregistrement depuis la planification des réservations
Pour cela :
- Allez dans Réception>Planification des réservations
- Cliquez sur l'option
sur les séjours avec arrivées ce jour en attente d'enregistrement
- Cliquez sur l'option Enregistrer
Enregistrement depuis la réservation elle-même
Pour cela, accédez à n'importe quel séjour avec une arrivée en attente ce jour-là et cliquez sur l'option d'enregistrement :
Annuler le check-in
Si vous souhaitez annuler par erreur le check-in d'un hébergement, vous pouvez le faire depuis le dossier de réservation le même jour où l'enregistrement a été effectué. Vous pouvez le faire via :
- Dossier de réservation>Sélectionner le séjour>Options>Annuler l'enregistrement
Ou depuis la planification des réservations comme suit :
- Réception>Planification des réservations
- Cliquez sur
- Sélectionnez Annuler l'enregistrement