Ulyses Suite permet d’ajouter facilement des suivis à une réservation afin d’assurer le suivi des actions à réaliser, qu’elles soient opérationnelles ou organisationnelles.
Les suivis peuvent être ajoutés manuellement, à partir d’un modèle prédéfini ou sans modèle, et peuvent concerner un séjour précis ou l’ensemble de la réservation.
Ajouter un suivi depuis une réservation
Pour ajouter un suivi à une réservation :
accédez au détail de la réservation
ouvrez l’onglet Trace
cliquez sur Nouveau trace
Paramétrer le suivi
Lors de la création du suivi, plusieurs options sont proposées.
Périmètre du suivi
Vous pouvez choisir si le suivi doit être appliqué :
uniquement au séjour actuel
ou à l’ensemble de la réservation
Ce choix permet d’adapter le suivi selon le niveau de précision souhaité.
Utilisation d’un modèle de suivi
Ulyses Suite permet de créer un suivi :
à partir d’un modèle prédéfini
ou sans modèle, pour une création personnalisée
Si vous sélectionnez un modèle prédéfini :
la liste des modèles disponibles s’affiche
choisissez celui qui correspond à votre besoin
les champs du suivi sont automatiquement préremplis
Si vous sélectionnez Sans modèle :
vous devrez renseigner manuellement les champs du formulaire
le fonctionnement est identique à la création d’un modèle de suivi
Cette flexibilité permet de gérer aussi bien des actions standardisées que des besoins ponctuels.
Ajouter des suivis en masse
Ulyses Suite permet également d’ajouter des suivis en masse via la modification multiple des réservations.
Cette fonctionnalité permet :
d’appliquer un même suivi à plusieurs réservations
de gagner du temps lors de la gestion de volumes importants
de garantir une homogénéité des actions à réaliser
L’ajout en masse est particulièrement utile pour les arrivées groupées ou les actions répétitives.
Bon à savoir 💡
Un suivi peut concerner un séjour ou toute la réservation
Les modèles permettent de créer des suivis plus rapidement
Les suivis peuvent être ajoutés manuellement ou en masse
Les suivis facilitent le suivi des actions opérationnelles
Cas d’usage 🧭
Suivi opérationnel à l’arrivée
Ajout d’un suivi pour vérifier une action spécifique lors de l’arrivée du client.
Gestion des demandes clients
Création d’un suivi personnalisé sans modèle pour une demande ponctuelle.
Traitement en masse
Ajout d’un même suivi à plusieurs réservations avant une période d’activité intense.
Astuce ✨
Utilisez les modèles de trace pour les actions récurrentes, et le mode Sans modèle uniquement pour les besoins exceptionnels afin de conserver une organisation claire et cohérente.