Créer des modèles de trace

Ulyses Suite permet de configurer des modèles de trace afin de faciliter et standardiser la création d’avis et de notifications dans les réservations.
Ces modèles servent à structurer le trace des actions opérationnelles et à améliorer la coordination entre les équipes.

Créer un modèle de trace depuis la configuration de la chaîne

La création d’un modèle de trace au niveau de la chaîne permet de le rendre disponible pour plusieurs propriétés.

Chemin d’accès :

Configuration chaîne > Réservations > Modèles de trace

Cliquez sur Nouveau modèle pour lancer la création.

Paramètres du modèle de trace

Lors de la création du modèle, renseignez les champs suivants :

• Code
  Code interne permettant d’identifier le modèle

• Nom
  Description de l’action à réaliser
  Cette valeur apparaît dans les messages d’avis

• Heure
  Heure prévue pour la résolution de l’avis

• Description
  Informations complémentaires sur l’action à effectuer

• Rôle
  Rôle ou département responsable du traitement

• Priorité
  Niveau d’importance de la notification

Notification de trace

• Détermine à quel moment la notification est déclenchée :

• à l’enregistrement

• au départ

• à l’attribution de l’hébergement

Date de trace

• Définit sur quelle période la notification est affichée :

• à l’arrivée

• au départ

• pendant tout le séjour

• Il est également possible d’indiquer si le modèle doit être enregistré pour toutes les propriétés de la chaîne.

Attribution des modèles aux propriétés

• Une fois le modèle créé au niveau de la chaîne, il est possible de :

• filtrer par propriété

• attribuer les modèles de trace aux propriétés concernées

Cette étape permet d’adapter l’utilisation des modèles aux besoins spécifiques de chaque établissement.

Créer un modèle de trace depuis une propriété

Il est également possible de créer un modèle de trace directement depuis une propriété.

Le processus est similaire à celui de la création des modèles de tâches, avec une étape supplémentaire au démarrage.

Lors du clic sur Créer un nouveau modèle de trace, le système demande si vous souhaitez :

• créer un nouveau modèle propre à la propriété

• ou ajouter une valeur issue de la chaîne

Ce choix permet de conserver une cohérence globale tout en laissant de la flexibilité locale.

Bon à savoir 💡

• Les modèles de trace standardisent la création d’avis dans les réservations

• Un modèle peut être créé au niveau chaîne ou propriété

• Les modèles chaîne peuvent être attribués à plusieurs propriétés

• Les notifications peuvent être déclenchées selon différents événements

Cas d’usage 🧭

Suivi opérationnel
Création d’avis automatiques pour des actions récurrentes à l’arrivée ou au départ des clients.

Coordination des équipes
Attribution claire des responsabilités grâce aux rôles et priorités définis.

Gestion multi-établissements
Déploiement de modèles communs tout en conservant des ajustements par propriété.

Astuce ✨

Créez d’abord vos modèles de trace au niveau de la chaîne pour les processus communs, puis complétez-les par des modèles spécifiques au niveau de chaque propriété si nécessaire.