Les feuilles de tâches correspondent à la répartition de tous les hébergements de la propriété entre les différents agents d'étage.
Ulyses Suite permet la création manuelle de feuilles de tâches de manière manuelle ou automatique (assistée). La seule différence entre les deux modes de création est que c’est Ulyses HSK qui répartira équitablement les espaces entre les différentes feuilles de tâches.
Création automatique des feuilles de tâches
La création automatique des feuilles de tâches permet d’assigner tous les espaces de manière aléatoire et équitable à tous les agents en fonction des feuilles de tâches que nous souhaitons créer ou simplement en indiquant le nombre d’agents disponibles pour un jour donné.
Pour cela :
- Ulyses HSK > Feuilles de tâches > Générateur de feuilles pour le jour où nous souhaitons générer les tâches
- Ensuite, nous sélectionnerons le type de feuille de tâches que nous souhaitons utiliser, ce qui nous permettra de définir le nombre de feuilles qui seront générées.
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- Par utilisateurs : Créera autant de feuilles que d’agents d’étage indiqués.
- Par nombre de tâches : Créera autant de feuilles que de tâches de nettoyage indiquées.
- Par étage : Créera autant de feuilles de nettoyage que d’étages indiqués.
- Par zones de nettoyage : Créera autant de feuilles de nettoyage que de zones de nettoyage indiquées.
- Enfin, nous configurerons la tâche :
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- Code : Indique le code de la feuille de tâches.
- Nom : Indique le nom de la feuille de tâches.
- Date : Indique le jour où les tâches seront créées.
- Tâches : Indiquent les tâches à réaliser.
- Type d’état : État des hébergements que Ulyses Suite évaluera pour intégrer dans les feuilles de tâches.
- Type de situation : Situation des hébergements que Ulyses Suite évaluera pour intégrer dans les feuilles de tâches.
Une fois le formulaire complété, les feuilles de tâches seront générées comme ci-dessous.
Si vous accédez à Ulyses HSK mobile en tant qu’utilisateur à qui des tâches ont été assignées, vous pourrez voir la feuille de tâches attribuée à cet utilisateur, ainsi que tous les modules correspondant à cette tâche.
Création manuelle de la feuille de tâches
La création manuelle d’une feuille de tâches vous permettra d’assigner des tâches (facility tasks) et des espaces spécifiques à un agent en particulier. De cette façon, vous pourrez définir la feuille de tâches de chacun des agents de nettoyage.
Pour cela :
Ulyses HSK > Feuille de tâches > Nouveau
Note
Il est important de noter qu’au début d’un nouveau jour, il est possible qu’aucune feuille de tâches ne soit disponible, sauf si elles sont créées automatiquement via les configurations programmées.
En règle générale, nous devons créer une feuille de tâches pour chaque agent de nettoyage disponible.
Par exemple, si nous avons trois agents de nettoyage, nous devons créer trois feuilles de tâches comme illustré dans l’image suivante.
Puisque nous n’avons encore ajouté aucun module à aucune des feuilles, le temps estimé ainsi que le temps restant apparaîtront comme 0 heures et 0 minutes. L’étape suivante consistera à ajouter des modules à chacune des feuilles de tâches.
Une fois les espaces répartis entre les différentes feuilles, cela ressemblera à ce qui suit
Si maintenant chaque agent de nettoyage se connecte à l’application mobile Ulyses HSK, il pourra visualiser les différentes feuilles de tâches qui lui sont assignées, ainsi que les modules correspondants qu’il devra compléter. Ainsi, chaque agent aura un guide clair des tâches à réaliser durant sa journée de travail.